Meeting of Monday, December 9, 2019 at 5:00 p.m.

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Agenda

1. Approval of the Agenda

2. Welcome and Thanks

3. Declaration of Conflicts of Interests

CONSENT AGENDA

4. Minutes of the Meeting of 28th October 2019

5. Business Arising from the Minutes

6. Report of the Committee on Governance and Nominating

7. Annual Report of the Standing Committee on Francophone Affairs and Official Languages

END OF THE CONSENT AGENDA

FOR APPROVAL

8. 2019 Scorecard

9. Amendments to Policy 67b Prevention of Sexual Violence

10. Amendments to Article 8.5 Retirement Pension Indexation of the University of Ottawa Retirement Pension Plan

FOR INFORMATION

11. President’s Report

12. 2019-2020 Budget Forecast

13. Audit Committee Report

14. Ninth Annual Report of the Ombudsperson

15. Human Rights Office Annual Report

16. Update on Mental Health and Wellness on Campus

Minutes

PROCÈS-VERBAL

de la huitième réunion de l'année 2019 du

BUREAU DES GOUVERNEURS

 

 

La réunion a lieu le lundi 9 décembre 2019 à 17h00 dans la salle 083 du pavillon Tabaret.

 

 

PRÉSENCES

D. Bedward, K. Butler Malette, C. Dallaire, D. Desautels, J. Frémont, J. Geurts, J. Ghossein, S. Giguère, M. Ingham (téléphone), A. Jolicœur, A. Keller, J. Lefebvre, A. Litvinjenko, T. Malaty, N. Mercier, D. Monaghan, S. Morris, C. Perron, M. Picard, J. Quaid, C. Rouillard, J. Simpson

PERSONNES EXCUSÉES

J. Adams, A. Beraskow, C. Commanda, F. Guimont, A. House, S. Hussen, R. L’Abbé, S. Lamoureux

PERSONNES RESSOURCES

A. Bauer, A. Bergeron, R. Bourgeois, S. Charbonneau, S. Isaacs, J. Nyman, C. Schweizer, J. Scott


Madame Kathryn Butler Malette préside la réunion.

1. Approbation de l’ordre du jour

L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.

2. Bienvenue et remerciements

S/O

3. Déclaration de conflits d’intérêts

Aucun conflit n’est déclaré.

ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

4. Procès-verbal de la réunion du 28 octobre 2019

Document distribué préalablement à la réunion, pour approbation.

5. Question découlant du procès-verbal

Aucune question n’est soulevée.

6. Rapport du Comité de gouvernance et de nomination

Document distribué préalablement à la réunion, pour approbation.

2019.26 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver les demandes présentées à l’ordre du jour de consentement.
(Unanimité)

POUR INFORMATION

7. Rapport annuel de la Commission permanente des affaires francophones et des langues officielles

La provost et vice-rectrice aux affaires académiques indique que le rapport a été déposé.

Une discussion s’engage durant laquelle il est demandé que soit rajouté au rapport des renseignements concernant les demandes de promotion afin de confirmer que les tests de français requis sont effectivement réussis par les professeurs.

FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

POUR APPROBATION

8. Tableau de bord 2019

La provost et vice-rectrice aux affaires académiques présente le tableau de bord 2019, document annuel servant à mesurer les progrès réalisés vers l’accomplissement des objectifs du plan stratégique Destination 2020; ce rapport doit être publié annuellement aux termes de la Loi sur la responsabilisation du secteur parapublic.

Une discussion s’engage durant laquelle il est rappelé que les classes à effectifs élevés représentent un environnement défavorable aussi bien pour l’enseignement que pour l’apprentissage et que l’impact sur la satisfaction étudiante n’est pas abordé dans le plan stratégique Transformation 2030. Il est répondu la taille des classes n’est pas toujours considéré comme un problème dans les études réalisées; il est également mentionné que les allocations de professeurs par faculté sont en cours; il est également mentionné que la création d’une catégorie de professeurs d’enseignement pourrait éventuellement être envisagée.

Members enquired about the significant difference between the student satisfaction in 2017 and the goal set for 2020. It was explained that these targets were determined a long time ago and that Transformation 2030 will look at more specific and realistic measures. Also, the NSSE survey used in the report dates back to 2017 and a new one should be available in 2020.

It was noted that the Université de l’Ontario français would have no impact on the uOttawa sponsored research funding.

Members were reminded that the metrics used in the 2019 Scorecard were put in place 8 years ago and that moving forward it will be important for the University to attain the targets specified by the Ontario Government through the signing of the SMA 3. The objectives previously achieved by the University and those forecasted will provide data necessary to assist the University in meeting these targets.

9. Modifications au Règlement 67b Prévention de la violence sexuelle

La secrétaire générale récapitule les différentes étapes qui ont mené à la version révisée du Règlement 67b.

A discussion followed during which it was suggested to replace the word "Survivors" by "Complainants" in the English version of article 7 Formal Complaint Process.

Members mentioned that only the informal procedure was part of the revised policy and asked if the formal procedure would be available. It was answered that the formal procedure would be available shortly but that in the meantime the current policy should be implemented.
an online and anonymous mechanism to lodge a complaint would be available. It was answered that a version should be available for testing in January 2020.

2019.28 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver les modifications au Règlement 67b Prévention de la violence sexuelle.
(Unanimité)

10. Modifications à l’article 8.5 Retirement Pension Indexation du Régime de pension de l’Université d’Ottawa

The interim Vice-President, Finance and Administration summarised the changes drafted by Mercer, the pension consultants, which have been reviewed by the working group on indexation.

Une discussion s’engage durant laquelle un membre fait remarquer que, même si les modifications ont réglé une partie du problème, l’indexation rétroactive risque d’exposer l’Université à des ajustements indus et qu’il aurait peut-être été judicieux de supprimer l’indexation manquante.
Il est précisé que l’ajustement figure déjà dans le régime de pension et que des modifications plus poussées dépassaient le mandat du groupe de travail et auraient dû faire partie des discussions entourant le renouvellement des négociations collectives.

2019.29 On motion duly made, seconded and carried it was resolved to approve the amendments to Article 8.5 Retirement Pension Indexation du Régime de pension de l’Université d’Ottawa.
(One abstention)

POUR INFORMATION

11. Rapport du recteur

Le recteur indique qu’un rapport écrit a été remis aux gouverneurs et aborde ensuite son rapport oral.

Il revient sur la vigile organisée par la Faculté de génie en mémoire des victimes des assassinats perpétrés à l’École Polytechnique de Montréal le 6 décembre 1989.

The President mentioned that a town hall on anti-black racism on campus was held on 20 November 2019 and that more town halls of this kind will be organised in 2020.

The President also mentioned that he met with the Algonquin Tribal Council, with the representatives of SMA 3 and that the Strategic Action Plan Transformation 2030 was published the first week of December and is now in the public domain. Il signale également que l’Université a reçu la visite de ses partenaires africains début novembre et rappelle que l’Université d’Ottawa est l’université du U15 dont le recrutement international est le plus diversifié.

Le recteur indique que le gouvernement a fait appel le 5 décembre de la décision de la Cour supérieure de justice (Cour divisionnaire) en date du 21 novembre 2019 annulant la mesure gouvernementale qui permettait aux étudiants de se soustraire au paiement des frais pour les services jugés « non essentiels ».
Il est souligné que la décision de la Cour supérieure confirme le principe d’autonomie des universités.

12. Projections budgétaires 2019-2020

Les membres reçoivent la mise à jour budgétaire de l’automne 2019-2020 qui prévoit un déficit du budget consolidé de l'ordre de 1,275M$ comparativement à un excédent de 0,571M$ approuvé par le Bureau des gouverneurs en mai 2019.
La variation est le résultat d'une combinaison de trois facteurs :

• Une baisse d'environ 15M$ du déficit prévu au Fonds de fonctionnement qui s'explique par une hausse des revenus de l'ordre de 10M$, dont presque Ia moitié provient des droits de scolarité (étudiants internationaux surtout) et d'une baisse des dépenses de plus de 5M$, notamment sur les salaires et les avantages sociaux ;

• Des fluctuations cycliques dans les revenus et les dépenses du fonds de recherche; les revenus du Fonds restreint de recherche ont diminué de 3,5M$ alors que les dépenses ont augmenté de 11,4M$;

• Une hausse dans les dépenses d'immobilisations suite à une réduction importante des retards accumulés dans les projets d'immobilisations approuvés occasionnant des dépenses additionnelles de près de 7M$.

Une discussion s’engage durant laquelle il est rappelé que les projections sont basées sur un budget conservateur.

Il est également demandé s’il serait bon d’allouer les postes de professeur au moment des départs en retraite, il est répondu que la procédure suivie prend en compte les départs mais que les recrutements prennent du temps.

13. Rapport du Comité de vérification

The Chair of the Committee presented an update on the meeting held on 19 November 2019 during which members reviewed the external auditors audit plan for the Pension Plan and University’s Audited Financial Statements and the new enterprise risk transition model which is presented to the Board for approval today.

Members approved the KPMG consulting mandate to assist the University in the preparation, issuance and closing of a private placement debenture as part of Project Top Shelf.

Members also received reports from IT, the periodical report on financial fraud and the semi-annual litigation report.

14. Neuvième rapport annuel de l’Ombudsman

Les membres reçoivent le neuvième rapport annuel de l’Ombudsman, Martine Conway.

Une discussion s’engage durant laquelle il est demandé s’il existe un lien entre les travaux de l’Ombudsman et les modifications au Règlement 67b présentées plus tôt; il est répondu qu’un travail de collaboration est effectué avec l’Ombudsman tout en tenant compte de son indépendance par rapport à l’Université.

15. Rapport annuel du Bureau des droits de la personne

Les membres reçoivent le rapport annuel du Bureau des droits de la personne incluant les données relatives à la violence sexuelle requises à l’article 8.1e) du Règlement 67b Prévention de la violence sexuelle.

16. Point sur le dossier de la santé mentale et du bien-être sur le campus

The chair thanked Michel Guilbeault, Associate Vice-President, Student Life, who hosted a mental health session on 3 December 2019 during which governors were walked through the mental health services available on campus for students.

Members received an update on Mental Health and Wellness on Campus.

A discussion followed during which certain members mentioned that the services offered on campus are much more important than they thought but the problem was that many students do not know the resources which have been implemented. It was suggested the University should put more efforts on an awareness campaign.

It was also mentioned that professors, who are often the first contact for students, need to be more prepared for this role.

La séance passe à huis clos.