Meeting of Monday, May 31, 2021 at 4:00 p.m.

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Agenda

OPEN SESSION

1. Approval of the Agenda

2. Welcome and Thanks

3. Declaration of Conflicts of Interests

CONSENT AGENDA

FOR APPROVAL

4. Minutes of the Meeting of 26 April 2021

5. Business Arising from the Minutes

6. Affiliation Agreement between the Glengarry Memorial Hospital and the University of Ottawa

7. Affiliation Agreement between the Deep River and District Hospital and the University of Ottawa

8. Affiliation Agreement between the Quinte Health Care and the University of Ottawa

9. Extension of the Existing Affiliation Agreements between the Ottawa Hospitals and the University of Ottawa

END OF THE CONSENT AGENDA

FOR APPROVAL

10. 2021-2022 Budget
Jill Scott

FOR INFORMATION

11. President’s Report
Jacques Frémont

12. Committee Reports

a) Finance and Treasury Committee
Denis Desautels

b) Audit Committee
Deanna Monaghan

Minutes

PROCÈS-VERBAL
SESSION OUVERTE

de la quatrième réunion de l'année 2021 du

BUREAU DES GOUVERNEURS

La réunion a lieu le lundi 31 mai 2021 à 16h00 par vidéoconférence (Teams).

PRÉSENCES

O. Abouzaher, J. Adams, D. Bedward, A. Beraskow, K. Butler Malette, C. Dallaire, D. Desautels, J. Frémont, J. Geurts, S. Giguère, F. Guimont, J. Hendricks, P. Hindo, A. House, D. Hume, A. Keller, S. Lamoureux,J. Lefebvre, A. Litvijenko, T. Malaty, N. Mercier, H. Mohamud, D. Monaghan, D. Mujawamariya, P. Murphy, J. Pouliot, J. Quaid, A. Steeves, L. Tedesco, S. Tokmakjian

PERSONNE EXCUSÉE

S. Hussen

PERSONNES RESSOURCES

A. Bauer, A. Bergeron, J. Doyle, S. Isaacs, J. Nyman, C. Schweizer, J. Scott, S. Yaya

Madame Kathryn Butler Malette préside la réunion.

Elle rappelle les consignes nécessaires au bon déroulement de la réunion.

The chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
Elle rappelle également que les membres ont reçu un message les invitant à poser leurs questions sur l’ordre du jour préalablement à la réunion.
Comments and questions should be asked in the chat.

1. Approbation de l’ordre du jour

L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.

2. Bienvenue et remerciement

La présidente souhaite la bienvenue à Hannan Mohamud, étudiante de premier cycle (candidate JD 2023), Alexander Steeves, étudiant aux études supérieures (candidat PhD - génie biomédical), tous deux élus par leurs pairs lors des élections étudiantes du printemps 2021, ainsi qu’à la professeure Donatille Mujawamariya (Faculté d’éducation), élue par ses pairs lors des élections du corps professoral du printemps 2021 et à Omar Abouzaher, nommé par le Bureau des gouverneurs.

3. Déclaration de conflits d’intérêts

Aucun conflit n’est déclaré.

 

ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

POUR APPROBATION

4. Procès-verbal de la réunion du 26 avril 2021

Document distribué préalablement à la réunion.

5. Question découlant du procès-verbal

Aucune question n’est soulevée.

6. Entente d’affiliation entre l’Hôpital Glengarry Memorial et l’Université d’Ottawa

Document distribué préalablement à la réunion.

7. Entente d’affiliation entre le Deep River and District Hospital et l’Université d’Ottawa

Document distribué préalablement à la réunion.

8. Entente d’affiliation entre le Quinte Health Care et l’Université d’Ottawa

Document distribué préalablement à la réunion.

9. Prolongation des ententes d’affiliation existantes entre les hôpitaux d’Ottawa et l’Université d’Ottawa

Document distribué préalablement à la réunion.

Quelques coquilles ont été relevées dans le texte des ententes présentées aux points 6, 7 et 8.

2021.12 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver les demandes présentées à l’ordre du jour de consentement sous réserve des corrections demandées.
(Unanimité)

FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

POUR APPROBATION

10. Budget 2021-2022

Le provost associé, planification et budgets académiques, se joint à la réunion.

La présidente rappelle aux membres qu’ainsi qu’ils en ont été informés par courriel le Comité exécutif du Bureau a résolu lors d’une réunion extraordinaire de ne pas procéder à l’augmentation initialement prévue des droits de scolarité pour les étudiants résidant dans les provinces canadiennes autre que l’Ontario pour l’année 2021-2022.
Le budget présenté ce jour pour approbation tient compte de cette modification.

Les membres sont informés que le budget consolidé 2021-2022 est fondé sur des hypothèses élaborées au mieux des connaissances quant à l’évolution de la pandémie de la COVID-19 et prend en considération les contraintes imposées par les ministères et les agences subventionnaires (bailleurs de fonds), le cadre réglementaire des droits de scolarité ainsi que des autres facteurs externes qui viennent influer sur ses activités et sa situation financière.

Au niveau investissement, l’Université prévoit, entre autres, des investissements substantiels en recherche, dans le projet de modernisation des services administratifs, dans la construction de nouveaux édifices, dans le programme d’amélioration du parc immobilier et dans la création de postes additionnels de professeurs.

Il est également mentionné que l’élaboration du budget 2021-2022 a posé un défi compte tenu des nombreuses contraintes financières récemment imposées par le gouvernement de l’Ontario telle que la décision de maintenir le gel des droits de scolarité canadiens pour les résidents de l’Ontario en 2021-2022, qui fait suite au gel des droits en 2020-2021 et à une réduction des droits de scolarité canadiens de 10 % en 2019-2020, qui représentent un manque à gagner pour le budget 2021-2022 de l’ordre de 57M$ auquel s’ajoute le sous-financement des programmes en français estimé à 49M$ pour 2021-2022.

La présidente passe la parole au président du Comité des finances et de trésorerie qui présente un résumé des travaux de son comité quant aux propositions budgétaires.
Il indique que le budget est essentiellement équilibré, sans surplus ni déficit important, et qu’il s’agit d’un budget prudent qui demandera une gestion proactive et alerte.

La présidente du Bureau et la provost remercient le service des finances ainsi que les gestionnaires et leurs équipes.

Une discussion s’engage durant laquelle il est indiqué que de nombreuses analyses et consultations ont été effectuées auprès de la communauté francophone internationale avant de procéder à l’augmentation de 10% des droits de scolarité des étudiants internationaux francophones. Il est rappelé que, malgré cette augmentation, les droits de scolarité de cette population étudiante restent extrêmement compétitifs et qu’un système de bourse particulier, qui n’a pas d’impact sur les autres bourses que ces étudiants peuvent obtenir, a été mis en place pour la compenser en partie.

Il est par ailleurs indiqué que la pétition contre l’augmentation des droits de scolarité des étudiants internationaux francophones envoyée le 30 juin a été entendue et prise en considération par l’administration.

It was mentioned that greater consultations with students may have avoided this petition; the University is attentive to students and aims to work in collaboration with all students in order to avoid such problems.

2021.13 WHEREAS the consolidated Budget includes Operating Fund, Capital Fund, Ancillary Enterprises, Restricted Research Fund and Restricted Other Fund;

AND WHEREAS the Operating Fund includes the tuition fees for 2021-2022 recommended by the Executive Committee

AND WHEREAS the Board of Governors takes notice of Restricted Research Fund and Restricted Other
Fund for which the budget is determined by external stakeholders;

NOW THEREFORE BE IT RESOLVED to approve:
• the proposed 2021- 2022 consolidated budget including the University's Operating Fund, Capital Fund, and Ancillary Enterprises
• the tuition fees for 2021-2022 as recommended by the Executive Committee
(Unanimous)

Le provost associé, planification et budgets académiques, quitte la réunion.
 

POUR INFORMATION

11. Rapport du recteur

Le recteur remercie les membres du Bureau des gouverneurs ainsi que l’équipe du budget et des finances pour l’approbation du budget.

Il rappelle que l’Université a informé le gouvernement provincial de son intérêt pour prendre en charge le programme de l’École de formation des sages-femmes qui a été abandonné par l’Université Laurentienne. Aucune réponse du gouvernement pour l’instant.

Le recteur passe la parole à la provost et vice-rectrice aux affaires académiques pour une mise à jour sur les activités de son cabinet.

• Recruitment: Domestic students are doing well with a slight increase of 2.8% while the international recruitment is more difficult, as it is for all universities, due to the pandemic.
It was confirmed that there is an increase of interest for the one-year master program.

• Reintegration: Plans under way to offer an increased uOttawa student experience in the fall subject to the recommendations of Public Health Ontario.

• As previously mentioned a vaccination clinic will open shortly on campus for all Sandy Hill residents.
Il est rappelé qu’il n’est pour l’instant pas question de rendre la vaccination obligatoire sur le campus.

Le vice-recteur, International et Francophonie, présente à son tour une mise à jour sur les activités de son cabinet

• Environ 400 personnes ont participé aux consultations sur la Francophonie qui se sont déroulées les 27, 28 et 31 mai; un rapport est prévu à l’automne prochain.

• L’Université d’Ottawa sera présente, dans le cadre de l’Alliance U7, lors de la rencontre du G7 qui se tiendra à Londres entre les 11 et 14 juin.

Le recteur reprend la parole et indique que, dans le cadre de son engagement envers la Francophonie, l’Université a approuvé la création de l’École des sciences pharmaceutiques qui inclut la création du tout premier programme de doctorat de premier cycle en pharmacie en français hors Québec.

Il annonce également le lancement d'Alacrity Ottawa, nouveau programme d’affaires en technologie offert grâce à une collaboration avec Wesley Clover International.
La création de ce programme, à destination des étudiants inscrits au programme de maîtrise en ingénierie Génie entrepreneurial de la conception, confirme la volonté de l’Université de mettre en contact les étudiants et l’industrie et de placer l’Université et ses étudiants au cœur de l’action.

12. Rapport de comités

a) Comité des finances et de trésorerie

Le président du Comité présente un compte rendu de la réunion qui s’est tenue le 5 mai 2021 durant laquelle les membres ont étudié le budget 2021-2022 présenté ce jour au Bureau pour approbation.
Les membres du Comité ont également reçu lors de cette réunion le rapport de suivi mensuel de la situation financière de l’Université et sont satisfaits du contrôle budgétaire exercé dans l’année.

b) Comité de verification

Point présenté à la session à huis clos, la présidente du Comité n’ayant pas pu se joindre à la session ouverte pour présenter son rapport en raison d’un problème de connexion internet.

La séance passe à huis clos (huis clos 1)