Cette politique vise à indemniser partiellement les étudiants auxquels la Faculté demande de se déplacer à l’extérieur de la région pour le DAC, l’apprentissage par l’engagement communautaire (AEC) et la semaine en milieu communautaire. Cette politique ne couvre en aucun temps les dépenses reliées aux stages au choix.

Les étudiants à qui la Faculté demande de se rendre à l’extérieur de la région d’Ottawa-Gatineau (dans un rayon de plus de 25 km du pavillon Roger-Guindon) reçoivent une indemnité de déplacement en fonction du site du stage clinique.

Deux semaines au plus tard après la fin du stage ou de chaque session du DAC, les étudiants doivent soumettre leur évaluation comme preuve qu’ils ont terminé leur stage/DAC. À la réception de cette évaluation, la personne responsable au Bureau des EMPC voit à faire émettre un chèque de remboursement. Les étudiants reçoivent généralement leur remboursement dans les dix jours ouvrables suivant la réception de l’évaluation. Si l’évaluation n’est pas reçue dans les dix jours ouvrables, la Faculté se réserve le droit de rejeter la demande de remboursement.

Dans la mesure du possible, des logements à prix modiques (p. ex. 125 $ ou moins par semaine) sont identifiés dans les localités à 100 km ou plus du pavillon Roger-Guindon et les frais d’hébergement sont remboursés directement par la Faculté. Si des logements n’ont pas déjà été identifiés par la Faculté, un montant de 25 $ par jour est alloué jusqu’à concurrence de 125 $ par semaine (fin de semaine exclue). Dans ce cas, l’indemnité pour le transport est réduite à un aller-retour par semaine.

Les étudiants sont responsables, le cas échéant, pour les frais d’inscription à une autre faculté de médecine ou à l’ordre des médecins d’une autre province (p. ex. Université du Manitoba).

Dans les sites plus éloignés pour lesquels les frais de transport ne sont pas déjà subventionnés par des programmes tels que celui de l’École de médecine du Nord de l’Ontario (EMNO) et le Eastern Regional Medical Education Program (ERMEP), etc., des frais équivalents au moyen de transport le plus économique seront remboursés.

Les étudiants qui se rendent en stage dans d’autres provinces ou en milieu communautaire ou éloigné en Ontario sous l’égide du Consortium national de formation en santé (CNFS) sont soumis à la Politique de remboursement des frais de déplacement pour stages en milieu clinique du CNFS.

Toute demande d’exception à cette politique doit être justifiée par écrit et approuvée par la vice-doyenne des EMPC. En tout temps, la Faculté rembourse à l’étudiant l’indemnité la moins coûteuse. Il est donc important de prendre des arrangements bien avant les déplacements vers les lieux des stages avec la personne responsable des DAC ou des stages d’externat au Bureau des EMPC.

Pour les remboursements de frais de voyage et/ou de logement pour les étudiants, veuillez utiliser :

Formulaire de demande de remboursement

Liste des frais de déplacement et/ou de logement de l’étudiant

N.B. La Faculté et l’Université n’assument aucune responsabilité pour les dommages occasionnés au véhicule personnel lorsque l’étudiant l’utilise pour ses déplacements. L’étudiant doit donc vérifier auprès de son assureur s’il est nécessaire pour lui de souscrire à une assurance supplémentaire.