Objectifs
Le Cabinet du vice-provost aux études supérieures et postdoctorales reconnaît l’importance des déplacements dans le but de poursuivre des recherches destinées à votre thèse. Aussi, le Cabinet leur offre des subventions de séjour leur permettant de se déplacer hors de la région de la Capitale nationale lorsque les circonstances l’exigent. Sont admissibles les déplacements effectués dans le but de recueillir des données directement destinées à la thèse en cours. Il pourra s’agir d’entrevues, de recherches en archives, de consultation de documents ou d’ouvrages non disponibles dans la région, mais aussi de parfaire sa démarche de recherche en effectuant un séjour dans un laboratoire étranger (universitaire ou gouvernemental).
Admissibilité
Les étudiants et étudiantes à temps plein à l’Université d’Ottawa au moment du séjour sont admissibles.
Dans un programme de Doctorat, il est permis d’obtenir une seule subvention pendant la durée des études. Au moins trois trimestres mais moins de douze trimestres doivent avoir été complétés au moment du séjour.
Dans un programme de passage accéléré de la maîtrise au doctorat, il est permis d’obtenir une seule subvention pendant la durée des études. Au moins deux trimestres mais moins de quinze trimestres doivent avoir été complétés au moment du séjour.
Nota Bene: Tous les trimestres sont comptées incluant les trimestres pour lesquelles un congé a été obtenu, à l’exception des congés approuvés pour des raisons médicales, maternités ou parentales.
Valeur des subventions
La subvention ne peut servir qu’à couvrir soit les frais de déplacement (train, avion, autobus ou autre), soit les frais de séjour (hébergement et repas). Les autre frais liés au séjour ne sont pas remboursés.
Le montant maximal de la subvention est de 550 $.
Conditions d’attribution
L’étudiant doit:
- Étudier à temps plein au moment du séjour dans un programme de doctorat;
- Remplir le formulaire;
- Indiquer clairement en quoi le séjour de recherche est lié à la thèse en cours;
- Fournir dans l’espace prévu à cette fin, une déclaration détaillée du directeur ou de la directrice de recherche ou du directeur ou de la directrice du programme.
Dates limites
Les demandes doivent être soumises avant le séjour (aucune subvention n’est attribuée après coup).
Marche à suivre
L’étudiant doit :
- Soumettre la demande par courriel en faisant parvenir les documents numérisés à l’adresse suivante: [email protected]
- Ou soumettre le formulaire et les documents à l’appui au : Pavillon Gendron, bureau 181 (30 Marie Curie, Ottawa, ON, Canada K1N 6N5
- Attendre la lettre d’acceptation ou de refus du Bureau des études supérieures de la Faculté des sciences par courriel (copie envoyée aussi à l’unité scolaire et au directeur ou à la directrice de recherche).
- Au retour de votre séjour, rendez-vous sur l’application WorkDay pour créer une note de frais et soumettre votre demande de remboursement de frais de voyage. Pour en savoir plus sur la marche à suivre pour soumettre une note de frais dans WorkDay, référez-vous au guide en ligne. Assurez-vous de joindre les copies de vos factures originales (y compris votre billet d'embarquement). Assurez-vous d'inclure une preuve du taux de change, si nécessaire.
- Vous n'avez pas accès à WorkDay? Vous pouvez soumettre votre demande de remboursement en complétant le formulaire de remboursement des frais de voyage et d'y joindre vos factures originales (y compris votre billet d'embarquement). Assurez-vous d'inclure une preuve du taux de change, si nécessaire. Votre demande peut ensuite être envoyée par courriel à l'agent(e) d'administration de votre unité scolaire.
Lorsque ceci s’applique, il est de la responsabilité de l’étudiant(e) de s’assurer qu’il(elle) a obtenu avant le voyage l’approbation d’éthique concernant le projet de recherche.
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