L’Université d’Ottawa recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) de l’Ontario.

L’Université d’Ottawa doit assurer la protection de tous les renseignements personnels qui sont en sa possession, y compris les vôtres. Vous avez le droit de vous attendre à ce que vos renseignements personnels soient recueillis à des fins légitimes, restreintes et précises; que la collecte de vos renseignements soit limitée uniquement aux renseignements qui sont nécessaires; et que ceux-ci soient utilisés ou divulgués seulement aux fins précisées.

Si vous soupçonnez ou savez pertinemment qu’une atteinte à votre vie privée a eu lieu, communiquez immédiatement avec la directrice, accès à l’information et chef de la protection de la vie privée.

Par exemple, il peut y avoir atteinte à la vie privée dans les cas de perte ou de vol d’un appareil mobile ou lorsque des renseignements personnels sont divulgués par mégarde en envoyant un courriel au mauvais destinataire.

Pour obtenir plus de détails sur ce qu’il faut faire en cas d’atteinte à la vie privée, consultez la Méthode 20-8 – Protocole d’intervention en cas d’atteinte à la vie privée.

Si vous voulez en savoir plus sur la façon dont l’Université d’Ottawa utilise les renseignements personnels, consultez l’Avis de collecte de renseignements personnels de l’Université.

Pavillion Tabaret.

Énoncé de confidentialité du site Web

L’Université d’Ottawa s’engage à préserver et à protéger l’intégrité des renseignements personnels et confidentiels.
Lire l'énoncé de confidentialité du site Web

Déposer une plainte relative à la protection de la vie privée

Pour obtenir plus de détails sur la marche à suivre pour déposer une plainte relative à la protection de la vie privée, consultez la Méthode 20-7 – Traitement des plaintes relatives à la vie privée.

Étape 1 : Remplissez le formulaire de plainte relative à la protection de la vie privée [PDF, 389Ko] ou écrivez une lettre exposant clairement la nature et l’étendue de votre plainte en indiquant les éléments suivants : la faculté, le bureau ou le service dans lequel le problème est survenu; le nom de la ou des personnes en cause; la période ou la date de la violation présumée; et vos attentes quant au résultat de la plainte.

Étape 2 : Si une tierce partie vous représente, assurez-vous de joindre le formulaire de demande d’autorisation de représentation [PDF, 489Ko] dûment signé lorsque vous enverrez votre formulaire de plainte. 

Étape 3 : Envoyez le formulaire de plainte, le formulaire de demande d’autorisation de représentation (le cas échéant) et votre paiement pour les frais de demande à la directrice, accès à l’information et chef de la protection de la vie privée.

Les plaintes relatives à la protection de la vie privée seront traitées de manière confidentielle et respectueuse, tant pour la partie plaignante que pour la partie défenderesse. L’Université s’engage à faire tout effort raisonnable pour préserver la confidentialité de la plainte et à communiquer uniquement les renseignements des personnes en cause au personnel universitaire qui doit en être informé à des fins d’enquête ou de mesures correctives ou à d’autres fins pour régler la situation.

Les étapes à suivre et le temps qu’il faut prendre pour traiter une plainte relative à la protection de la vie privée peuvent varier en fonction de la nature, des circonstances et de la complexité de la plainte.

Étape 1 : Un accusé de réception est envoyé à la partie plaignante.

Étape 2 : La directrice communique avec la partie plaignante pour obtenir des précisions ou des renseignements supplémentaires.

Étape 3 : La directrice communique avec la faculté, le bureau ou le service administratif et avec la ou les personnes touchées par la plainte ou qui pourraient avoir connaissance des faits.

Étape 4 : La directrice consulte les autorités compétentes à l’Université telles que les services juridiques, le Service de la protection, le Bureau de la gestion du risque, les Technologies de l’information.

Étape 5 : La directrice communique avec la partie plaignante pour examiner la question, l’informer des mesures prises pour traiter sa plainte et répondre à toute préoccupation en suspens.

Étape 6 : La directrice fait un suivi auprès de la faculté, du bureau ou du service administratif ainsi que de la ou des personnes touchées pour s’assurer que, le cas échéant, des mesures correctives ont été prises.

Accès à vos renseignements personnels

Dans la plupart des circonstances, vous avez le droit de consulter les renseignements personnels que détient l’Université à votre sujet. Renseignez-vous sur la façon de demander l’accès à vos renseignements personnels.

Assurez-vous de vérifier les banques de renseignements personnels avant de remplir le formulaire d’accès à l’information [PDF, 602Ko] pour faire une demande.

Droit de rectifier ses renseignements personnels

Si vous constatez que des renseignements personnels que l’Université détient à votre sujet sont inexacts, vous avez le droit d’en demander la rectification en écrivant au Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée.

En vertu de la LAIPVP, toute personne qui a reçu l’accès à ses renseignements personnels dans le cadre du processus de traitement des demandes d’accès a le droit de demander la rectification de ces renseignements. Trois facteurs seront évalués dans une demande de rectification :

  • les renseignements doivent être personnels;
  • les renseignements doivent être erronés, incomplets ou ambigus;
  • les renseignements ne sont pas une opinion communiquée par une autre personne.

Une opinion provenant d’une autre personne que celle demandant la rectification n’est normalement pas rectifiable. Il est possible de modifier une opinion si on peut démontrer qu’elle a été consignée incorrectement.

Tiroirs en bois avec plaques d'étiquettes dorées.

Conservation de vos renseignements personnels

Il se peut que l’Université ne détienne plus l’information que vous recherchez parce que celle-ci a été détruite conformément au calendrier de conservation et de destruction des documents de notre établissement.
Calendrier de conservation et de destruction des documents