1. Interprétation
Aux fins de la présente procédure, les termes « faculté » et « facultés » comprennent l’École de gestion Telfer et toutes les sections de la Faculté de droit.
2. Nomination
2.1 Pouvoir de nomination
Un doyen ou une doyenne est nommé(e) par le Comité exécutif du Bureau des gouverneurs (« Comité exécutif ») sur la recommandation du recteur ou de la rectrice.
2.2. Mandat
Le mandat du doyen est de cinq ans, à moins que le Comité exécutif en décide autrement sur recommandation du recteur.
3. Renouvellement ou engagement de la procédure de nomination normale
3.1 Consultation en prévision de la fin d’un mandat
Au moins un an avant l’expiration du mandat d’un doyen, le recteur, ou le vice-recteur aux études et provost à la demande du recteur, voit avec la personne titulaire du poste s’il y a lieu de renouveler son mandat.
3.2 Renouvellement pour un deuxième mandat
3.2.1 Consultations sur le renouvellement possible pour un deuxième mandat
Si la personne titulaire en fonction désire renouveler son mandat (deuxième nomination), le recteur, ou le vice-recteur aux études et provost à la demande du recteur, invite les professeurs réguliers du corps professoral et les membres permanents du personnel de soutien de la Faculté concernée, les membres étudiants du Conseil de la Faculté ainsi que tout autre membre de la communauté universitaire, selon ce que le recteur ou le vice-recteur aux études et provost estiment approprié, à fournir des commentaires par écrit, dans la plus stricte confidentialité, relativement au renouvellement possible de la personne titulaire.
3.2.2 Recommandation de renouvellement pour un deuxième de mandat
Une fois les consultations menées, en vertu du paragraphe 3.2.1 ci-dessus, le recteur fait rapport des résultats des consultations et recommande le renouvellement de la personne titulaire pour un deuxième mandat au Comité exécutif, ou suit la procédure de nomination normale présentée à l’article 4.
3.2.3 Décision concernant le renouvellement pour un deuxième mandat
Si le recteur recommande le renouvellement du mandat (deuxième nomination) de la personne titulaire, il appartient au Comité exécutif du Brueau des gouverneurs de décider a) de renouveler le mandat du ou de la titulaire; b) de ne pas renouveler le mandat; ou c) de considérer cette candidature dans le cadre de la procédure de nomination normale présentée à l’article 4 ci-dessous. Si le Comité exécutif choisit de renouveler le mandat, le recteur, ou le vice-recteur aux études et provost à la demande du recteur, prend les mesures nécessaires pour informer la personne titulaire et la communauté universitaire du renouvellement.
3.3 Engagement de la procédure de nomination normale
Le recteur, ou le vice-recteur aux études et provost à la demande du recteur, suit la procédure de nomination normale présentée à l’article 4 ci-dessous dans les circonstances suivantes :
(a)la personne titulaire ne souhaite pas renouveler son mandat;
(b) la personne titulaire souhaite renouveler son mandat pour un troisième mandat ou plus;
(c) le recteur ne recommande pas, en vertu du paragraphe 3.2.2 ci-dessus, que le mandat de la personne titulaire soit renouvelé pour un deuxième mandat par le Comité exécutif;
(d) le Comité exécutif refuse, en vertu du paragraphe 3.2.3 ci-dessus, de renouveler le mandat de la personne titulaire pour un deuxième mandat; ou
(e)le Comité exécutif exige, en vertu du paragraphe 3.2.3 ci-dessus, que la candidature de la personne titulaire soit considérée pour un deuxième mandat dans le cadre de la procédure de nomination normale.
4. Procédure de nomination normale
4.1 Comité de sélection
4.1.1 Création et rôle
Dans le but d’aider le recteur à recommander au Comité exécutif la candidature la plus appropriée pour occuper les fonctions de doyen, le recteur, ou le vice-recteur aux études et provost à la demande du recteur, crée un comité de sélection (« comité »).
4.1.2 Composition
Le comité, dont la composition présente un équilibre d’hommes et de femmes et reflète dans la mesure du possible la diversité ontarienne, est formé des personnes suivantes :
- le recteur;
- le vice-recteur aux études et provost qui fera fonction de président, à moins que le recteur assume ce rôle;
- le vice-recteur à la recherche;
- un doyen d’une faculté autre que la faculté concernée, nommé par le Comité mixte du Sénat et du Bureau des gouverneurs (« Comité mixte ») sur recommandation du recteur, ou du vice-recteur aux études et provost à la demande du recteur;
- deux professeurs réguliers agrégés ou titulaires, sans responsabilités administratives majeures, d’unités ou de programmes différents dans la faculté concernée (le cas échéant), élus par le Conseil de la Faculté; ou, dans le cas de la Faculté de médecine, quatre professeurs agrégés ou titulaires sans responsabilités administratives, l’un venant du personnel enseignant faisant partie de l’APUO et les trois autres étant des détachés géographiques à temps plein de différents départements cliniques, qui sont élus selon la procédure d’élection des membres des comités du personnel enseignant de la Faculté de médecine;
- un professeur agrégé ou titulaire de l’Université d’Ottawa qui n’est pas membre de la faculté concernée, nommé par le recteur, ou par le vice-recteur aux études et provost à la demande du recteur;
- deux étudiants à temps plein inscrits à la faculté concernée, dont un au premier cycle et l’autre aux études supérieures, élus par le Conseil de la Faculté (sous réserve que, dans le cas de la Faculté de médecine, l’étudiant de premier cycle soit un résident en médecine);
- un membre permanent du personnel de soutien de la faculté concernée, élu par le Conseil de la Faculté;
- si la faculté concernée est une faculté professionnelle, une personne de l’extérieur de l’Université qui exerce la profession en question, nommée par le recteur, ou par le vice-recteur aux études et provost à la demande du recteur;
- jusqu’à deux membres additionnels nommés par le recteur, ou par le vice-recteur aux études et provost à la demande du recteur, s’il le juge nécessaire pour assurer la diversité des membres du comité ou la représentation des principaux groupes d’intervenants.
- En aucun cas le doyen, le vice-doyen ou le doyen associé de la faculté concernée ne doit être nommé au comité de sélection.
4.1.3 Retrait de membre(s) du comité
Le comité ne cesse pas ses activités en raison du retrait d’un ou de plus d’un de ses membres, à moins que le nombre de membres soit réduit à moins de la moitié de sa taille originale. Dans le cas du retrait d’un membre, le recteur, ou le vice-recteur aux études et provost à la demande du recteur, peut décider de le remplacer, en tenant compte du nombre de membres qui restent et de l’état d’avancement des travaux du comité. Si le recteur, ou le vice-recteur aux études et provost, remplace le membre qui s’est retiré, la nomination s’effectue de même manière que celle du membre qui s’est retiré.
4.1.4 Quorum
Il y a quorum lorsque la majorité des membres sont présents.
4.1.5 Réunions
Le comité se réunit sur convocation de son président. Le comité tient ses réunions à huis clos et sous le sceau du secret. Les procès-verbaux sont strictement confidentiels et gardés sous scellé dans le bureau du président du comité.
4.2 Profil de poste et critères de sélection
Le président du comité procède à la consultation des professeurs réguliers et des membres permanents du personnel de soutien de la faculté concernée, ainsi que des membres étudiants du Conseil de la Faculté dans le but de recueillir leurs commentaires en ce qui concerne les qualités, les qualifications, les caractéristiques et l’expérience requises pour le poste de doyen. Les commentaires reçus demeurent strictement confidentiels. Le comité tient compte de ces commentaires dans le cadre du processus de consultation en vue d’élaborer le profil de poste. Ce profil comprend des critères qui serviront de guide au comité dans la sélection du candidat ou de la candidate.
4.3 Sélection des candidats potentiels
Le président du comité invite les professeurs réguliers, le personnel de soutien permanent et les associations étudiantes de la faculté concernée, ainsi que les membres étudiants du Conseil de la Faculté à proposer des candidatures potentielles, provenant de l’Université ou non, pour le poste de doyen. Si la faculté concernée est la Faculté de médecine, le président du comité invite aussi les membres du corps professoral des départements cliniques et le président-directeur général de chacun des hôpitaux d’enseignement à soumettre des candidatures. Le comité peut aussi, par les moyens qu’il juge appropriés (notamment en faisant appel à des spécialistes externes), solliciter des candidatures potentielles.
Il vérifie si les personnes proposées qui répondent aux critères du poste acceptent de poser leur candidature.
4.4 Liste courte, entrevues et réunions de la Faculté
Une fois la recherche de candidatures terminée, le comité analyse la liste des candidats, dresse une courte liste de personnes candidates à interviewer et mène des entrevues. Après avoir interviewé les candidats dont le nom figure sur la courte liste, le comité décide quels candidats (les « candidats retenus ») seront invités à rencontrer le Comité exécutif (à l’exception du doyen actuel), les professeurs réguliers et les membres permanents du personnel de soutien de la faculté concernée, ainsi que les membres étudiants du Conseil de la Faculté. Les réunions entre la Faculté et les candidats retenus sont organisées par la faculté concernée.
4.5 Consultations de la Faculté
À la suite des réunions de la Faculté, organisées en vertu du paragraphe 4.4. ci-dessus, le président du comité consulte les membres (y compris les membres étudiants) du Conseil de la Faculté, ainsi que les professeurs réguliers et les membres permanents du personnel de soutien de la faculté concernée au sujet des candidats retenus. Si la faculté concernée est la Faculté de médecine, le président du Comité consulte aussi les membres du corps professoral des départements cliniques et le président-directeur général de chacun des hôpitaux d’enseignement. Les consultations de la Faculté doivent se faire par écrit et comprendre la distribution ou la collecte de rapports, de sondages ou d’autres types d’évaluations de la performance. Chaque personne consultée place les noms par ordre de préférence, y ajoute tout commentaire qu'elle juge approprié, et fait parvenir ses commentaires au président du comité, sous pli confidentiel. Sans dévoiler l’identité des répondants, le président du comité fournit un résumé des résultats des consultations au comité.
4.6 Recommandation du comité
À la suite de l’examen des résultats des consultations de la Faculté, fournis en vertu du paragraphe 4.5. ci-dessus, le comité recommande une personne candidate au recteur ou détermine qu’il n’est pas en mesure de faire une recommandation. Si le comité recommande une personne candidate, le mandat du comité est réalisé et ses travaux prennent fin. Si le comité n’est pas en mesure de faire une recommandation, le recteur doit décider, en consultation avec le comité, soit de reprendre la recherche d’une candidature pour le poste en question ou de mettre fin au mandat du comité. Dans ce dernier cas, la procédure visant une nomination intérimaire s’applique (voir article 5 ci-dessous).
4.7 Rapport et recommandation du recteur au Comité exécutif
Si le comité recommande une candidature, en vertu du paragraphe 4.6. ci-dessus, le recteur rend compte au Comité exécutif des activités du comité de sélection et de sa recommandation. Le recteur présente aussi sa propre recommandation au Comité exécutif de façon confidentielle.
4.8 Nomination
Il appartient au Comité exécutif de procéder à la nomination recommandée par le recteur, le cas échéant. Si le Comité exécutif accepte cette nomination, le recteur, ou le vice-recteur aux études et provost à la demande du recteur, prend les dispositions nécessaires pour en informer toutes les personnes candidates, la faculté concernée ainsi que la communauté universitaire. Si le Comité exécutif n’accepte pas cette nomination, la procédure de nomination intérimaire présentée à l’article 5 ci-dessous s’applique.
5. Procédure de nomination intérimaire
5.1 Application de la procédure de nomination intérimaire
La procédure énoncée dans cet article s’applique dans l’une ou l’autre des situations suivantes :
- le comité de sélection décide, en vertu du paragraphe 4.6 ci-dessus, qu’il n’est pas en mesure de recommander une candidature, et le recteur met fin au mandat du comité;
- le recteur ne recommande pas, en vertu du paragraphe 4.7 ci-dessus, la nomination de la personne candidate recommandée par le comité;
- le Comité exécutif ne fait pas, en vertu du paragraphe 4.8 ci-dessus, la nomination recommandée par le recteur;
- la procédure de nomination normale, en vertu de l’article 4 ci-dessus, est entamée, mais, selon le jugement du recteur, risque de ne pas se terminer avant la fin du mandat du doyen en fonction, et qu’il est nécessaire de faire une nomination intérimaire; ou
- le poste de doyen devient vacant en raison d’incapacité, de démission ou de toute autre circonstance et, selon le jugement du recteur, il est nécessaire de pourvoir le poste par intérim en attendant le retour du ou de la titulaire ou la nomination d’un nouveau doyen aux termes de la procédure énoncée dans l’article 4 ci-dessus.
5.2 Choix d’une candidature intérimaire du recteur ou du vice-recteur aux études et provost
Le recteur, ou le vice-recteur aux études et provost à la demande du recteur, par les moyens qu’il juge appropriés, choisit une personne candidate qui, selon lui, satisfait les exigences du poste à pourvoir et qui est disposée à occuper les fonctions par intérim.
5.3 Consultation de la Faculté sur la candidature intérimaire
Le recteur, ou le vice-recteur aux études et provost à la demande du recteur, invite les membres (y compris les membres étudiants) du Conseil de la Faculté, les professeurs réguliers et les membres permanents du personnel de soutien de la faculté concernée et tout autre membre de la communauté universitaire, selon ce qu’il estime approprié, à fournir des commentaires par écrit, dans la plus stricte confidentialité, relativement à la candidature intérimaire proposée, le cas échéant.
5.4 Rapport et recommandation du recteur au Comité exécutif
Le recteur fait rapport, en toute confidentialité, des résultats des consultations sur la candidature intérimaire et émet sa recommandation concernant la nomination intérimaire au Comité exécutif.
5.5 Nomination intérimaire
Il appartient au Comité exécutif de procéder ou non à la nomination intérimaire recommandée par le recteur. Si le Comité exécutif accepte la nomination intérimaire recommandée par le recteur, ce dernier, ou le vice-recteur aux études et provost à la demande du recteur, prend les mesures nécessaires pour en informer la personne candidate, la faculté concernée ainsi que la communauté universitaire. Si le Comité exécutif refuse de procéder à la nomination intérimaire recommandée par le recteur, la procédure énoncée dans cet article doit être reprise.
6. Confidentialité
Les délibérations du Comité de sélection doivent demeurer strictement confidentielles. Tous les documents, quelle qu’en soit la forme produite, reçue ou utilisée, découlant des délibérations et consultations du comité, des consultations du président du comité ou du recteur auprès de membres de la communauté universitaire, ou des rapports ou des recommandations du recteur au Comité exécutif doivent demeurer strictement confidentiels et être conservés conformément à la politique de conservation des documents et aux règlements applicables de l’Université. Toute information non documentaire produite, reçue ou utilisée dans le cadre des délibérations et des consultations du comité de sélection, des consultations du président du comité ou du recteur auprès de membres de la communauté universitaire ou des rapports du recteur au Comité exécutif doit aussi demeurer strictement confidentielle.
Il est entendu que les dispositions relatives à la confidentialité énoncées dans cet article s’appliquent aux procédures de renouvellement, de nomination normale et de nomination intérimaire énoncées dans les articles 3 à 5 ci-dessus.
7. Exceptions et modifications
Les exceptions ou les modifications apportées à la présente procédure doivent être approuvées par le Comité mixte du Sénat et du Bureau des gouverneurs.
Approuvé par le Comité mixte du Sénat et du Bureau des gouverneurs le 21 décembre 2017.