Étant donné la nature de ce poste et s’inspirant du processus de nomination d’un vice-recteur associé et de celui d’un doyen, on propose le processus hybride ci-dessous pour la nomination d’un vice-recteur associé aux études supérieures :
1. Création d'un Comité de sélection
Le vice-recteur aux études crée un Comité de sélection constitué de neuf (9) membres dont :
- le vice-recteur aux études qui présidera le comité de sélection;
- deux doyens, dont un des sciences et un des humanités;
- deux cadres académiques chargés des études supérieures dans chaque unité académique, dont un des sciences et un des humanités;
- représentant du vice-rectorat à la recherche;
- deux étudiants gradués, dont un des sciences et un des humanités;
- deux membres élus du Sénat.
Les délibérations du comité de sélection sont strictement confidentielles.
2. Appel de candidatures ou annonce
Le président du Comité de sélection sollicite des candidatures par voie d'annonces externes, d'appels de mises en candidature et(ou) de demandes d'emploi ou d'une combinaison appropriée de ces moyens. Les membres du comité de sélection peuvent également proposer des candidatures, pourvu que les personnes acceptent qu'on les considère pour le poste. Le président ou la présidente peut aussi faire appel aux services d'une entreprise de recrutement au besoin.
3. Entrevue et processus de sélection
Le Comité de sélection dresse une liste des candidatures retenues en sélection finale et mène des entrevues. Une sélection de 1 à 3 candidats est faite pour constituer une liste courte. Ces candidats sont présentés aux vice-doyens aux études supérieures et aux doyens, qui sont ensuite invités à envoyer leurs commentaires au comité de sélection.
Une fois les références professionnelles vérifiées, le vice-recteur aux études soumet la recommandation du comité de sélection pour approbation.
4. Approbation du Comité d'administration
Les membres du Comité exécutif du Sénat sont consultés relativement à la candidature proposée.
L'approbation finale est donnée par le Comité d'administration sur recommandation du Comité de sélection et après consultation du Comité exécutif du Sénat.
5. Durée du mandat
Le mandat est normalement d’une durée de cinq (5) ans.