1. Pouvoir de nomination
Les vice-recteurs et le secrétaire général (« le secrétaire») de l’Université sont nommés par le Bureau des gouverneurs (« le Bureau ») suivant la recommandation du recteur.
2. Procédure de renouvellement de mandat
2.1 Consultation en prévision de la fin d’un mandat
Au moins un an avant l’expiration du mandat d’un vice-recteur ou du secrétaire de l’Université, le recteur voit avec le ou la titulaire s’il y a lieu de chercher à renouveler son mandat.
2.2 Consultations au sujet du renouvellement proposé
Si le titulaire désire renouveler son mandat, le recteur invite chaque membre du Sénat de l’Université (« le Sénat ») et du Bureau à soumettre des commentaires par écrit au sujet du renouvellement proposé, sous pli confidentiel. Le recteur peut aussi consulter, selon son jugement et dans la plus stricte confidentialité, tout autre membre de la communauté universitaire.
2.3 Rapport et recommandation au Bureau concernant le renouvellement proposé
Le recteur communique au Bureau, en toute confidentialité, les résultats des consultations ainsi que sa propre recommandation concernant le renouvellement proposé.
2.4 Décision concernant le renouvellement
Le Bureau décide soit a) de renouveler le mandat du titulaire; b) de ne pas renouveler le mandat du titulaire; ou c) d’exiger que le renouvellement proposé soit évalué dans le cadre d’une procédure de nomination normale selon l’article 3 ci-dessous. Si le Bureau décide de renouveler le mandat du titulaire, le recteur prend les mesures nécessaires pour informer le titulaire, le Sénat et la communauté universitaire du renouvellement.
2.5 Conditions d’emploi du titulaire renouvelé
Les conditions d’emploi du vice-recteur ou du secrétaire dont le mandat a été renouvelé sont établies par le recteur. Le Comité exécutif du Bureau se réserve le droit de modifier ces conditions d’emploi, en consultation avec le recteur, conformément à ses attributions.
2.6 Lancement de la procédure de nomination normale
Si le titulaire ne souhaite pas le renouvellement de son mandat, ou si le Bureau ne renouvelle pas son mandat ou choisit d’exiger que le renouvellement proposé soit évalué dans le cadre d’une procédure de nomination normale selon l’article 3 ci-dessous, le recteur lance cette procédure.
3. Procédure de nomination normale
3.1 Comité de sélection
3.1.1 Création et rôle
Le recteur crée un comité de sélection dans le but de l’aider à recommander au Bureau la personne candidate la plus appropriée pour occuper les fonctions de vice-recteur ou de secrétaire.
3.1.2 Composition
Le comité est composé des personnes suivantes:
- le recteur, qui préside le comité sans droit de vote;
- trois personnes nommées par le Bureau parmi ses propres membres, dont un étudiant ou une étudiante;
- trois personnes nommées par le Sénat parmi ses propres membres, dont un étudiant ou une étudiante de premier cycle (si le membre étudiant nommé par le Bureau est au deuxième ou troisième cycle) ou aux cycles supérieurs (si le membre étudiant nommé par le Bureau est au premier cycle);
- une personne de l’extérieur de l’Université nommée par le Comité mixte du Sénat et du Bureau suivant la recommandation du recteur;
- jusqu’à deux personnes additionnelles nommées par le recteur, si le recteur le juge nécessaire pour assurer la diversité des membres du comité ou la représentation des principaux groupes d’intervenants.
Une personne nommée par le Bureau ou le Sénat ne cesse d’être membre du comité pour la seule raison que son mandat à titre de membre du Bureau ou du Sénat prend subséquemment fin.
3.1.3 Retrait de membre(s) du comité
Le comité ne cesse pas ses activités en raison du retrait d’un ou de plusieurs de ses membres, à moins que le nombre de membres soit réduit à moins de quatre. Dans le cas du retrait d’un membre, le recteur décide s’il y a lieu de le remplacer, en tenant compte du nombre de membres qui restent et de l’état d’avancement des travaux du comité. Si le recteur décide de remplacer un membre qui s’est retiré, la nomination du membre remplaçant s’effectue de même manière que celle du membre qui s’est retiré.
3.1.4 Quorum
Il y a quorum lorsque la majorité des membres sont présents.
3.1.5 Réunions
Le comité se réunit sur convocation du recteur. Le comité tient ses réunions à huis clos et sous le sceau du secret. Les procès-verbaux sont strictement confidentiels et gardés sous scellé au Secrétariat de l’Université.
3.2 Profil de poste et critères de sélection
Le comité procède à la consultation des principaux intervenants au sein de la communauté universitaire dans le but de recueillir leurs commentaires en ce qui concerne les qualités, les qualifications, les attributs et l’expérience requise pour le poste de vice-recteur ou de secrétaire à combler. Les commentaires reçus demeurent strictement confidentiels. Le comité tient compte de ces commentaires en vue d’élaborer le profil de poste. Ce profil comprend des critères qui serviront de guide au comité dans la sélection de la candidature à recommander.
3.3 Identification des candidatures potentielles
Le comité invite les membres de la communauté universitaire à proposer des candidatures, tant de l’intérieur que de l’extérieur de l’Université, pour le poste à combler. Le comité peut aussi, de son propre ressort et par les moyens qu’il juge appropriés, identifier des candidatures potentielles. Il vérifie si les candidatures potentielles qui répondent aux critères du poste acceptent de poser leur candidature.
Le comité peut retenir les services de spécialistes externes pour l’aider dans la recherche et l’évaluation de candidatures potentielles.
3.4 Recommandation du comité
Une fois la recherche de candidatures terminée, le comité:
- effectue une analyse de la liste des candidatures qui répondent aux exigences du poste et, à partir de celle-ci, dresse une courte liste de personnes candidates qui seront invitées à une entrevue;
- tient des entrevues avec les personnes candidates dont le nom figure sur la courte liste;
- détermine si certaines des personnes candidates seront invitées à une deuxième entrevue et, le cas échéant, tient cette deuxième entrevue.
À la suite des entrevues, le comité recommande l’une des candidatures au recteur ou, à défaut, décide qu’il n’est pas en mesure de faire une recommandation. Si le comité recommande une personne candidate, le mandat du comité est réalisé et ses travaux prennent fin. Si le comité n’est pas en mesure de faire une recommandation, le recteur doit décider, en consultation avec le comité, soit de reprendre la recherche de candidatures potentielles ou de mettre fin au mandat du comité. Dans ce dernier cas, la procédure visant une nomination intérimaire s’applique selon l’article 4 ci-dessous.
3.5 Consultation confidentielle sur la recommandation du comité
Si le comité recommande une candidature, le recteur invite chaque membre du Sénat et du Bureau à soumettre des commentaires par écrit au sujet de la candidature proposée, sous pli confidentiel. Lerecteur peut aussi consulter, selon son jugement et dans la plus stricte confidentialité, tout autre membre de la communauté universitaire.
3.6 Rapport et recommandation du recteur au Bureau
Le recteur fait rapport au Bureau, en toute confidentialité, des activités du comité, de la recommandation de celui-ci et des résultats des consultations concernant la candidature recommandée par le comité. Le recteur présente également, en toute confidentialité, sa propre recommandation au Bureau.
3.7 Nomination
Le Bureau décide s’il accepte la nomination recommandée par le recteur. Si le Bureau accepte cette nomination, le recteur prend les dispositions nécessaires pour en informer toutes les personnes candidates, le Sénat et la communauté universitaire. Si le Bureau n’accepte pas cette nomination, la procédure visant une nomination intérimaire s’applique selon l’article 4 ci-dessous.
3.8 Conditions d’emploi
Les conditions d’emploi du nouveau vice-recteur ou secrétaire de l’Université sont établies par le recteur. Le Comité exécutif du Bureau des gouverneurs se réserve le droit de modifier les conditions d’emploi d’un nouveau vice-recteur ou secrétaire, en consultation avec le recteur, conformément à ses attributions.
4. Procédure de nomination intérimaire
4.1 Application de la procédure de nomination intérimaire
La procédure énoncée dans cet article s’applique dans l’une ou l’autre des situations suivantes :
- un comité de sélection décide, en vertu du paragraphe 3.4 ci-dessus, qu’il n’est pas en mesure de recommander une candidature, et le recteur met fin au mandat du comité;
- le Bureau n’accepte pas, en vertu du paragraphe 3.7 ci-dessus, une nomination recommandée par le recteur;
- une procédure de nomination normale selon l’article 3 ci-dessus est entamée mais, selon le jugement du recteur, cette procédure risque de ne pas se terminer avant la fin du mandat du vice-recteur ou du secrétaire en fonction, et il est nécessaire de pourvoir le poste par intérim entre la fin dudit mandat et la terminaison de ladite procédure;
- un poste de vice-recteur ou de secrétaire de l’Université devient effectivement vacant en raison d’incapacité, de démission ou de toute autre circonstance et, selon le jugement du recteur, il est nécessaire de pourvoir le poste par intérim en attendant le retour en fonction du ou de la titulaire ou la nomination d’un nouveau vice-recteur ou secrétaire aux termes de la procédure de nomination normale énoncée dans l’article 3 ci-dessus.
4.2 Choix d’une candidature intérimaire par le recteur
Le recteur, par les moyens qu’il juge appropriés, choisit une personne candidate qu’il croit répondre aux besoins du poste à combler et qui est disposée à occuper les fonctions du poste pour une période intérimaire.
4.3 Consultation sur la candidature intérimaire
Le recteur invite chaque membre du Sénat et du Bureau à soumettre des commentaires par écrit au sujet de la candidature intérimaire proposée, sous pli confidentiel. Le recteur peut aussi consulter, selon son jugement et dans la plus stricte confidentialité, tout autre membre de la communauté universitaire.
4.4 Rapport et recommandation du recteur au Bureau concernant la candidature intérimaire
Le recteur communique au Bureau, en toute confidentialité, les résultats des consultations ainsi que sa propre recommandation concernant la nomination intérimaire, y compris la durée de celle-ci.
4.5 Nomination intérimaire
Le Bureau décide s’il accepte la nomination intérimaire recommandée par le recteur et, le cas échéant, détermine sa durée. Si la nomination intérimaire est acceptée, le recteur prend les mesures nécessaires pour en informer la personne candidate, le Sénat et la communauté universitaire. Si le Bureau n’accepte pas cette nomination, la procédure énoncée dans cet article est relancée.
4.6 Conditions d’emploi de la nomination intérimaire
Les conditions d’emploi de la nomination intérimaire sont établies par le recteur. Le Comité exécutif du Bureau se réserve le droit de modifier les conditions d’emploi de la nomination intérimaire, en consultation avec le recteur, conformément à ses attributions.
5. Confidentialité
Tout document, quelle qu’en soit la forme, produit, reçu ou utilisé dans le cadre des délibérations et consultations du comité de sélection, des consultations par le recteur du Sénat, du Bureau ou d’autres membres de la communauté universitaire, ou des rapports du recteur au Bureau, doivent demeurer strictement confidentiels et être conservés selon la politique de conservation des documents de l’Université et les règlements applicables. Toute information non documentaire produite, reçue ou utilisée dans le cadre des délibérations et des consultations du comité de sélection, des consultations par le recteur du Sénat, du Bureau ou d’autres membres de la communauté universitaire, ou des rapports du recteur au Bureau, doit également demeurer strictement confidentielle.
Les dispositions du présent article relatives à la confidentialité s’appliquent aux procédures de renouvellement, de nomination normale et de nomination intérimaire énoncées ci-dessus.
6. Exceptions et modifications
Toute exception ou modification à cette procédure exige l’approbation du Comité exécutif du Bureau.
Adopté par le Comité exécutif du Bureau des gouverneurs lors de sa réunion du 9 mai 2017.