Relative à la numérisation des documents

Adoption

Date : 17 mars 2022
Instance d'approbation : Secrétaire générale de l'Université

Service responsable : Archives de l’université

1.0 But

1.1 La présente méthode vise à orienter la réalisation de projets de numérisation ou l’établissement d’une norme de numérisation dans un service, une faculté ou une unité de recherche, ainsi qu’à garantir que les documents numérisés sont dignes de confiance, fiables et reconnus comme des copies authentiques par la communauté universitaire ou comme un moyen de protéger des ressources informationnelles essentielles.

2.0 Portée

2.1 La présente méthode s’applique à toutes les ressources informationnelles de l’Université, sans égard au support, créées ou rassemblées dans le cadre des activités de l’Université, qui satisfont aux critères énoncés au paragraphe 2.2. La présente méthode ne s’applique pas aux ressources informationnelles créées en format numérique.

2.2 Les ressources informationnelles se prêtent à la numérisation si :

  • Elles sont souvent utilisées dans le cadre des activités courantes ou pour la prise de décisions au quotidien;
  • Elles sont essentielles à la prestation des services;
  • Elles sont nécessaires pour traiter des fichiers dans un flux de travail;
  • De multiples personnes doivent y avoir accès;
  • Les personnes qui en ont besoin sont géographiquement dispersées;
  • Les personnes qui en ont besoin doivent pouvoir y accéder sur-le-champ;
  • Le format original rend l’accès à celles-ci difficile (ex. : une grande carte);
  • Elles sont fragiles. La numérisation donnera accès à une copie, ce qui permettra de protéger l’original et d’éviter les dommages que pourrait occasionner la manipulation.

Les ressources informationnelles suivantes, entre autres, NE se prêtent PAS à la numérisation :

  • Les brouillons et les versions préliminaires;
  • Les copies imprimées de ressources informationnelles créées en format numérique;
  • Les éléments qui ont une valeur intrinsèque ou ont été désignés comme archives qui doivent être transférées au Service de la gestion de l’information et des archives (SGIA) dans leur format originalIl faut toujours vérifier auprès du SGIA si une ressource informationnelle possède une valeur intrinsèque avant d’entreprendre la numérisation.

3.0 Cadre de conformité

3.1 L’utilisation de la présente méthode garantit que les activités de numérisation seront conformes à la réglementation et aux normes suivantes :

Loi sur la preuve, L.R.O. 1990, chap. E.23

Enregistrements électroniques utilisés à titre de preuves documentaires, CAN/CGSB-72.34-2017

Loi sur le droit d’auteur, L.R.C., 1985, ch. C-42

Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31

3.2 L’utilisation de la présente méthode fait en sorte que les activités de numérisation seront conformes aux règlements et méthodes connexes de l’Université d’Ottawa suivants :

Règlement 23 – Gestion de l’information

Méthode 20-4 – Disposition de l’information

Règlement 90 – Accès à l’information et protection des renseignements personnels

Règlement 117 – Classification et manutention de l’information

Règlement 119 – Accessibilité

3.3 Si la numérisation est effectuée par une entreprise de l’extérieur, l’opération doit être faite conformément à l’ensemble des règlements, méthodes et normes abordés dans le présent document. Cette exigence doit être inscrite explicitement dans tout contrat ou tout accord conclu avec une tierce partie chargée d’effectuer la numérisation.

4.0 Responsabilités

4.1 Facultés, départements, services et unités de recherche : appliquer la méthode régissant la numérisation, consulter le SGIA au sujet de la numérisation et de la préservation de ressources informationnelles dont le format est particulier (ex. : volumes reliés, documents surdimensionnés, cartes, dessins), ou qui ont une valeur archivistique ou présentent un intérêt particulier. Vérifier les périodes de conservation des[L1]  que les normes relatives aux formats de sortie, à l’Annexe C.

4.2 Service de la gestion de l’information et des archives (SGIA) : élaborer et tenir à jour les méthodes, offrir des conseils et de l’encadrement aux unités qui entreprennent des projets de numérisation, approuver la destruction de ressources informationnelles originales, donner des conseils sur la préservation des ressources informationnelles qui pourraient avoir une valeur historique.

5.0 Marche à suivre

Le processus de numérisation comprend les étapes décrites ci-après. Il est à noter que le flux de travail peut varier selon la nature et l’ampleur du projet.

Étape 1

Étape 2

Étape 3

Étape 4

Étape 5

Étape 6

 

Préparation du matériel original

 

Classification de l’information

 

Préparation du journal de numérisation

 

Numérisation

 

Vérification quantitative et qualitative

 

Disposition et gestion continue

 

 

5.1 Étape 1 : Préparation du matériel original

Préparer avec soin la ressource informationnelle afin de réduire le risque de détérioration et de production d’une numérisation de mauvaise qualité. Préparer le matériel en dépliant les feuilles, en disposant les pages dans le bon ordre, en retirant la reliure, les doubles, les agrafes, les trombones et les notes (papillons adhésifs, messages, etc.), et en vérifiant notamment si la ressource informationnelle présente des formats inhabituels ou du surlignage. Inclure les notes dans la numérisation si elles contiennent de l’information.

5.2 Étape 2 : Classification de l’information

5.2.1 Veiller à désigner et à organiser le matériel conformément au calendrier de classification et de conservation[L2] ..

5.2.2 Déterminer l’ordre selon lequel la numérisation sera faite (ex. : alphabétique, chronologique, par code de classe, feuilles surdimensionnées ou notes d’abord, etc.), et préparer l’emplacement final (selon les pratiques exemplaires en matière de gestion de l’information de l’Université) où seront sauvegardées les copies en créant une structure de fichier selon le calendrier de classification et de conservation[LP3] .

5.3 Étape 3 : Préparation du journal de numérisation

5.3.1 Un journal de numérisation renfermant tous les renseignements nécessaires doit être créé et tenu à jour pour chaque projet de numérisation. Il doit faire état des choix faits par rapport à l’information pour le projet de numérisation en cours.

5.3.2 Les journaux de numérisation doivent être mis à jour tout au long du processus, ce qui permet de suivre la progression de la numérisation et de tenir un registre du personnel technique l’effectuant. Les journaux doivent être suffisamment détaillés pour prouver l’authenticité et la fiabilité de la ressource informationnelle numérisée. Un modèle de journal de numérisation est présenté à l’annexe A (il comporte l’information essentielle à tout projet de numérisation).

5.3.3 Tous les renseignements figurant dans le modèle doivent faire l’objet d’un suivi, mais le       journal de numérisation peut en contenir d’autres :

  • Exigences et méthode de préparation de la ressource informationnelle, formats de sortie, spécifications techniques, tolérance d’erreur, etc. Voir l’annexe C pour connaître les normes relatives au format; 
  • Pour la numérisation effectuée en sous-traitance, conserver tous les documents relatifs au prestataire de service, y compris les contrats, les ententes, les rapports d’étape, les volumes et les frais mensuels, les factures et les rapports d’erreurs; 
  • La chaîne de responsabilité, répertoriant le traitement de la ressource informationnelle et des copies numérisées; 
  • Toutes les tâches de renumérisation effectuées lorsque des erreurs sont décelées au cours des vérifications qualitative et quantitative.

5.4 Étape 4 : Numérisation

Numériser les ressources informationnelles (il est possible d’utiliser des photocopieurs ou appareils WorkCentre de Xerox), et s’assurer que les copies sont créées dans le format approprié en ayant recours à la reconnaissance optique des caractères (ROC) (voir l’annexe D : Définitions) lorsque la ressource informationnelle contient du texte. Les photocopieurs ou appareils WorkCentre de Xerox peuvent appliquer la ROC grâce à la fonction de « texte interrogeable », mais cela ne permet pas la détection de plusieurs langues à la fois. Si la ressource informationnelle est bilingue, il faut appliquer la ROC à la copie numérisée à l’aide d’un autre logiciel comme Adobe Pro. Voir l’annexe B pour connaître les normes relatives au format. Attribuer un nom à la copie numérique et l’enregistrer à l’emplacement approprié. Remplir les parties pertinentes du journal de numérisation à chaque étape.

5.5 Étape 5 : Vérification quantitative et qualitative

À chaque étape du processus de numérisation, il est essentiel d’évaluer les résultats sous l’aspect quantitatif et qualitatif.

5.5.1 Vérification quantitative : s’assurer que chaque page a été numérisée, en se fondant sur un décompte manuel préalable à la numérisation ou sur les fonctions automatiques du logiciel de numérisation qui marquent et comptent les pages, puis comparent le résultat au nombre de pages numérisées.

5.5.2 Vérification qualitative : Il est essentiel de préserver l’intégrité du contenu de la ressource informationnelle et de s’assurer que le texte est bien lisible, qu’il n’y a pas eu de coupure de mots ou de phrases, que la ROC (reconnaissance optique des caractères) a été appliquée, et que la résolution et le contraste sont convenables. Confirmer que la copie numérisée est une reproduction exacte de la ressource informationnelle, et que sa résolution convient au type de ressource et à l’usage auquel elle est destinée. Il faut vérifier la qualité de la reproduction (clarté, contraste, couleurs, etc.), question d’éviter la perte de détails dans les zones ombrées et aussi la production d’images peu claires, mal orientées ou mal cadrées. Une vérification visuelle de chaque ressource informationnelle numérisée doit être faite afin de garantir et de confirmer l’intégrité de la reproduction. S’assurer que toutes les ressources numérisées sont lisibles, qu’il n’y a pas de déformation, de bruit ou de granulation, de partie ou de page manquante, que l’abandon de couleur est minimal (enlèvement de la couleur d’une image numérisée afin d’accroître la capacité de ROC), que le contraste est bon entre le texte et l’arrière‑plan.

5.5.3 Remplir les parties pertinentes du journal de numérisation une fois que ces vérifications ont été faites.

5.5.4 Reprendre la numérisation (voir l’étape 5.4) si des erreurs sont décelées pendant les vérifications qualitative et quantitative.

5.6 Étapes 6 : Disposition et gestion continue

5.6.1 Les ressources informationnelles numérisées doivent être traitées de la même façon que les originaux, conformément au calendrier de classification et de conservation[L4]  ainsi qu’à l’ensemble des méthodes et de la réglementation auxquelles la ressource informationnelle est assujettie. Cela veut aussi dire que si l’accès à la version originale était réservé à une unité ou à un groupe de personnes, la copie numérisée doit faire l’objet de la même réserve de consultation.

5.6.2 Les ressources informationnelles qui ont été numérisées peuvent être détruites douze mois après la numérisation, lorsque le processus a été documenté et validé. S’il existe des doutes quant à l’intégrité (qualité et quantité) de la copie numérisée, la ressource informationnelle ne peut être détruite et doit faire l’objet d’une nouvelle numérisation.

5.6.3 Seule la/le directeur/directrice ou le/la gestionnaire principal(e) peut autoriser la destruction de ressources informationnelles originales conformément à la méthode 20-4. Il faut mettre à jour le journal de numérisation de la façon décrite au paragraphe 5.3 (Préparation du journal de numérisation) de la présente méthode.

EXCEPTION

13. Toute dérogation à la présente méthode doit être approuvée par écrit par la Directrice de la gestion de l’information et des archives.

 

Annexe A : Modèle de journal de numérisation

* Tous les renseignements sont nécessaires pour tout projet de numérisation.

 

Description du matériel (codes de classe ou titres) Date de création du matériels Numérisé par Vérification qualitative et quantitative (voir l'annexe B), et correction de toute erreur Destruction de l'original (s'il y a lieu)

Exemple A : Demandes d'admission

Date (YYYY/MM/DD)

Initiales

2009-2010

S.S.

 

Date (YYYY/MM/DD)

Initiales

2021/12/01-2021/12-03

L.M.

 

Date (YYYY/MM/DD)

Initiales

12/3/2021

S.S.

 

Date (YYYY/MM/DD)

Initiales

12/3/2021

S.S.

 

 

Annexe B: Vérification quantitative et qualitative

 

Vérification quantitative

 

Oui

Non

À réviser

Commentaires

La copie numérisée a-t-elle le même nombre de pages ou d’images que la ressource informationnelle originale?

 

 

 

 

La copie numérisée d’un élément audio ou vidéo a‑t‑elle la même durée que la ressource informationnelle originale?

 

 

 

 

Vérification qualitative

L’ensemble du texte, des images ou des sons est-il clairement lisible, visible ou audible?

 

 

 

 

Tous les détails sont-ils complets et est-ce que la copie est exempte de déformation, de granulation, de zone floue ou de bruit?

 

 

 

 

Le contraste des couleurs est‑il convenable?

 

 

 

 

Les copies numérisées renferment-elles la même information que la ressource informationnelle originale?

 

 

 

 

                 

 

Annexe C : Normes relatives au format [1]

 

Papier

Format de fichier

PDF/A (avec ROC)

Profondeur de bits

Niveaux de gris 8 bits, couleur 24 bits

Résolution

Minimum : 300 pixels par pouce (ppp), recommandation : 400 ppp

Microfilms et microfiches

Format de fichier

TIFF ou PDF/A (avec ROC)

Profondeur de bits

Niveaux de gris 8 bits

Résolution

Variable selon la taille du document d’origine

 

Cartes et plans

Format de fichier

TIFF, GeoTIFF

Profondeur de bits

Niveaux de gris 8 bits, couleur 24 bits

Résolution

Minimum : 300 pixels par pouce (ppp), recommandation : 600 ppp

Photographies

Format de fichier

TIFF

Profondeur de bits

Niveaux de gris 8 bits, couleur 24 bits

Résolution

Minimum : 300 pixels par pouce (ppp), recommandation : 400 ppp, 600 ppp pour les exemplaires fragiles

Négatifs et diapositives

Format de fichier

TIFF

Profondeur de bits

Niveaux de gris 8 bits, couleur 24 bits

Résolution

Minimum : 4 000 pixels (côté le plus long), recommandation : 4 000 à 6 000 pixels (côté le plus long)

Profil de couleurs

RVB (RGB)

 

Images en mouvement (vidéos)

 

Vidéo et film : flux

Film : image et audio

Format de fichier

Sans compression/MOV, Sans compression/AVI, JPEG2000/MXF OP1a

Audio : LCPM

Image : DPX

Audio : LCMP/BWF

Profondeur de bits

Flux : 8 bits

Audio : 16 bits

Image : 10 bits

Audio : 16 bits

Résolution

Flux : correspond à l’original

Image : 4K – 4 096 ppi (35 mm)

2K – 2 048 ppi (16 mm)

Fréquence d’échantillonnage

Flux : variable; 30 à 50 Mbit/s

Audio : 48 kHz

Audio : 48 kHz

Couleur

4 Y, 2 Cb, 2 Cr (4:2:2)

RVB (RGB)

Audio

Format de fichier

BWF (Broadcast Wave Format) avec encodage LPCM (Linear Pulse Code Modulated Audio)

Échantillonnage et profondeur de bits

96 kHz/24 bits

 

Annexe D – Définitions

Numérisation : Conversion de textes, d’images ou de sons sous une forme numérique pouvant être traitée par un ordinateur.

Ressource informationnelle originale : Ressource informationnelle qui se trouve dans le format où elle a été créée à l’origine, peu importe le support.

Ressource informationnelle : Élément d’information produit ou géré par l’Université et qui a de la valeur pour celle-ci.

Intégrité : Désigne la fiabilité du contenu informationnel, des processus et des systèmes en ce qui a trait à la complétude, à l’exactitude, à la cohérence et à l’authenticité.

Disposition: Désigne la dernière mesure de conservation prise à l’égard d’une ressource informationnelle. Cela peut comprendre sa destruction, sa suppression, sa destruction ou sa suppression sécurisées, ou encore son transfert en vue d’un examen archivistique ou vers une tierce partie.

Copie numérisée : Version d’une ressource informationnelle qui a été convertie en un format numérique pouvant être traité par un ordinateur.

Fiabilité : Désigne dans quelle mesure le contenu informationnel, les processus et les systèmes sont dignes de foi, complets, exacts et authentiques, de par leur qualité.

Authenticité : Une ressource informationnelle est dite authentique si on peut attester : sa conformité à la teneur alléguée; sa création ou son envoi par la personne désignée en ce sens; sa création ou son envoi au moment déclaré.

ROC (reconnaissance optique des caractères) : Technique par laquelle les caractères imprimés sont reconnus à l’aide de dispositifs photoélectriques et de logiciels. Les photocopieurs ou appareils WorkCentre de Xerox peuvent appliquer la ROC grâce à la fonction de « texte interrogeable », mais cela ne permet pas la détection de plusieurs langues à la fois. Si la ressource informationnelle est bilingue, il faut appliquer la ROC à la copie numérisée à l’aide d’un autre logiciel comme Adobe Pro.

 

[1]Établies à partir du document Pratiques exemplaires et recommandations en matière de numérisation de la Stratégie canadienne de numérisation du patrimoine documentaire, avril 2019, https://scnpd.files.wordpress.com/2019/05/snpd-pratiques-exemplaires-et-recommandations-2019.pdf ainsi que du document Lignes directrices sur les formats de fichier à utiliser pour transférer des ressources documentaires à valeur continue de Bibliothèque et Archives Canada, 2015-02-05 https://www.bac-lac.gc.ca/fra/services/gestion-ressources-documentaires-gouvernement/lignes-directrices/Documents/formats-fichier-rdvc.pdf ou https://www.bac-lac.gc.ca/fra/services/gestion-ressources-documentaires-gouvernement/lignes-directrices/Pages/lignes-directrices-formats-fichier-transferers-ressources-documentaires.aspx