Méthode 12-2

Équipement et salles multimédias

Entrée en vigueur : 1979-06-14

Autorisée par : Vice-recteur aux études

ÉQUIPEMENT ET SALLES MULTIMÉDIAS

INTRODUCTION ET RESPONSABILITÉS

1. La présente méthode complète le règlement 82b intitulé Service de distribution multimédia (SDM) et explique la marche à suivre pour les projets de conception des espaces multimédias ; l’acquisition, l’installation, l’utilisation, l’emprunt et la réparation des équipements, ainsi que des accessoires multimédias. La portée et les principes sur lesquels reposent les responsabilités du Service de distribution multimédia, de même que les priorités à appliquer dans la prestation des services figurent aux articles 3, 6, 7 et 13 du règlement 82b, qui doit donc être lu de concert avec la présente méthode.

SERVICES OFFERTS

2. Le Service de distribution multimédia (SDM) met à la disposition de la communauté universitaire des équipements multimédias de haute technologie. Plus particulièrement, le SDM est responsable de :

a) Espace d’enseignement et soutien technique – Salles du registraire (pour les autres salles appartenant aux facultés et services, voir la section Conception, installation, gestion et entretien des espaces multimédias) :

  • l’établissement de standards physiques et technologiques ayant trait à la conception des espaces d’enseignement, ainsi qu’à l’acquisition, l’installation et l’entretien des équipements multimédias (ex : éclairage, design, normes et exigences physiques et techniques des équipements, accessibilité, captation, sécurité, etc.) ;
  • la conception même des salles multimédias, l’acquisition et l’installation des équipements (mobiles et permanents) ;
  • la distribution et la vérification des installations et des appareils ;
  • l'entretien, la mise à jour et le soutien technique pour les équipements ;
  • la création, la gestion et la mise à jour des images des ordinateurs dans les salles de classe multimédias ;
  • la distribution et le contrôle des cartes d’accès des salles de cours, y compris des pupitres multimédias.

b) Autres services :

  • l’approbation de l'équipement multimédia mobile requis par les facultés et services d’une valeur supérieure à 1 000 $ ;
  • les prêts et la vente au comptoir d’équipement, de pièces et d'accessoires multimédias, y compris les télévoteurs ;
  • la réparation des équipements multimédias ;
  • les productions multimédias, le service de polycopie, les enregistrements audio et vidéo, y compris le transfert de données pour le Web ou autres;
  • l’assistance technique aux laboratoires d’enseignement (salles de montage, plateau de télévision, salles d’enregistrement, etc.) ;
  • le soutien aux événements spéciaux sur l’ensemble du campus (à l’exception des salles non-registraires du Centre universitaire, tel que stipulé au paragraphe 6 du règlement 82b : projection, sonorisation, captation vidéo ;
  • l’affichage numérique, c’est-à-dire l’établissement des standards, l’acquisition, l’installation, l’infrastructure et les logiciels;
  • l’inventaire et les standards des appareils multimédias et périphéries sans fil, en collaboration avec le Service d’informatique et des communications (SIC), et selon les dispositions des règlements pertinents.

CONCEPTION, INSTALLATION, GESTION ET ENTRETIEN DES ESPACES MULTIMÉDIAS

3. Le paragraphe 7 du règlement 82b stipule que le SDM est responsable de la conception des salles multimédias et de l'installation permanente d'appareils dans les amphithéâtres, laboratoires ou salles de cours appartenant au registraire. Ces installations étant utilisées par plusieurs facultés ou services, la sécurité, l'entretien, la réparation des appareils et le soutien technique reviennent au Service de distribution multimédia. Pour les espaces multimédias appartenant aux facultés ou aux services, il importe de consulter les paragraphes ci-dessous selon qu’il s’agisse de conception, d’installation, de gestion ou d’entretien des salles ou de l’équipement.

Conception de salle multimédia (salle de cours, laboratoire ou autre)

4. Les nouveaux projets de conception de salles et d’installation d’équipement multimédia ou les grands projets de rénovations doivent être soumis au Service de distribution multimédia avant le 15 novembre de chaque année pour la rentrée scolaire prévue en septembre de l’année suivante.

Marche à suivre :

  • Lorsqu’un besoin d’espace multimédia survient, les autorités responsables doivent communiquer avec le chef du Service de distribution multimédia avec un énoncé précis de leurs besoins :
    • identification de la pièce ;
    • nom de l’édifice ;
    • nombre de places prévues ;
    • fonctionnalités requises ;
    • mécanisme de sécurité prévu, y compris cartes d’accès, le cas échéant ;
    • spécifications quant à la gestion et l’entretien souhaités pour la salle ;
    • échéancier désiré ;
    • nom de la ou des personnes-ressources pour le projet.

5. Le chef du SDM et son équipe analyseront la demande et feront une recommandation aux autorités responsables de la salle selon les besoins identifiés par le client, et ils proposeront un plan d’action pour la gestion du projet.

6. Le Service de distribution multimédia est responsable des salles appartenant au registraire. Dans le cas de salles appartenant à une faculté ou un service, le SDM négociera une entente de service avec les autorités responsables de la salle afin d’identifier en détail les services requis par le client pour la conception de la salle, l’installation de l’équipement et, au besoin, la gestion et l’entretien de la salle et/ou de l’équipement. Les coûts s’y afférant sont déterminés en fonction des services requis.

7. Les projets soumis après le 15 novembre d’une année donnée avec comme échéancier le début de la rentrée scolaire de l’année suivante seront considérés par le SDM selon la liste de priorités établies et la disponibilité des ressources.

Installation d’équipement multimédia permanent

8. Seul le Service de distribution multimédia est autorisé à faire l'acquisition d'appareils et d'accessoires multimédias permanents. Il est responsable d'en faire l’installation pour les salles du registraire ou d’en autoriser l’installation (pour les autres salles appartenant aux facultés ou aux services) selon les standards de l’Université.

Marche à suivre pour les salles non-registraires:

  • Lorsqu’un besoin d’installation d’équipement multimédia survient, les autorités responsables doivent communiquer avec le chef du Service de distribution multimédia avec un énoncé précis de leurs besoins :
    • identification de la pièce ;
    • nom de l’édifice ;
    • fonctionnalités requises ;
    • le client désire-t-il ou non une entente de service quant à la gestion et l’entretien de l’équipement ;
    • échéancier désiré ;
    • nom de la ou des personnes-ressources pour le projet.

9. Le chef du SDM et son équipe analyseront la demande pour s’assurer que l’équipement requis et l’installation prévue soient conformes aux standards de l’Université. Le SDM approuvera la demande ou fera des recommandations aux autorités responsables de la salle pour assurer le respect des normes.

10. Le SDM peut négocier une entente de service avec les autorités responsables de la salle pour faire lui-même ou pour superviser l’installation de l’équipement. Au besoin, l’entente de service peut aussi inclure l’entretien et un plan de remplacement de l’équipement. Les coûts s’y afférant sont déterminés en fonction des services requis.

Gestion et entretien des salles multimédias

11. Le Service de distribution multimédia est le seul autorisé à gérer l’ouverture et la fermeture des salles multimédia appartenant au registraire à l’aide de son système automatisé. Le SDM est donc le seul à émettre des cartes d’accès et à en contrôler les privilèges et les modalités d’utilisation. Le SDM gère de ce fait le contrôle des portes, du pupitre et de tout autre équipement multimédia sur place.

Marche à suivre :

Pour réserver l’une de ces salles et avoir accès au pupitre multimédia (ou tout autre équipement sur place), veuillez communiquer avec l’agent(e) d’administration du secteur.

Pour obtenir des cartes d’accès, veuillez communiquer avec le SDM au poste 5900, qui déterminera votre niveau d’accès et vos privilèges. Initialement, les cartes sont distribuées sans frais aux usagers autorisés. En cas de perte, pour des raisons de sécurité, il faut aviser le SDM immédiatement au poste 5900. Le SDM remplacera la carte perdue aux frais de l’usager selon le barème tarifaire établi.

12. Le Service de distribution multimédia a la responsabilité d’installer, de créer l’image et de mettre à jour les logiciels pertinents aux équipements multimédias dans les salles appartenant au registraire. Le SDM peut ajouter des logiciels spécialisés à la demande d’une faculté ou d’un service, mais cette demande doit être faite, par écrit, au chef du Service de distribution multimédia, au minimum cinq (5) jours ouvrables avant la date requise.

13. Une entente de service peut être négociée avec les facultés et services propriétaires de salles multimédia qui souhaitent se prévaloir des services de gestion d’accès aux salles, d’installation (ou mise à jour) des logiciels pertinents aux équipements multimédias, ou s’ils souhaitent mandater le SDM pour l’entretien de leurs espaces multimédias. Pour ce faire, les autorités responsables des salles doivent communiquer avec le chef du Service de distribution multimédia pour discuter du type d’entente désirée. Les coûts s’y afférant sont déterminés en fonction des services requis.

INSTALLATIONS SPÉCIALISÉES

14. Un certain nombre d'installations permanentes qui consistent principalement en salles de projection équipées d'appareils extrêmement fragiles et perfectionnés relèvent directement du Service de distribution multimédia; seul le personnel du SDM est autorisé à faire fonctionner ces installations et l’équipement qui s’y trouve.

La liste à jour de ces salles est disponible au SDM. Elle peut aussi être consultée en tout temps sur le site Web.

RÉSERVATIONS (PRÊT OU LOCATION)

15. Les facultés, les services, les étudiants et les membres du personnel peuvent emprunter gratuitement n'importe lequel des appareils ou des accessoires disponibles, pendant un maximum de trois jours consécutifs. Cependant, le prêt doit être relié à l’enseignement et aux cours ou permettre à l’emprunteur de mener une recherche.

16. Les prêts de plus de trois jours consécutifs (reliés à l’enseignement, la recherche, le travail ou les cours) sont possibles, mais ils doivent être approuvés par le SDM selon la disponibilité des équipements.

17. Pour les prêts, toute réservation d'appareils et d'installations multimédia doit être faite auprès du Service de distribution multimédia :

  • au téléphone : poste 5900
  • sur place : pièce 014 du Pavillon Morisset.

18. Si le prêt n’est pas directement relié à l’enseignement et aux cours, s’il ne vise pas à permettre à l’emprunteur de mener une recherche ou si il est réalisé dans le cadre de colloques, conférences, séminaires, ateliers (tel que stipulé au paragraphe 24 du règlement 82b, les appareils et les accessoires doivent être loués selon les tarifs en vigueur.

19. Pour les locations, les réservations d'appareils et d'installations peuvent être faites auprès du SDM ou par le biais de Congrès et réservations :

  • au téléphone : poste 5771
  • sur place : Résidence Stanton, au 100, rue Université, bureau 128.

20. Les demandes d'appareils doivent être faites au moins 24 heures à l'avance (soit un jour ouvrable) pour s’assurer de la disponibilité des équipements et recevoir une confirmation à cet effet.

21. Toute demande qui inclut les services d'un technicien doit être faite au moins 48 heures à l'avance (soit deux jours ouvrables) pour s’assurer de la disponibilité des équipements et du technicien requis, et recevoir une confirmation à cet effet.

22. Il est entendu que les clients ne peuvent, sous aucune considération, apporter de l’équipement multimédia personnel ou provenant d’un fournisseur externe sur le campus (les ordinateurs portables personnels sont permis, cependant il relève de la responsabilité du client de s’assurer de la compatibilité de son ordinateur personnel avec les équipements de l’Université).

RESPONSABILITÉ DE LA CLIENTÈLE

23. Les usagers sont responsables de l'état des appareils et des installations loués ou empruntés et doivent, dans tous les cas, en payer les coûts de remplacement en cas de perte ou de dommage ou payer les pièces de rechange en cas de panne.

En cas de perte ou de bris, les clients doivent communiquer avec le SDM dans les plus brefs délais, au poste 5900. L’équipe du SDM expliquera au client la marche à suivre selon la nature du problème.

24. Les personnes et les organisations qui louent ou empruntent des appareils ou installations de l'Université ne peuvent les prêter ou les sous-louer à une autre personne ou organisation sans l'autorisation du Service de distribution multimédia.

SERVICES DE TECHNICIENS

25. Les facultés et services peuvent se prévaloir des services d’un technicien pour les équipements multimédias. Les tarifs varient selon qu’il s’agisse des heures normales de travail ou non, et selon que la présence du technicien soit requise pour l’installation seulement ou pendant toute la durée de l’événement. Les demandes de technicien doivent être reçues deux jours ouvrables à l’avance. Si la présence du technicien n’est requise que pour l’installation des équipements, l’aide technique est gratuite. Par contre, si la présence du technicien est requise sur place pendant toute la durée de l’événement, alors des frais s’appliquent. En dehors des heures normales de travail, des coûts de main-d’œuvre d’un minimum de quatre (4) heures s’appliquent, ainsi que des frais de livraison d’équipement selon la grille tarifaire en vigueur.

26. Les services autofinancés, les organisations ou associations faisant partie de la communauté universitaire mais n'étant pas financées par le budget général d'exploitation, ainsi que les organismes extérieurs peuvent obtenir les services d’un technicien selon les tarifs fixés par le Service de distribution multimédia.

27. Les services d’un technicien sont également disponibles pour les enregistrements de conférences, de cours, la captation et la transmission en direct, le tournage et le montage vidéo, les enregistrements et le montage audio, ainsi que des services de transcodage en plusieurs formats. Les frais varient selon le type de service requis et la durée.

Marche à suivre : Pour obtenir les services d’un technicien ou pour obtenir des services techniques particuliers, communiquez avec le SDM, au poste 5900, au moins 48 heures à l’avance (soit deux jours ouvrables).

HEURES DE BUREAU

28. En règle générale, les heures d'ouverture habituelles du Service de distribution multimédia correspondent à celles de l'Université, sauf dans les cas ci-dessous :

  • a) On peut venir chercher des appareils ou les remettre au comptoir du Service de distribution multimédia (MRT 014) entre 7 h 30 et 22 h, du lundi au vendredi.
  • b) On peut acheter au comptoir des fournitures et des accessoires multimédias entre 7 h 30 et 22 h, du lundi au vendredi.
  • c) Les services d'un technicien sont disponibles 24/7 dans les salles décrites au paragraphe 14 de cette méthode. Des frais de technicien s'appliquent dans toute autre salle selon le barème de prix établi.

REMISE D'APPAREILS

29. Il faut indiquer au moment de la demande à quel usage l'appareil ou l'installation est destiné et pendant combien de temps on compte les emprunter ou les louer. On s'engage, par la même occasion, à retourner l'équipement et libérer les installations aussitôt qu'on en aura fini.

30. Pour des raisons d'entretien et de planification, il importe de ne garder les appareils et de n'occuper les installations que pour la période dont on en a vraiment besoin.

31. Si l'on prévoit utiliser les appareils pendant plusieurs séances consécutives, il faut fournir l'horaire des séances au moment de la demande; le Service de distribution multimédia s'efforcera de laisser les appareils sur place pour la durée entière des séances.

RETARDS

32. La remise tardive d'appareils entraîne une amende quotidienne selon le tarif en vigueur et ce, pour chaque appareil emprunté, ou encore des frais de location supplémentaires.

RÉPARATIONS

33. Le Service de distribution multimédia offre des services de réparation des équipements et des systèmes multimédias selon la grille tarifaire en vigueur.

Marche à suivre : Pour faire réparer les appareils multimédias, il faut communiquer avec le SDM (au poste 5900) qui expliquera le processus au client selon le type d’appareil.

ACQUISITION D’ÉQUIPEMENT MULTIMÉDIA MOBILE

34. Toute demande d’achat d’équipement multimédia mobile d’une valeur égale ou supérieure à 1 000 $ doit être soumise par écrit au SDM pour approbation. Les achats d’équipement multimédia mobile d’une valeur inférieure à 1 000 $ peuvent être effectués directement par les facultés et services, mais ils doivent se conformer aux standards établis par le SDM et respecter les contrats négociés par l’Université.

Marche à suivre pour les demandes d’achats :

  • Toutes les demandes d'achats d'équipement multimédia d’une valeur égale ou supérieure à 1 000 $ doivent être soumises, par écrit, au Service de distribution multimédia, y compris les systèmes de musique d'ambiance de bureau, interphone, laboratoire de langues. Les clients peuvent faire parvenir leur demande par courrier interne (intra) ou par courriel.
  • Le SDM et son équipe analysera la demande pour s’assurer que l’équipement requis et l’installation prévue soient conformes aux standards de l’Université. Le SDM approuvera la demande ou fera des recommandations aux clients pour assurer le respect des normes. Selon la nature des demandes, les clients doivent prévoir un délai de cinq jours pour l’analyse et l’approbation des demandes.
  •  Les demandes approuvées seront acheminées au Service des approvisionnements par le client.
  •  Le Service des approvisionnements ne procédera pas aux achats sans cette approbation.
  • Pour les achats d’équipement multimédia d’une valeur inférieure à 1 000 $, ils peuvent être effectués directement par les facultés et services. La liste des équipements et des fournisseurs approuvés pour l’Université est disponible auprès du SDM.

ACHATS OU SERVICES RELIÉS AUX SUBVENTIONS DE RECHERCHE (FCI ou autre)

35. Le Service de distribution multimédia appuie les chercheurs en les aidant à évaluer leurs besoins matériels, physiques et financiers en matière d’équipement multimédia. Les demandes d'équipement multimédia et d'équipement de production que l'on achète au moyen de subventions de recherche administrées par l'Université d'Ottawa doivent donc être acheminées au SDM. À moins d'indication contraire dans les contrats de recherche, l'équipement demeure la propriété de l'Université. Si le chercheur ou la chercheuse n'a plus besoin de l'équipement en question, on peut le conserver dans l'unité scolaire, si celle-ci en a toujours besoin; ou on peut aussi le retourner au Service de distribution multimédia pour fin de disposition dans le respect des règlements de l’Université.

36. Dans la mesure du possible, les équipements multimédias achetés par le biais d’une subvention doivent se conformer aux standards approuvés par l’Université. Si pour des fins de recherche les standards sont différents, il est essentiel que le chercheur ou la faculté en discute préalablement avec le chef du Service de distribution multimédia pour s’assurer que les fréquences (ou tout autre aspect de l’équipement requis) n’interfèrent pas avec l’équipement existant sur le campus.

37. Le SDM peut offrir aux chercheurs les mêmes services qu’il offre aux facultés et services en matière de soutien technique, etc. selon les normes tarifaires établies. Pour tous leurs besoins en matière d’équipement multimédia, les chercheurs peuvent communiquer au SDM, au poste 5900.

VENTES DE FOURNITURE, D'ACCESSOIRES ET AUTRES SERVICES (EX. TÉLÉVOTEURS, ETC.)

38. Des fournitures et des accessoires pour les équipements multimédias peuvent être achetés au comptoir du Service de distribution multimédia. Le tableau des prix en vigueur est disponible au comptoir du Service de distribution multimédia et sur notre site Web (voir le lien au paragraphe 41).

39. Le SDM est aussi responsable des télévoteurs pour utilisation dans les cours ou tout autre événement. Les télévoteurs peuvent être loués ou achetés au comptoir du Service de distribution multimédia selon les tarifs en vigueur.

40. Consultez le paragraphe 28 de cette méthode pour connaître les heures d’ouverture du comptoir.

TARIFS

41. Le SDM publie périodiquement un dépliant détaillé à l'intention de la clientèle; les tarifs qui y figurent peuvent être modifiés sans préavis selon l'évolution des coûts de la main-d’œuvre et du matériel. Les tarifs peuvent aussi être consultés sur notre site Web

EXCEPTION

42. Aucune exception à la présente méthode ne peut être faite sans l'approbation écrite du vice-recteur aux études.

Révisée le 13 mai 2009

 (Service de distribution multimédia)