Entrée en vigueur : 2019-07-01
Autorisée par : Comité d'administration
1. APPLICABILITÉ
1.1 La présente méthode s’applique au remboursement d’autres dépenses professionnelles (voir les définitions) engagées par une personne pour le compte de l’Université. Elle accompagne le Règlement 21 – Remboursement aux particuliers des dépenses engagées pour le compte de l’Université.
2. PORTÉE
2.1 Tous les employés de l’Université sont assujettis à la présente méthode.
2.2 Aucun remboursement ne sera accordé pour l’achat de biens, de matériel ou de services visés par un contrat institutionnel pour des produits normalisés couramment achetés, tel qu’il est prévu dans le Règlement 36 – Approvisionnement en biens et services de l’Université. Il incombe au particulier de s’assurer que tout achat éventuel n’est pas visé par un contrat institutionnel.
3. LIGNES DIRECTRICES
3.1 Le remboursement d’autres dépenses professionnelles se limite aux dépenses jugées admissibles, mais non mentionnées dans un autre règlement ou une autre méthode (p. ex. Règlement 24 – Cotisations à des associations professionnelles pour le personnel de soutien régulier) ou dans un autre programme (p. ex. Remboursement des dépenses professionnelles) et qui ne seraient mentionnées dans aucune autre catégorie de remboursement (voyage ou accueil).
3.2 L’Université remboursera les employés seulement pour les achats de biens et de services de faible valeur lorsque le marchand est incapable de les facturer directement l’Université, lorsque l’utilisation d’une carte d’achat émise par l’Université n’est pas pratique ou lorsque l’utilisation d’une telle carte ne respecte pas les lignes directrices du Règlement 75 – Cartes d’achat.
4.0 CARTES-CADEAUX
4.1 Dans certaines circonstances, une unité peut choisir d’offrir une carte-cadeau ou un chèque-cadeau à un bénévole, un donateur ou un sujet de recherche en reconnaissance de sa contribution. Dans ces cas, le particulier doit présenter des reçus officiels accompagnés d’une preuve de paiement ainsi que des documents justificatifs qui démontrent la distribution des cartes-cadeaux aux fins prévues et approuvées.
4.2 Aucune carte-cadeau ni aucun chèque-cadeau ne doivent être remis aux employés.
5.0 COTISATIONS
5.1 Les cotisations sont traitées dans le Règlement 24 – Cotisations à des associations professionnelles pour le personnel de soutien régulier. Les principes énoncés dans le Règlement 24 s’appliquent au Règlement 21 et aux méthodes connexes.
5.2 Les frais d’adhésion individuelle à un club universitaire ne constituent pas des dépenses admissibles et ne peuvent être remboursés.
6.0 FLEURS ET CADEAUX
6.1 Les fonds universitaires ne peuvent être utilisés, en tout ou en partie, pour acheter des fleurs, des cadeaux ou des articles similaires, sauf dans des circonstances particulières.
6.2 Lorsqu’il y a lieu de souligner un événement heureux ou triste, on s’attend à ce que les personnes ou les groupes s’expriment personnellement, sans dépenser les fonds de l’Université.
6.3 Dans le cas d’un événement auquel l’Université devrait s’associer pour des raisons de responsabilité, de relations publiques, etc., le responsable d’unité a le pouvoir de répondre de façon appropriée au nom de l’Université. Les frais seront à la charge de l’unité.
7. DOCUMENTATION À L’APPUI D’UNE DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE DÉPENSES
7.1 Lorsqu’il demande un remboursement pour d’autres dépenses professionnelles, le particulier doit soumettre les documents ou les renseignements suivants :
- (i) une réclamation de dépenses avec l’approbation de l’approbateur autorisé;
- (ii) les reçus détaillés;
- (iii) le nom des autres sources qui remboursent la dépense ou à qui le remboursement peut être demandé, le cas échéant;
- (iv) des documents provenant d’une source vérifiable (c’est-à-dire un relevé de carte de crédit) à l’appui d’un taux de change, si la demande n’est pas faite dans le système de remboursement électronique ou si un taux autre que celui indiqué dans ce système est réclamé;
- (v) tout autre document justificatif pertinent ou renseignement mentionné dans la présente méthode.
8. RÉVISION, MODIFICATION ET MISE EN ŒUVRE
8.1 Le vice-recteur associé aux ressources financières est responsable de l’examen et de l’interprétation de la présente méthode.
(Cabinet du vice-recteur associé aux ressources financières)