Méthode pour l’administration des salaires (personnel administratif et de soutien régulier non syndiqué)

1. OBJET

1.1 Le présent document définit les méthodes qui complètent le Règlement 3 – Administration des salaires du personnel administratif et de soutien régulier non syndiqué (le Règlement 3). Il a pour but d’établir les moyens utilisés par les Ressources humaines pour déterminer et administrer les salaires du personnel administratif et de soutien régulier non syndiqué pour les postes de catégorie Confidentielle ou Gestion (au sens de l’article 2.1 du Règlement 3).

2. DÉFINITIONS

2.1 Les mots et les expressions qui commencent par une majuscule et dont le sens n’est pas expliqué dans la présente méthode sont définis dans le Règlement 3. Les définitions ci-dessous s’appliquent à la présente méthode et au règlement qu’elle accompagne :

a) Méthode Hay : Méthode quantitative utilisée pour évaluer les postes de façon équitable à l’interne et qui consiste à en analyser la valeur relative en fonction de quatre grands facteurs : 1) le savoir-faire, 2) la résolution de problèmes, 3) la reddition de comptes, et 4) les conditions de travail.

b) Comité d’évaluation des postes : Comité mis sur pied par la vice-rectrice associée ou le vice-recteur associé aux ressources humaines, qui est également responsable d’en nommer les membres. Siégeant à titre bénévole et formés à la méthode Hay, ces derniers représentent différents groupes professionnels de la catégorie Gestion (NM). Un minimum de quatre et un maximum de six membres votants doivent assister aux rencontres pour que le comité puisse procéder aux évaluations.

c) Gestionnaire : Tout membre du personnel universitaire qui occupe un poste de gestion ou de supervision.

d) NC : Abréviation des postes de catégorie Confidentielle, au sens de la définition établie dans le Règlement 3.

e) NM : Abréviation des postes de catégorie Gestion, au sens de la définition établie dans le Règlement 3.

f) Progrès dans le rang (PDR) : Augmentation salariale annuelle accordée aux employées et employés qui ne touchent pas encore le maximum de leur classe salariale et qui satisfont toutes les attentes en matière de rendement associées au poste, jusqu’à concurrence du maximum de la classe salariale.

g) Employée ou employé « cercle rouge » : Employée ou employé dont le salaire annuel dépasse le maximum de sa classe salariale.

h) Analyse salariale : Évaluation qui vise à déterminer le salaire d’une employée ou d’un employé à l’intérieur d’une classe salariale. Réalisée dans le respect de la présente méthode et tenant compte de l’équité interne, cette analyse se fonde sur la classe salariale en vigueur et le bagage professionnel pertinent de l’employée ou de l’employé. Le salaire déterminé au terme de l’analyse ne doit pas être inférieur au minimum de la classe salariale et ne peut en dépasser le maximum.

i) Classe salariale (classe) : Niveau à l’intérieur d’une échelle salariale. Une classe salariale est attribuée à chaque poste de catégorie NC ou NM. À des fins administratives, la classe NM 1 se situe une classe au-dessus de la classe NC 8.

j) Échelle salariale : Plage qui définit le salaire annuel minimal et maximal de chaque classe salariale. Le salaire minimal correspond à 80 % du salaire maximal de la même classe.

k) Responsabilités additionnelles temporaires : Responsabilités qui s’ajoutent à celles indiquées dans la description du poste d’attache d’une employée ou d’un employé et qui lui sont confiées pour une période d’au moins vingt (20) jours de travail consécutifs.

l) Affectation temporaire : Nomination d’une employée ou d’un employé de son poste d’attache à un autre poste, approuvée par sa superviseure ou son superviseur, pour une période temporaire déterminée d’au moins vingt (20) jours ouvrables consécutifs. Le contrat d’affectation temporaire ne doit pas excéder deux (2) ans et peut être reconduit avec l’approbation de la superviseure ou du superviseur du poste d’attache.

3. PORTÉE ET APPLICATION

3.1 La présente méthode s’applique aux membres du personnel administratif et de soutien régulier non syndiqué occupant un poste de catégorie NC ou NM.

3.2 La présente méthode doit être consultée et appliquée de pair avec le Règlement 3 – Administration des salaires du personnel administratif et de soutien régulier non syndiqué.

4. RÔLES

Vice-rectrice associée ou vice-recteur associé aux ressources humaines : Recommander les augmentations salariales et, au besoin, l’apport de changements à la structure salariale.

Comité exécutif du Bureau des gouverneurs : Approuver les échelles et les augmentations salariales.

Comité d’évaluation des postes : Évaluer les postes non syndiqués de catégorie NC et NM.

Gestionnaires : Veiller à ce que les descriptions de poste des membres de son équipe soient à jour et représentent bien les rôles et responsabilités de ceux-ci.

5. FRÉQUENCE DE PAIE

5.1 La paie du personnel est déposée le 15e et le dernier jour du mois (ou le jour ouvrable qui les précède).

  1. La paie déposée le 15e ou le jour ouvrable précédent couvre la période allant du 1er jour du mois au 15e jour du mois.
  2. La paie déposée le dernier jour ouvrable du mois couvre la période allant du 16e jour du mois au dernier jour du mois.

6. AUGMENTATIONS SALARIALES ANNUELLES

6.1 En règle générale, les augmentations salariales entrent en vigueur au début de l’année financière (le 1er mai) et sont calculées comme suit :

  1. Une augmentation économique générale est appliquée au salaire de base et aux échelles salariales du personnel. Les employées et employés « cercle rouge » reçoivent 50 % de l’augmentation économique, sans toutefois se situer en deçà du maximum de leur classe salariale.
  2. Les employées et employés dont le salaire de base se situe en deçà du maximum de leur classe salariale reçoivent aussi une augmentation liée au PDR qui correspond à 2 % de leur salaire de base, sans toutefois dépasser le maximum de leur classe salariale.

Les employées et employés qui comptent moins de douze (12) mois de service à la date d’entrée en vigueur des augmentations salariales verront leur augmentation liée au PDR calculée au prorata.

Les congés sans solde de trois mois ou moins ne nécessitent aucun rajustement de l’augmentation liée au PDR. Pour tout congé sans solde de plus de trois mois, l’augmentation liée au PDR est rajustée proportionnellement à la durée totale du congé. Le plein PDR est toutefois accordé au personnel qui se trouve en congé sans solde pour acquérir des expériences ou faire des études considérées pertinentes dans le cadre de leur poste. La décision d’accorder le plein PDR est prise conjointement par la direction de la faculté ou du service et la direction des Ressources humaines.

6.2 Les employées et employés en affectation temporaire reçoivent l’augmentation salariale liée à leur poste d’attache et le salaire de l’affectation temporaire est quant à lui recalculé conformément à l’article 12 de la présente méthode.

7. ÉVALUATION DES POSTES

7.1 Une demande officielle d’évaluation de poste doit être formulée chaque fois qu’une description de poste est créée ou modifiée. Les gestionnaires doivent alors fournir les documents ci-dessous en bonne et due forme :

  1. Demande d’évaluation signée par la ou le gestionnaire;
  2. Description de poste signée par toutes les parties;
  3. Organigramme à jour et anonymisé signé par la directrice ou le directeur, incluant les numéros de poste et les classes salariales.

7.2 À la réception d’une demande d’évaluation, les Ressources humaines déterminent s’il y a lieu de réévaluer le poste ou si ce dernier doit être aboli en vue de la création d’un nouveau poste.

7.3 La superviseure immédiate ou le superviseur immédiat (ou une personne déléguée) est invité à la réunion du Comité d’évaluation des postes pour y effectuer une présentation, répondre aux questions des membres et s’assurer que toutes et tous comprennent bien la description du poste.

7.4 Le Comité d’évaluation des postes évalue la description conformément à la méthode Hay. La classe salariale du poste est déterminée en fonction de la somme des points accordés aux différents facteurs.

7.5 Une directrice, un directeur ou une personne occupant un poste de niveau supérieur peut porter en appel la décision du Comité d’évaluation des postes dans les vingt (20) jours ouvrables suivant la réception des résultats. Pour ce faire, un formulaire rempli en bonne et due forme doit être acheminé à l’adresse [email protected].

8. SALAIRE À L’EMBAUCHE

8.1 Il incombe aux Ressources humaines de procéder à l’analyse salariale des personnes nouvellement embauchées, et ce, sans perdre de vue l’équité interne.

8.2 Les résultats de l’analyse salariale sont communiqués à la ou au gestionnaire responsable du recrutement, qui doit s’abstenir de discuter du salaire au préalable avec la candidate ou le candidat.

8.3 Si la ou le gestionnaire responsable du recrutement n’est pas favorable aux résultats de l’analyse salariale, elle ou il doit en discuter avec sa conseillère ou son conseiller en RH au sein de l’équipe Acquisition de talents avant de présenter toute offre verbale.

9. PROMOTIONS ET RECLASSIFICATIONS DE POSTES À LA HAUSSE

9.1 Lorsqu’une employée ou un employé passe à un poste de classe salariale supérieure ou que son poste est reclassé à la hausse, les Ressources humaines utilisent l’une des deux méthodes ci-dessous pour déterminer son salaire (selon le plus élevé des deux résultats) :

  1. Analyse salariale
  2. Augmentation du salaire de base de 5 % par classe salariale supérieure au poste actuel

10. MUTATIONS LATÉRALES (même classe salariale)

10.1 Lorsqu’une employée ou un employé passe à un poste de classe salariale équivalente, les Ressources humaines effectuent une analyse salariale et rajustent son salaire à la hausse si le résultat est supérieur au salaire actuel. Si l’analyse salariale produit un résultat inférieur au salaire actuel, celui-ci demeure le même et il ne peut pas être rajusté à la baisse.

11. RÉTROGRADATIONS ET RECLASSIFICATIONS À LA BAISSE

11.1 Lorsqu’une employée ou un employé passe à un poste de classe salariale inférieure ou que son poste est reclassé à la baisse, aucun rajustement n’est apporté à son salaire, à condition que celui-ci ne dépasse pas le maximum de la nouvelle classe salariale.

11.2 S’il se situe au-delà du maximum de la nouvelle classe salariale, son salaire devient assujetti à la règle suivante :

  1. Si la rétrogradation a lieu à l’initiative de l’employée ou de l’employé ou qu’elle se produit à la suite d’une mesure disciplinaire ou d’un problème de rendement, le nouveau salaire est rajusté au maximum de la nouvelle classe salariale.
  2. Si la rétrogradation est le résultat d’une reclassification ou d’une restructuration, l’employée ou de l’employé devient « cercle rouge » et est assujetti à l’article 6.1 de la présente méthode.

12. AFFECTATIONS TEMPORAIRES (INTÉRIM)

12.1 Lorsqu’une employée ou un employé accepte une affectation temporaire à un poste de classe supérieure, les Ressources humaines bonifient son salaire de 5 % par classe salariale supérieure à celle du poste d’attache. Le résultat de ce calcul ne peut toutefois se situer en deçà du minimum de la classe salariale pour le poste occupé temporairement. Aucune analyse salariale n’est faite pour les affectations temporaires.

12.2 Si l’affectation temporaire est de classe salariale équivalente ou inférieure à celle de son poste d’attache, l’employée ou l’employé conserve son salaire actuel, même si celui-ci dépasse le maximum de la classe salariale du poste temporaire. S’il s’agit d’une classe inférieure, les prochaines augmentations salariales se feront en fonction du poste d’attache de l’employée ou de l’employé, sans qu’il soit considéré « cercle rouge ».

12.3 Tous les avantages des employées et employés en affectation temporaire sont basés sur leur poste d’attache, exception faite des congés annuels, qui sont accumulés en fonction du poste de l’affectation temporaire.

13. RESPONSABILITÉS ADDITIONNELLES TEMPORAIRES (deuxième source)

13.1 Lorsque des responsabilités additionnelles temporaires sont confiées à une employée ou un employé qui continue d’occuper son poste d’attache, les Ressources humaines simulent une évaluation du poste et déterminent si, dans l’éventualité où elles devaient devenir permanentes, ces responsabilités entraîneraient une hausse de la classe salariale.

13.2 Si les résultats de cette simulation démontrent qu’en devenant permanentes, ces responsabilités auraient un effet sur la classe salariale du poste, l’employée ou l’employé se voit accorder une deuxième source correspondant à 5 % de son salaire par classe salariale supérieure à la sienne. Aucune analyse salariale n’est effectuée pour l’octroi d’une deuxième source.

13.2.1 La deuxième source s’applique à la totalité de la période pendant laquelle des responsabilités additionnelles temporaires sont exercées.

13.2.2 Le salaire additionnel accordé pour l’exercice de responsabilités temporaires n’ouvre pas droit à pension et n’est pas assurable.

13.3 Si les résultats de la simulation démontrent qu’en devenant permanentes, ces responsabilités n’auraient aucun effet sur la classe salariale du poste, aucun salaire additionnel n’est accordé à l’employée ou de l’employé qui les exerce.

13.4 Si les responsabilités additionnelles temporaires deviennent permanentes, la description de poste de l’employée ou de l’employé doit être mise à jour et acheminée au Comité d’évaluation des postes. Nonobstant l’article 13.2.1 de la présente méthode, la deuxième source prend fin à la date où les Ressources humaines reçoivent la demande d’évaluation du poste. Si le poste est reclassé à la hausse, la paie rétroactive est alors calculée en fonction de cette date. S’il ne l’est pas, la deuxième source ne peut être rétablie.

13.5 Si plus d’une employée ou d’un employé exerce les responsabilités additionnelles en question, chacun des postes auxquels ces responsabilités se sont greffées temporairement fait l’objet d’une simulation conformément à l’article 13.1. Les règles énoncées à l’article 13.2 s’appliquent alors, et les résultats peuvent varier pour chaque personne qui assume des responsabilités additionnelles.

14. RÉTROACTIVITÉ

14.1 La période de rétroactivité se limite aux trois (3) mois précédant la date à laquelle les Ressources humaines reçoivent la demande officielle d’évaluation du poste, et ce, dans les trois scénarios suivants :

  1. Reclassification à la hausse après l’évaluation d’un poste
  2. Affectation temporaire à un poste de classe supérieure
  3. Bonification du salaire en raison de responsabilités additionnelles temporaires

14.2 Si la demande d’évaluation du poste a été retardée pour des raisons hors de son contrôle, la ou le gestionnaire peut demander de prolonger la période de rétroactivité. Si les Ressources humaines acceptent la justification présentée, la date de rétroactivité peut être déplacée. Toute période de rétroactivité de plus de six (6) mois doit être approuvée par la vice-rectrice associée ou le vice-recteur associé aux ressources humaines et ne peut en aucun cas être de plus de douze (12) mois.

14.3 Lorsqu’un poste est jumelé à une description de poste générique, toute augmentation salariale qui en résulte devient rétroactive pour une période maximale de trois (3) mois. De plus, la date de rétroactivité ne peut pas être antérieure à la date d’entrée en vigueur de la description de poste générique en question.

14.4 Dans le cas d’une restructuration touchant simultanément au moins trois postes au sein d’une faculté ou d’un service, les Ressources humaines et la directrice ou le directeur responsable de la restructuration (ou une personne occupant un poste de niveau supérieur) doivent fixer la date d’entrée en vigueur des changements le plus rapidement possible, et ce, d’un commun accord.

15. MUTATION À UN POSTE IMPLIQUANT PLUS OU MOINS D’HEURES DE TRAVAIL HEBDOMADAIRES

15.1 Lorsqu’une employée ou un employé passe à un poste s’accompagnant d’une moyenne d’heures de travail hebdomadaires différente, son nouveau salaire est calculé par les Ressources humaines en deux étapes :

  1. Son salaire est recalculé en fonction des nouvelles heures de travail régulières.
  2. Le salaire recalculé est ensuite rajusté pour tenir compte des autres dispositions prévues au Règlement 3 et à la présente méthode.

16. RAJUSTEMENTS SALARIAUX

16.1 Si une employée ou un employé peut attester d’expériences pertinentes qui justifieraient le passage à un salaire plus élevé dans sa classe salariale, elle ou il peut soulever la question auprès de sa ou son gestionnaire. La directrice ou le directeur (ou une personne occupant un poste de niveau supérieur) peut alors demander aux Ressources humaines de revoir son salaire.

16.2 Les Ressources humaines effectuent une analyse salariale pour déterminer si un rajustement s’impose. Le cas échéant, une recommandation sera soumise pour approbation à la vice-rectrice associée ou du vice-recteur associé aux ressources humaines.

16.3 Si un rajustement est approuvé, il entrera en vigueur à la date à laquelle les Ressources humaines ont reçu la demande et il ne sera pas rétroactif.

17. PRIMES DE RECRUTEMENT ET DE MARCHÉ

17.1 Dans de très rares cas, et si les Ressources humaines le jugent nécessaire, une prime de recrutement ou de marché peut être offerte pour attirer des personnes candidates.

17.2 Avant d’offrir une prime, il y a lieu de prendre en compte la rémunération globale (salaire annuel, régime de retraite, régime d’assurances collectives, etc.) associée au poste et de l’expliquer à la ou au gestionnaire responsable du recrutement et à la personne candidate.

17.3 Les primes de recrutement et de marché ne sont pas assurables et n’ouvrent pas droit à pension.

17.4 Il existe deux types de primes en contexte de recrutement :

17.4.1 La prime de marché

La prime de marché a pour but de rivaliser avec la rémunération offerte à l’extérieur de l’Université. Après avoir réalisé une étude de marché, les Ressources humaines déterminent si une prime est justifiée et, le cas échéant, établissent la somme maximale à offrir.

Le montant de la prime demeure valide pour une période de trois (3) ans. Au terme de celle-ci, les Ressources humaines refont une étude de marché pour voir s’il y a lieu d’abolir la prime, de la modifier ou de la prolonger de trois (3) ans (renouvelable aux trois [3] ans).

La prime de marché est assujettie à l’augmentation économique annuelle en vigueur pour la classe salariale du poste. Pour que la prime demeure conséquente par rapport au marché, l’une des mesures suivantes sera prise :

  1. Toute augmentation liée au PDR sera retranchée de la prime;
  2. En cas de reclassification du poste, la prime sera rajustée en conséquence;
  3. En cas de changement à l’échelle salariale autre que l’augmentation économique annuelle, la prime sera rajustée en conséquence.

Si l’employée ou l’employé change de poste, la prime de marché est abolie.

17.4.2 La prime de recrutement

La prime de recrutement est conçue pour dédommager temporairement une personne candidate qui subirait une perte de rémunération en venant travailler pour l’Université.

Cette prime fixe diminue d’un même pourcentage chaque année pendant une période de trois (3), quatre (4) ou cinq (5) ans (33,3 %, 25 % ou 20 % par année).

 

ANNEXE