Entrée en vigueur : 1987-12-07
Autorisée par : Secrétaire de l'Université
SERVICES OFFERTS PAR LE BUREAU DE TRADUCTION
INTRODUCTION
1. La présente méthode traite des divers services offerts par le Bureau de traduction, des conditions d'admissibilité à ces services et des modalités qui en régissent la prestation.
RÈGLEMENT CONNEXE
2. Il faut tenir compte du règlement no 106 Bureau de traduction, dans la lecture et l'application de la présente méthode.
ADMISSIBILITÉ
3. a) Service de consultation téléphonique. L'ensemble de la collectivité universitaire peut se prévaloir de ce service (voir no 11).
b) Services de traduction, de révision et d'aide à la rédaction. Seuls les textes suivants, préparés au nom de l'Université, peuvent être confiés au Bureau de traduction.
i) Annonces destinées aux journaux
a. offres d'emploi
b. appels d'offres
c. cours et programmes
ii) Annuaires, dépliants et brochures à grande diffusion
iii) Panneaux, affiches et enseignes de l'Université et de ses unités constituantes
iv) Formulaires
v) Contrats, ententes et modalités dont le contenu a été approuvé par les autorités compétentes
vi) Lettres types
a. réponses aux demandes d'emploi et d'admission
b. attestations de scolarité
c. rappels et avis de recouvrement
vii) Méthodes et règlements scolaires et administratifs
viii) Circulaires et notes de service à grande diffusion
ix) Bulletins et communiqués préparés par les employés pour les employés, par exemple ceux des comités consultatifs du personnel de soutien
c) Le Bureau ne traduit pas :
i) Les textes à caractère personnel
ii) Les textes produits par des organismes externes
iii) Les examens, les tests et la matière de cours
PRIORITÉS
4. En règle générale, le Bureau de traduction traite les demandes dans l'ordre de leur arrivée. Par contre, il se réserve le droit de faire des exceptions à cette règle si les circonstances l'imposent. (Exemples: les communiqués, textes destinés aux journaux, règlements et méthodes dont l'entrée en vigueur et par conséquent la diffusion sont assez urgentes.)
5. Il incombe aux usagers du Bureau de prévoir l'étape de traduction et(ou) de révision dans la production de leurs textes.
Les délais minimums suivants (en jours ouvrables) s'appliquent; l'étape de la frappe est comprise.
- moins d'une (1) page à double interligne ........ 1
- une (1) page à double interligne ............... 1 à 2
- une (1) à trois (3) pages à double interligne ...... 2 à 3
- trois (3) à cinq (5) pages à double interligne ...... 2 à 4
- cinq (5) à huit (8) pages à double interligne ...... 3 à 7
- huit (8) à dix (10) pages à double interligne ...... 5 à 10
- dix (10) pages et plus à double interligne ....... 7 et +
(selon la longueur)
La capacité du Bureau de traduction de respecter les délais ci-dessus dépend de sa charge de travail.
DEMANDE DE TRADUCTION OU DE RÉVISION - MARCHE À SUIVRE
6. Il faut d'abord remplir au complet le formulaire de demande de traduction, que l'on se procure auprès du Bureau de traduction.
7. a) À la demande dûment remplie, il convient de joindre non seulement le texte à traduire ou à réviser, mais aussi, s'ils existent, les documents de référence pertinents tels que
i) les traductions de textes analogues;
ii) les passages du texte pour lesquels il existe déjà une traduction;
iii) s'il s'agit de correspondance, une copie de la lettre à laquelle on répond;
iv) le vocabulaire pertinent;
v) la signification des sigles utilisés;
vi) la source de toute citation;
vii) les appellations bilingues officielles des organismes, s'il y a lieu.
b) Le Bureau n'accepte que les documents DACTYLOGRAPHIÉS; de plus, les textes à reviser doivent être tapés à double ou triple interligne.
8. Envoi du document. Une fois les conditions ci-dessus remplies, il suffit d'envoyer le texte au Bureau de traduction.
REMARQUE : Il est fortement recommandé de communiquer à l'avance avec le Bureau de traduction pour lui signaler l'arrivée prochaine d'un travail, surtout s'il est volumineux. Cela permet au Bureau d'organiser son calendrier de travail en conséquence et de respecter plus facilement le délai demandé.
9. Lorsque le travail est terminé, le Bureau communique avec l'unité responsable pour lui demander comment elle veut reprendre possession du texte.
10. Changements à la traduction ou à la révision. Il importe de signaler au Bureau de traduction les changements que l'on apporte au travail qu'il a effectué, et ce, pour les raisons suivantes :
• a) le Bureau peut tenir compte des usages particuliers lors de travaux ultérieurs qu'il ferait pour la même unité et prendre en note les sources à l'appui de ces changements.
• b) si jamais des erreurs de style ou de syntaxe se glissaient dans les changements, le Bureau pourrait les corriger.
Le Bureau n'assume aucune responsabilité à l'égard des changements que les unités apportent de leur propre chef à la traduction originale.
SERVICE DE CONSULTATION TÉLÉPHONIQUE
11. Les personnes qui veulent obtenir des renseignements linguistiques ou terminologiques au téléphone doivent
• a) indiquer leur nom, leur organisme ou leur unité et leur numéro de téléphone;
• b) fournir un contexte ou une définition pour le mot recherché.
12. Dans la mesure du possible, le Bureau répond immédiatement, ou au plus tard dans la même journée, aux questions qui lui sont posées.
13. Il se peut que le Bureau dirige la personne vers d'autres services linguistiques qui peuvent répondre plus rapidement à la demande.
14. Le Bureau n'effectue pas la traduction ou la révision de paragraphes entiers au téléphone.
TRADUCTION À LA PIGE
15. Pour l'aider dans la traduction des textes admissibles, le Bureau fait parfois appel à des pigistes, surtout lorsque sa charge de travail est considérable ou lorsque le travail est très technique ou spécialisé. Dans le cas de ces textes, les honoraires du pigiste sont payés par le Bureau de traduction. Le travail du pigiste est relu par le personnel du Bureau.
16. Textes non admissibles - accès aux pigistes. Les personnes et les organismes qui n'ont pas droit aux services gratuits du Bureau de traduction peuvent néanmoins demander le nom d'un pigiste avec qui ils traiteront ensuite directement.
EXCEPTION
17. Aucune exception à la présente méthode ne peut être faite sans l'approbation écrite du secrétaire de l'Université.
Publié le 7 décembre l987
(Services linguistiques)