Disposition de l’information

1. INTRODUCTION

1.1 Cette méthode vient en appui au Règlement 23 pour une gestion efficace de l’information.

1.2 Cette méthode fait partie d'une série d'outils en gestion de l'information créés par le Service de gestion de l’information et des archives (GIA) pour assurer la conformité légale de ses pratiques ainsi que garantir l'authenticité, l'intégrité, l'accessibilité et la préservation pérenne et la destruction sécuritaire de l’information produite et reçue par les employés de l’Université dans le cadre de ses fonctions. 

1.3 Il est important de réitérer que toutes les informations produites, accumulées ou reçues par les employés dans le cadre de ses fonctions sont la propriété de l’Université d’Ottawa et ne peuvent être aliénées ni détruites sans que ce soit spécifié dans le calendrier des délais de conservation des documents de l'Université d'Ottawa (XLSX, 123 Ko).

2. OBJECTIF

2.1 Cette méthode vise à informer les employés de l’obligation de procéder régulièrement à la gestion de l’information en leur possession.  Cette procédure décrit les étapes à suivre et fournit des outils pour aider les employés à gérer et à éliminer les informations de manière appropriée et sécurisée.

3. RESPONSABILITÉS DU SERVICE DE LA GESTION DE L’INFORMATION ET DES ARCHIVES

  1. S’assurer que la disposition de l’information ait lieu selon le calendrier des délais de conservation des documents de l'Université d'Ottawa (XLSX, 123 Ko).
  2. Établir, réviser et mettre à jour les règles régissant la disposition de l’information de façon régulière, et selon un processus d’approbation interne par la Secrétaire générale.
  3. Informer et appuyer le personnel sur la disposition de l’information.
  4. Assurer qu’un processus de destruction confidentielle et sécuritaire est en place afin de protéger les informations.
  5. Assurer qu’un processus est en place pour la préservation pérenne de l’information identifiée comme ayant une valeur archivistique, historique et juridique.

4. RESPONSABILITÉS DE LA DIRECTION DES UNITÉS ET DES EMPLOYÉS

  1. Utiliser le calendrier des délais de conservation des documents de l'Université d'Ottawa (XLSX, 123 Ko) pour la disposition de l’information régulièrement.
  2. Approuver les demandes de destruction soumises par le GIA afin de permettre au processus de disposition de l’information de suivre son cours normal.
  3. Collaborer à l’établissement et à la mise à jour du calendrier des délais de conservation des documents de l'Université d'Ottawa (XLSX, 123 Ko) en faisant une demande d’amendement. 
  4. S’assurer que les politiques, les procédures et les méthodes internes de l’unité sont conformes à l’utilisation des outils en gestion de l’information notamment, le calendrier des délais de conservation des documents de l'Université d'Ottawa (XLSX, 123 Ko).
  5. S’assurer que l’information soit transférée à la GIA en temps opportun.

5. ÉTAPES DE DISPOSITION DE L’INFORMATION

Unités

 

Après avoir consulté le calendrier des délais de conservation des documents de l'Université d'Ottawa (XLSX, 123 Ko), existe-t-il des informations prêtes à être transférées à la GIA?

OUI

Initier le transfert d'informations au GIA conformément à la procédure en ligne.

NON

Vérifier régulièrement le calendrier des délais de conservation des documents de l'Université d'Ottawa (XLSX, 123 Ko) pour déterminer si des informations ont atteint leur délai de conservation.

Unités

Après avoir consulté le calendrier des délais de conservation des documents de l'Université d'Ottawa (XLSX, 123 Ko), existe-t-il des informations prêtes à être détruites?

Si vous avez la permission de détruire

Détruire selon les procédures approuvées dans la Méthode 20-4

Si vous n'avez pas la permission de détruire

Contacter la GIA.

 

GIA

Les informations ont-elles une valeur archivistique, historique ou légale?

OUI

Gérer les informations conformément à la Méthode de la Gestion des archives.

NON

Gérer les informations jusqu’à ce qu’elles aient atteint leurs délais de conservation.

GIA

Après avoir consulté le calendrier des délais de conservation des documents de l'Université d'Ottawa (XLSX, 123 Ko), les informations sont-elles prêtes à être détruites?

OUI

Envoyer une demande de destruction de l’information à l'unité responsable. Une fois la demande approuvée, procéder à la destruction.

Si elle n'est pas approuvée, passer à la révision du délai de conservation, si nécessaire.

NON

Gérer les informations jusqu’à ce qu’elles aient atteint leur délai de conservation.

6. MODES DE DESTRUCTION ACCEPTÉS

6.1 Le support et la nature de l’information vont influencer la méthode de destruction à suivre. Il y a cinq modes de destruction acceptés : 

  1. Suppression sécurisée de fichier, répertoire et donnée – suivre les méthodes recommandées par les Technologies de l’information dans le Règlement 117.
  2. Expurgation des appareils de stockage d’information avant leur réutilisation ou élimination (serveur externe, portable, tablette électronique, cellulaire et autres biens de TI) – suivre les méthodes recommandées par les Technologies de l’information dans le Règlement 117.
  3. Déchiquetage sécurisé dans les bacs de recyclage cadenassés pour les documents confidentiels en papier et, si en petite quantité, pour les photographies, négatifs, diapositive, vidéo, clé USB, DVD, CD, disquette, microfiche, microfilm, etc. Utiliser un bac cadenassé dédié aux documents confidentiels qui ne sont pas en papier si vous en détruisez une grande quantité.
  4. Recyclage des documents non confidentiels en papier dans les bacs prévus à cet effet.
  5. Mise à la poubelle des photographies, négatifs, diapositive, vidéo et DVD non confidentiels.

Révisée le 23 septembre 2021

(Gestion de l’information et des archives)