Entrée en vigueur : 2013-04-01
Autorisée par : Comité d'administration
DEMANDES AU COMITÉ D'ADMINISTRATION
1. BUT
La présente méthode a pour but d'établir des normes et une marche à suivre concernant la préparation et la présentation des demandes au Comité d’administration.
2. POUVOIRS DU COMITÉ D’ADMINISTRATION
2.1. ATTRIBUTIONS
Le Comité d’administration, sous la direction du recteur, est un comité responsable de la régie interne de l'Université d'Ottawa et de l'administration générale des affaires de l'Université selon les lois et règlements applicables. Il est entre autres responsable de la bonne gestion du plan stratégique, de la mise en place d’un soutien administratif et stratégique adéquat à la mission académique et de recherche de l’Université d’Ottawa, de l’optimisation des ressources et des biens, du maintien d’un cadre de communication institutionnelle et du développement d’une stratégie de collecte de fonds. Le Comité d'administration rend compte au recteur qui est responsable de faire les recommandations nécessaires au Bureau des gouverneurs.
Les attributions du Comité d’administration se trouvent au lien suivant : https://www.uottawa.ca/notre-universite/gouvernance-interne/comite-administration
2.2. CHARTE DES POUVOIRS DÉCISIONNELS DU COMITÉ D’ADMINISTRATION
La Charte des pouvoirs décisionnels du Comité d’administration reprend les types de décisions qui découlent des attributions du Comité d’administration et décrit en détail pour chaque décision le processus de consultation requis ainsi que le cheminement d’approbation.
2.3. GABARITS POUR SOUMETTRE UNE DEMANDE
En fonction du type de demande soumise au Comité d’administration, deux gabarits sont disponibles.
2.3.1. Formulaire de soumission au Comité d’administration
Le formulaire de soumission au Comité d’administration est utilisé pour toute demande majeure ayant une portée institutionnelle significative ou un impact financier conséquent. Le formulaire de soumission devra émaner obligatoirement du cabinet du recteur ou du cabinet d’un des vice-recteurs et devra comporter des renseignements concernant les points suivants :
• consultations préalables (professeurs, étudiants, syndicats, facultés, services, vice-rectorats);
• conformités avec les règlements;
• analyse des bénéfices et des risques;
• coûts ponctuels et récurrents;
• source de financement;
• s’il y a lieu :
- mise en œuvre et plan de communication;
- impact sur la réalisation des objectifs du plan stratégique.
Le formulaire de soumission au Comité d’administration est disponible au lien suivant : https://www.uottawa.ca/notre-universite/politiques-reglements/formulaires-et-autres-documents
2.3.2. Formulaire « T »
Le formulaire T sera utilisé pour les demandes liées au domaine des ressources humaines au sujet d’un individu dépassant les lois et règlements applicables ou selon les dispositions des conventions collectives.
2.4. PRÉPARATION ET PRÉSENTATION DE LA DEMANDE
Le Comité d’administration se réunit chaque mercredi matin. Toute demande qui parvient au Secrétariat de l’Université au plus tard le lundi en fin de journée peut être présentée au Comité d’administration le mercredi de la semaine suivante. L’ajout de documents après lundi soir pour la réunion de la semaine suivante requiert l’approbation de la vice-rectrice à la gouvernance ou du recteur. L’envoi des documents est fait le mercredi précédant la réunion.
Les demandes soumises au Comité d’administration doivent comprendre tous les renseignements demandés et doivent être accompagnées de toute la documentation pertinente et signées par le demandeur ainsi que le vice-recteur concerné. Les demandes ne répondant pas à ces critères seront retournées au demandeur.
Dans le cas des demandes présentées à l’aide du formulaire de soumission au Comité d’administration, l’original signé et une copie électronique doivent être envoyées au Secrétariat de l’Université.
Dans le cas des demandes présentées sous forme du formulaire T, deux (2) exemplaires signés (l’original et une copie) doivent être envoyés au Secrétariat de l’Université.
Dans le cas des formulaires T, le Secrétariat de l’Université est chargé d’obtenir les approbations nécessaires au sein de l’Administration centrale.
2.5. DIFFUSION DES DÉCISIONS
Après approbation du procès-verbal, le Secrétariat de l’Université informe le demandeur par voie électronique de la décision du Comité d’administration.