Entrée en vigueur : 2021-04-28
Autorisée par : Comité d’administration
PLAINTES DE HARCÈLEMENT ET/OU DE DISCRIMINATION DÉPOSÉES PAR DES MEMBRES DU PERSONNEL
OBJET
1. La présente procédure a pour objet d’établir les modalités de traitement de toutes les plaintes de harcèlement et/ou de discrimination déposées par des membres du personnel. Elle est rédigée en conformité avec le Règlement 67a sur la prévention du harcèlement et/ou de la discrimination. La présente procédure n’empêche pas le dépôt d’une plainte auprès du Tribunal des droits de la personne de l’Ontario dans les délais prescrits par le Code des droits de la personne de l’Ontario, n’a pas été mise en place dans l’intention de dissuader une personne de le faire, et n’a pas pour effet de priver une personne de son droit d’exercer tout autre recours judiciaire dont elle peut se prévaloir.
CONVENTION COLLECTIVE APPLICABLE
2. La présente procédure ne remplace ni n'abroge les modalités de traitement des plaintes ou les processus d'enquête prévus par les dispositions de conventions collectives applicables. Si une convention collective s'applique, la plainte est traitée conformément aux dispositions pertinentes de cette convention. Si aucune convention collective ne s’applique ou qu’aucune disposition pertinente n’y est prévue, la plainte est traitée selon la présente procédure.
SOUTIEN
Bureau des droits de la personne (« BDP »)
3. Si un membre du personnel se considère victime de harcèlement et/ou de discrimination, il devrait s'adresser au BDP.
4. Si une personne concernée par une plainte est syndiquée, elle est informée de son droit d’être secondée en tout temps par un représentant syndical. Si la personne n’est pas syndiquée, elle est informée qu’elle peut être secondée en tout temps par la personne de son choix tout au long des étapes, officielles ou non, décrites dans la présente procédure. La personne qui seconde peut être présente tout au long du traitement de la plainte. Toutefois, son rôle ne consiste pas à représenter la partie à la plainte ni à intervenir en son nom dans le cadre des échanges ou des rencontres. De plus, la personne qui aide doit respecter le caractère confidentiel des renseignements échangés.
CONFIDENTIALITÉ
5. a) Le caractère confidentiel des renseignements divulgués dans le contexte de la présente procédure, y compris lors des séances de médiation ou d'autres initiatives visant à régler le différend, doit, dans la mesure du possible, être respecté conformément à l'objectif de l’Université de réagir de manière appropriée, ce qui signifie que les renseignements relatifs à la plainte sont communiqués uniquement aux personnes qui doivent en prendre connaissance pour faire enquête ou régler la plainte. Si la situation le justifie, la personne concernée est consultée avant que les renseignements ne soient communiqués.
b) Toutes les personnes en cause sont tenues de respecter le caractère confidentiel des renseignements. Les manquements à cet égard risquent de compromettre le bon déroulement du traitement de la plainte décrit dans la présente procédure. Tout cas de non-respect du caractère confidentiel sera étudié et, selon les circonstances, la personne n’ayant pas respecté le caractère confidentiel pourrait être sanctionnée.
c) Les renseignements divulgués par une personne lors d’une séance de médiation ou de toute initiative visant à régler une plainte selon la présente procédure le sont sans préjudice pour la personne en question, et ils ne peuvent être utilisés aux étapes ultérieures, officielles ou non, du traitement de la plainte prévues par la présente procédure. Tout médiateur d’une plainte ne peut être contraint de témoigner, à l’occasion d'une procédure ultérieure, au sujet de renseignements divulgués pendant la médiation, sauf s’il est tenu de le faire sur l’ordre d'une cour, d’un tribunal ou d’un arbitre.
PROCÉDURE NON OFFICIELLE
Options de règlement
6. Une fois que le BDP a été avisé de l’objet de la plainte, un intervenant ou une intervenante en matière des droits de la personne (« Intervenant ») discute avec l’employé des circonstances de la plainte et des attentes de ce dernier, et ils étudient ensemble diverses possibilités, par exemple :
a) Soumettre le cas aux ressources ou services compétents offerts par l’Université ou hors de l’établissement;
b) Communiquer avec la personne contre qui la plainte est portée pour l’informer des allégations de harcèlement et/ou de discrimination qui pèsent contre elle et lui rappeler qu'un tel comportement est importun et qu’il doit cesser;
c) Régler l’affaire de manière non officielle par voie de médiation;
d) Déposer une plainte officielle.
Médiation
7. Selon la nature et les circonstances de la plainte, il est possible de recourir à la médiation en vue de la régler de manière non officielle, avec la participation des parties en cause. La médiation est volontaire. Les parties peuvent refuser la médiation; si au contraire elles acceptent d’y participer, elles y consentent par écrit, et l’une ou l’autre peut s’en désister à tout moment. Le fait pour une partie de refuser la médiation ou de s’en désister ne sera pas retenu contre elle.
PLAINTE OFFICIELLE
8. L’Intervenant informe le membre du personnel des formalités à remplir pour le dépôt de sa plainte.
Moment du dépôt et teneur de la plainte
9. S’il n’a pas été possible d’obtenir un règlement par voie non officielle, le membre du personnel qui se croit victime de harcèlement et/ou de discrimination (le« plaignant ») peut déposer auprès de l’Intervenant une plainte écrite officielle dans laquelle il indique le nom de la personne contre qui la plainte est portée (le« défendeur »). La plainte doit faire état de la nature des actes harcelants et/ou discriminatoires allégués et de leur fréquence. Elle peut contenir, par exemple, une description circonstanciée des actes, les dates précises où ils ont été perpétrés et le nom des témoins potentiels.
10. Pour que la plainte soit étudiée, elle doit :
a) Être déposée dans un délai de 12 mois suivant le dernier incident de harcèlement ou de discrimination;
b) Porter sur des incidents de harcèlement et/ou de discrimination.
11. L’Intervenant accuse réception de la plainte, communique avec le plaignant au sujet des renseignements fournis dans la plainte et demande, au besoin, des précisions.
Envoi de la plainte au défendeur et à l’autorité compétente
12. L’Intervenant transmet au défendeur une copie de la plainte ainsi que les autres renseignements obtenus du plaignant, et il avise l’« autorité compétente ».
a) Si le défendeur est syndiqué et que sa convention collective prévoit une procédure d’enquête sur les plaintes pour harcèlement et/ou discrimination, le traitement de la plainte par l’autorité compétente, la conduite de l’enquête et la décision sont régis par la convention collective et non par la présente procédure.
b) Si le défendeur est syndiqué, mais que sa convention collective ne prévoit aucune procédure d’enquête sur des plaintes pour harcèlement et/ou discrimination, l’autorité compétente qui doit se saisir de la plainte est le directeur ou vice-recteur associé dont le défendeur relève.
c) Si le défendeur n'est pas syndiqué, l’autorité compétente qui doit se saisir de la plainte est le directeur, vice-recteur associé, vice-recteur ou recteur dont le défendeur relève.
d) Si le défendeur est un étudiant de premier cycle, un étudiant des cycles supérieurs, un étudiant spécial, un chercher-boursier de niveau postdoctoral, un médecin résident ou un clinicien membre du personnel enseignant qui n’est pas syndiqué, l’autorité compétente qui doit se saisir de la plainte est le doyen dont le défendeur relève.
e) Si le défendeur est un entrepreneur, un visiteur ou un bénévole de l’Université, l’autorité compétente qui doit se saisir de la plainte est le membre du personnel de l’Université qui supervise le défendeur.
Dans les cas où il existe un conflit d’intérêts ou une crainte raisonnable de partialité, une autre personne ayant autorité sur le défendeur sera désignée comme autorité compétente.
Réponse
13. L’Intervenant demandera au défendeur de répondre à la plainte par écrit dans un délai de 10 jours ouvrables suivant la date à laquelle elle lui a été envoyée. La plainte sera traitée même si le défendeur ne fournit pas de réponse.
Évaluation par l’Intervenant
14. Une fois que l’Intervenant a reçu la plainte ainsi que la réponse, le cas échéant, il détermine laquelle des options suivantes s’applique.
a) Il n'y a pas lieu de donner suite à la plainte parce qu'elle :
i) Est retirée ou a été réglée;
ii) Échappe à la définition de harcèlement et/ou de discrimination.
b) Il serait plus judicieux de procéder au règlement de la plainte par voie de médiation entre le plaignant et le défendeur, s’ils optent pour cette solution.
c) La plainte doit faire l’objet d’une enquête.
15. Le plaignant et le défendeur sont informés par écrit des résultats de l’évaluation de la plainte, ainsi que de toute éventuelle révision prévue au paragraphe 16 de la présente procédure. S’il n’y a pas lieu de donner suite à la plainte, l’Intervenant clôt le dossier, et il informe l’autorité compétente des résultats de l’évaluation.
Révision de l'évaluation
16. On peut demander la révision de l’évaluation effectuée aux termes de l’article 14 uniquement si l’évaluateur a jugé que la plainte échappait à la définition de harcèlement et/ou de discrimination.
17. Si le plaignant est en désaccord avec la conclusion selon laquelle la plainte échappe à la définition de harcèlement et/ou de discrimination, il peut demander à la Directrice du Bureau des droits de la personne (« Directrice ») de réviser l’évaluation. Le plaignant doit alors présenter sa demande de révision par écrit dans un délai de 30 jours suivant la date de l’évaluation. La décision rendue par la Directrice est sans appel, et elle est communiquée par écrit au plaignant et au défendeur. L’Intervenant et l’autorité compétente sont également informés de la décision.
Médiation
18. Même si l’Intervenant juge que le plaignant et le défendeur auraient avantage à régler la plainte par voie de médiation, l’un ou l’autre peut refuser de le faire. Si les parties acceptent de recourir à la médiation, elles concluent une entente écrite dans laquelle sont énoncées les modalités de la médiation. Le plaignant ou le défendeur peut se désister de la médiation à tout moment. La décision de ne pas participer à la médiation ou de s’en désister ne sera pas retenue contre l'une ou l’autre des parties, et la plainte fera alors l’objet d'une enquête.
Enquête
19. Si la plainte n’a pas été réglée ou retirée, l’Intervenant détermine si une enquête interne peut être effectuée ou si un enquêteur externe doit être mandaté. Si l’enquête est confiée à un membre du personnel, celui-ci peut déléguer certaines tâches à une personne afin que l’enquête soit menée plus efficacement.
20. L’enquêteur communique avec le plaignant et le défendeur pour leur permettre de fournir d’autres renseignements ou précisions. Il communique également avec tout autre témoin ou toute autre personne qu'il faut consulter pour obtenir de plus amples précisions sur les allégations ou pour recueillir des déclarations verbales ou écrites auprès des témoins. Si de telles déclarations sont faites par écrit, elles doivent être signées par le témoin. L’Intervenant rendra compte au plaignant, au défendeur et à l’autorité compétente de la progression du traitement de la plainte et de l’enquête.
CONCLUSIONS ET DÉCISION RENDUE SUR LA PLAINTE
Version préliminaire du rapport d’enquête
21. Une fois son enquête terminée, l’enquêteur fournit une version préliminaire de son rapport d’enquête confidentiel. Il y fait part de ses constatations de fait, et se prononce sur le bien-fondé de la plainte ou s’abstient de le faire vu l’insuffisance de preuves recueillies dans le cadre de son enquête. Le plaignant et le défendeur peuvent transmettre à l'enquêteur des commentaires par écrit dans un délai de 10 jours ouvrables suivant la date du rapport.
Version définitive du rapport d’enquête
22. Si la plainte n’a pas été réglée ou retirée et que le délai accordé au plaignant et au défendeur pour remettre leurs commentaires sur la version préliminaire du rapport est écoulé, l’enquêteur met la dernière main à son rapport confidentiel et en fait parvenir un exemplaire de la version définitive au plaignant, au défendeur et à l’autorité compétente. Si l’enquête a été confiée à un enquêteur externe, ce dernier envoie également un exemplaire de la version définitive du rapport à l’Intervenant.
Décision
23. L’autorité compétente étudie la version définitive du rapport et, sur la foi des constatations et conclusions qui y sont formulées :
a) Décide des mesures à prendre, le cas échéant, compte tenu des circonstances, ou recommande leur imposition; puis
b) Procède à un suivi de l’affaire pour déterminer si les mesures imposées sont susceptibles d’empêcher la répétition du comportement harcelant et/ou discriminatoire.
24. Les mesures imposées pour faire cesser le harcèlement et/ou la discrimination dépendent des faits, de la gravité du comportement, de toute circonstance atténuante et des conventions collectives ou règlements de l’Université qui s’appliquent. Si la plainte est fondée, il faut faire en sorte que le harcèlement et/ou la discrimination ne se reproduise plus, que le tort causé au plaignant par le comportement soit réparé et que le défendeur soit sanctionné. La liste suivante fournit des exemples de sanctions ou de mesures de redressement; elle ne se veut pas exhaustive ni ne suggère de gradation des sanctions ou des mesures.
a) Une lettre d’excuses;
b) La participation à des séances d’information sur le harcèlement et/ou la discrimination;
c) La participation à des séances de perfectionnement des aptitudes à communiquer ou à résoudre des conflits;
d) La participation à des séances visant à régler des questions, des conflits ou des différends encore en suspens;
e) L’interdiction ou la limitation de l’accès aux campus de l’Université;
f) Des mesures disciplinaires, comme la réprimande, la suspension, le congédiement ou l’expulsion.
25. Les sanctions et mesures imposées sont appliquées sur-le-champ, sauf si le rapport ou les sanctions doivent être approuvés ou entérinés par le Comité d'administration ou tout autre organe administratif de l’Université.
Communication des décisions et mesures
26. L’autorité compétente informera le plaignant et le défendeur par écrit des décisions et mesures prises par suite de la plainte. Certains renseignements relatifs aux sanctions ou à d’autres mesures pourraient être communiqués sous réserve des dispositions de la convention collective, d’autres règlements de l’Université et de la législation sur l’accès à l'information et la protection des renseignements personnels.
DISCRIMINATION SYSTÉMATIQUE À L’ENDROIT DE MEMBRES DU PERSONNEL
27. Les procédures, officielles ou non, qui sont décrites dans la présente procédure s’appliquent, avec les modifications qui s’imposent, aux allégations de discrimination systémique. Le vice-recteur associé aux ressources humaines fait office d’autorité compétente.
AUTRES RECOURS
28. Une fois la plainte entendue et tranchée conformément au Règlement 67a et à toutes les procédures pertinentes mises en place par l’Université, le plaignant ou le défendeur peut s’adresser à l’ombudsman de l’Université.
MESURES PROVISOIRES
29. Des mesures provisoires visant à stabiliser la situation peuvent être prises à tout moment pendant le traitement de la plainte jusqu’à son règlement et, si les circonstances le justifient, peuvent consister à séparer le plaignant et le défendeur ou à faire en sorte que les échanges entre les deux soient interrompus ou réduits au minimum.
ÉCHÉANCES ET DÉLAIS
30. Les délais stipulés dans la présente procédure pour le dépôt d’une réponse et l’envoi d’un rapport servent à s’assurer que la plainte est traitée en temps opportun. Les délais peuvent être prorogés pour des motifs exceptionnels, c’est-à-dire que la Directrice ou la personne qui agit en son nom peut les proroger si le retard est motivé et que la prorogation ne porte pas préjudice ni ne nuit aux parties à la plainte.
31. Il peut être impossible de fixer des échéances convenables pour le règlement de la plainte, l’enquête ou le prononcé de la décision finale. Par conséquent, si aucun délai n’est mentionné dans la présente procédure, l’objectif est d’agir dans des délais raisonnables et aussi rapidement que possible compte tenu de la nature et de la complexité des circonstances de la plainte, et compte tenu également d’autres circonstances qui sont susceptibles de se présenter durant le traitement de la plainte et qui échappent à la volonté des parties.
RÉVISION ET MISE EN APPLICATION
32. Le BDP est chargé de la révision et de la mise en application de la présente procédure.
MODIFICATION
33. Nulle modification ne peut être apportée à la présente procédure sans l’autorisation du Comité d’administration. Un exemplaire de la présente procédure en sa version modifiée et ratifiée sera affiché sur le site Web de l’Université et sera transmis à titre d’information aux syndicats et aux regroupements de membres du personnel non syndiqués.
Révisé le 28 avril 2021
(Bureau des droits de la personne)