Entrée en vigueur : 2010-01-12
Autorisée par : Vice-recteur aux relations extérieures
RÉCEPTION DE DONS EN NATURE, Y COMPRIS LES ŒUVRES D’ART
1. Lorsqu'un donateur potentiel qui veut offrir un don en nature communique avec un membre du personnel de l'Université d'Ottawa, ce dernier inscrit les renseignements préliminaires sur le formulaire Don en nature (PDF) et l'achemine ensuite à l'adresse suivante:
Chef, Développement et reconnaissance
Bureau du développement
190, avenue Laurier Est
Ottawa (Ontario) K1N 6N5
2. Le Bureau du développement peut décider de communiquer avec le donateur et peut examiner la pertinence de l'offre pour veiller à ce que le don corresponde à la mission de l'Université. Selon la nature du don, le Bureau du développement peut consulter les facultés ou services; par exemple, un don de livres destinés à la collection permanente de la bibliothèque est assujetti à l'approbation de la bibliothécaire en chef.
La décision finale concernant l'acceptation d'un don appartient au Comité d'administration de l'Université.
3. Le Bureau du développement détermine le processus d'évaluation.
4. L’évaluateur doit être indépendant, c’est-à-dire qu’il ne doit être lié ni au donateur ni à l’Université.
DONS DE 1 000$ OU MOINS
5. Si on estime que la valeur du don ne dépasse pas 1 000$, l’Agence de revenu du Canada accepte une évaluation de la part d’un membre du personnel de l’Université, si cette personne connaît bien le domaine et a les compétences nécessaires pour établir la juste valeur marchande de l’objet.
DONS DE PLUS DE 1 000$
6. Un expert ou évaluateur attitré effectue l'évaluation.
7. L’expert attitré ne doit pas faire partie du personnel de l’Université d’Ottawa.
8. Au besoin, l’Université peut obtenir d’autres évaluations à la discrétion de l’Université.
9. Dans certains cas exceptionnels, s’il s’avère extrêmement difficile de trouver un expert compétent, ou si une évaluation devait entraîner une dépense injustifiée, l’Agence de revenu du Canada prend en considération l’évaluation d’un membre de l’Université, même si elle dépasse 1000$, pourvu que ce membre possède la compétence requise.
ŒUVRES D'ART
10. Pour que l’Université considère la possibilité d’accepter un don, les donateurs doivent soumettre les renseignements suivants:
- nom de l’artiste
- nom de la galerie d’art ou avis confirmant que l’artiste est autonome
- titre de l’œuvre
- date de production
- technique (huile, aquarelle, etc.)
- format
- courte description de l’œuvre et au moins une photo
- condition physique de l'œuvre
- curriculum vitae de l'artiste et ses coordonnées (si possible).
11. Les donateurs doivent fournir ces renseignements au Bureau du développement, qui prévient le Comité consultatif pour l’acquisition d’œuvres d’art (CCAOA). Le CCAOA procède à l’évaluation de l’œuvre d’art et détermine l’exactitude de l’évaluation. Des marchands d’œuvres d’art, des évaluateurs ou d’autres personnes qui connaissent la juste valeur marchande du bien donné peuvent en faire une évaluation valide.
12. Le CCAOA présente ses recommandations relatives aux œuvres d’art au Comité d’administration. Le Bureau du développement assure tous les contacts avec les donateurs.
REÇUS FISCAUX
13. Lorsque toutes les étapes ci-dessus sont terminées, que le Bureau du développement a en dossier une preuve de réception du don et que les exigences de l’Agence de revenu du Canada sont respectées, alors le Bureau du développement remet un reçu fiscal reflétant la juste valeur marchande de l’objet.
DÉPÔT DE DOCUMENTS
14. Le formulaire Don en nature original, l’évaluation, la preuve de réception du don et toute autre pièce justificative ou correspondance sont conservés en dossier au Bureau du développement.
ASSURANCE
15. Le Bureau de la gestion du risque s’assure d'obtenir une couverture d’assurance appropriée pour les objets inscrits en vertu de la présente méthode. À défaut de suivre cette méthode, la couverture pourrait être inexistante.
EXCEPTION
16. Aucune exception à la présente méthode ne peut être faite sans l’approbation écrite du vice-recteur aux relations extérieures.
(Bureau du développement)