Approuvé Bureau des gouverneurs 2010.5
DÉSIGNATION DES BIENS DE L’UNIVERSITÉ
PRÉAMBULE
1. Depuis longtemps, l’Université d’Ottawa a pour tradition de nommer certains biens corporels ou incorporels (existants ou projetés) en l’honneur de fondateurs, bienfaiteurs, membres de son personnel et autres personnes ayant apporté des contributions exceptionnelles à l’Université et à sa mission ou encore à la société à l’échelle locale, nationale ou mondiale.
2. La désignation des biens est un moyen éloquent de souligner les contributions hors du commun de ceux et celles qui serviront de source d’inspiration aux prochaines générations d’étudiants, de diplômés et de membres de la communauté universitaire. L’association de l’Université à de tels êtres extraordinaires renforce l’établissement lui-même ainsi que la conscience de son patrimoine et de ses liens avec la communauté environnante.
3. Les processus et règles régissant la désignation d’un bien, tel que le définit l’article 6, doivent être clairement établis et transparents, et ce, pour plusieurs raisons :
a) Les noms choisis reflètent l’idée que l’Université se fait d’elle-même, de sa mission et de ses valeurs.
b) Le nombre de personnes pouvant mériter une désignation excède largement la quantité de biens dont l’Université dispose pour attribuer cet honneur. Il faut donc soupeser soigneusement chaque proposition avant de prendre une décision.
c) Le bien portera généralement le nom choisi à perpétuité ou pour toute sa durée de vie.
d) L’Université doit faire preuve de cohérence dans les hommages qu’elle rend à ses employés, bienfaiteurs et autres personnes de mérite.
OBJECTIF ET APPLICATION
4. Le présent Règlement a été adopté pour veiller à ce que le processus et les règles régissant la désignation des biens soient clairement énoncés et compris, et à ce que tous les intéressés les respectent.
5. À compter de la date de son approbation par le Bureau des gouverneurs, le Règlement sera considéré comme faisant partie intégrante de toute proposition de désignation ou document connexe, et y fera l’objet de renvois.
6. Le Règlement s’applique à la désignation de tous les biens, corporels ou incorporels, de l’Université, y compris les suivants (liste non exhaustive).
Biens corporels
a) terrains, immeubles ou parties d’immeuble (p. ex. ailes, salles de lecture ou de séminaires, laboratoires, atriums, foyers, etc.)
Biens incorporels
a) unités scolaires(p. ex. facultés, départements, écoles, instituts, centres)
b) programmes d’études
c) fonctions universitaires (p. ex. chaires de recherche ou d’enseignement ou postes similaires)
d) programmes sportifs
Autres occasions de désignation
7. Lorsqu’une proposition de désignation ne touche pas un bien de l’Université, comme dans les exemples présentés ci-dessous, le processus d’approbation est établi par le vice-recteur aux relations extérieures, ou son mandataire, en collaboration avec les cadres supérieurs concernés.
Exemples d’occasions de désignation ne touchant pas un bien de l’Université :
a) collections d’ouvrages, d’archives, d’art et autres ressources documentaires ou culturelles
b) équipement
c) activités savantes (p. ex. conférences, symposiums, colloques) ou d’ordre général (p. ex. événements sportifs et autres activités parascolaires)
Occasions où le Règlement ne s’applique pas
8. Le Règlement n’est pas appliqué aux occasions de désignation suivantes :
a) les fonds de dotation et les prix ou bourses pour étudiants sont régis par le Règlement 112. Toute occasion de désignation les concernant est traitée par le Bureau du développement dans le cadre du processus d’approbation de leurs modalités respectives.
b) les occasions et ententes de commandites, lesquelles sont régies par le règlement sur les commandites de l’Université d’Ottawa.
RÈGLES DE DÉSIGNATION
Général
9. La désignation des biens de l’Université d’Ottawa doit respecter les règles suivantes :
a) Chaque désignation doit appuyer les objectifs et fins énoncés dans la Loi de l’Université d’Ottawa de même que la mission et les priorités de l’Université, et ce, sans nuire à l’intégrité ou à la liberté d’enseignement de l’établissement.
b) La désignation d’unités scolaires et de programmes ne doit pas empêcher l’Université de modifier ses priorités en matière de recherche et d’enseignement.
c) Les personnes honorées doivent jouir d’une bonne réputation.
d) La désignation de biens corporels en l’honneur d’une société, d’une fondation ou d’une autre entité similaire n’est valide que pour une période de temps prédéfinie et limitée.
e) Les noms, logos, symboles ou mots servant de marque d’entreprise ne peuvent figurer à des fins de reconnaissance sur les faces extérieures d’un immeuble hébergeant une unité scolaire.
f) Il ne peut y avoir d’entente de désignation (orale ou écrite) concernant un bien de l’Université sans l’approbation écrite préalable du Comité d’administration.
Désignation en l’honneur d’une personne en l’absence d’un don
10. La désignation en l’honneur d’une personne en l’absence d’un don doit respecter les règles suivantes :
a) Toute entente de désignation doit avoir reçu l’approbation préalable du Comité d’administration.
b) La personne que l’on veut honorer doit s’être distinguée d’au moins une des manières suivantes :
i) La personne s’est distinguée dans le domaine savant au service de l’Université et elle a acquis une excellente renommée nationale ou mondiale;
ii) La personne a rendu d’éminents services à l’Université dans un poste administratif important et y a accompli des réalisations exceptionnelles justifiant la reconnaissance;
iii) La personne a contribué de façon réellement exceptionnelle au bien de l’Université ou s’est distinguée de façon si unique qu’elle mérite cette reconnaissance.
c) La proposition de désignation visant à rendre hommage à une personne peut se faire à compter de :
i) deux ans après la date à laquelle la personne a quitté l’Université (pour sa retraite ou un autre motif), deux ans après la fin de son mandat comme titulaire d’une charge obtenue par élection ou nomination, ou deux ans après sa mort si elle était encore un membre actif de la communauté universitaire au moment de son décès.
d) Les désignations visant à rendre hommage à des membres actuels de la communauté universitaire ne seront envisagées que dans des circonstances exceptionnelles.
Immeubles
11. Pour que la désignation d’un immeuble ou d’un autre bien (p. ex. l’ensemble ou une partie d’une installation fraîchement construite ou rénovée) puisse prendre effet, l’Université doit avoir reçu au moins 51 % de la contribution privée ou des coûts d’immobilisation, selon le cas.
Exceptionnellement, la désignation peut prendre effet avant l’atteinte du pourcentage minimum indiqué ci-dessus. Toute exception du genre nécessite l’approbation du Comité d’administration.
Changement de désignation
12. Toute demande visant à changer ou à modifier par l’ajout d’un nom la désignation d’un bien doit faire l’objet d’une proposition écrite préparée conformément au processus énoncé aux articles 17 et 18 et contenant tous les renseignements mentionnés aux articles 15 et 16. Il faut aussi respecter les lignes directrices suivantes :
a) Les Services juridiques passeront en revue toute proposition de changement ou de modification d’une désignation visant à reconnaître un don. Ils examineront toute la documentation concernant le don initial et la désignation actuelle de même que celle se rapportant au nouveau don et à la désignation proposée.
b) Lorsqu’un immeuble ou une partie d’immeuble faisant l’objet d’une désignation atteint la fin de sa durée de vie et doit être remplacé ou faire l’objet de rénovations importantes, la structure fraîchement construite ou rénovée peut être renommée pour souligner un autre don.
c) Lorsqu’un bien faisant l’objet d’une désignation cesse d’exister ou est développé pour un autre usage, on envisagera d’autres moyens appropriés de reconnaître les donateurs et bienfaiteurs antérieurs.
d) Les représentants de l’Université feront de leur mieux, dans les limites de ce qui est raisonnable, pour avertir les personnes honorées ainsi que leur famille immédiate dans l’éventualité d’une proposition de changement de désignation d’un bien.
Plaques et marques de reconnaissance
13. Les plaques et autres marques de reconnaissance liées à une désignation sont d’apparence généralement uniforme, et contiennent le nom de la personne honorée, la date d’inauguration ou, selon le cas, la date à laquelle une portion substantielle du projet a été complétée. Toutes les plaques et marques de reconnaissances sont assujetties aux règlements et lignes directrices de l’Université concernant l’affichage.
Révocation d’une désignation
14. L’Université se réserve le droit de révoquer une désignation à sa seule discrétion si le Bureau des gouverneurs estime que cette mesure est dans l’intérêt véritable de l’établissement. Les demandes de révocation doivent être soumises au Comité d’administration, qui demandera ensuite au Bureau des gouverneurs de trancher.
CONTENU DE LA PROPOSITION DE DÉSIGNATION
15. Les propositions de désignation doivent se faire par écrit et contenir les renseignements suivants :
a) Une description de l’occasion de désignation proposée;
b) Une description de l’importance de la personne à honorer et de sa réputation, et des exemples démontrant son intégrité, ou, dans le cas d’une entité, une description de sa réputation et des exemples démontrant son intégrité;
c) La durée proposée pour la désignation;
d) Les implications de la désignation proposée sur les autres occasions de désignation associées au bien (et s’il y a lieu, sur toute unité scolaire touchée par la désignation) compte tenu de la mission et des priorités de l’Université;
e) Une disposition visant le changement de désignation futur du bien, surtout si le bien en question est susceptible d’être remplacé ou si sa forme, sa nature ou sa vocation sont susceptibles de changer considérablement;
f) S’il y a lieu, le degré de soutien dont jouit la proposition au sein de la Faculté ou du Service (attesté par des lettres de professeurs);
g) La justification du moment choisi pour la désignation si elle est faite en l’honneur d’une personne retraitée ou décédée;
h) La relation de la personne ou de l’entité avec l’Université;
i) Toute préoccupation concernant la désignation et toute conséquence potentielle, à court ou à long terme, de ce choix sur la Faculté, le Service ou l’Université.
16. Les propositions de désignation associées à des donateurs doivent aussi contenir les renseignements suivants :
a) La nature du don et son impact attendu;
b) Le montant du don en dollars et l’échéancier proposé pour le décaissement;
c) L’impact sur les priorités stratégiques de l’Université ou de la Faculté de même que la pertinence et la durabilité du don si la désignation qu’il appuie vise une nouvelle unité ou un nouveau programme;
d) La durée de la désignation si elle rend hommage à une société, à une fondation ou à toute autre entité similaire;
e) Des dispositions advenant le non-respect des modalités de l’entente entourant le don.
PROCESSUS
17. Un membre de la communauté de l’Université d’Ottawa envoie une proposition de désignation par écrit au recteur, à un vice-recteur, à un doyen ou au bibliothécaire en chef.
18. La proposition de désignation d’un bien est examinée selon les étapes suivantes :
Première étape (examen préliminaire)
a) Le recteur, vice-recteur, doyen ou bibliothécaire en chef, selon le cas, évalue la proposition. S’il la juge intéressante, il sollicite l’avis écrit du recteur ou, dans le cas du recteur, d’un vice-recteur ou de son mandataire.
Deuxième étape (proposition de désignation écrite)
b) S’il reçoit un avis écrit favorable à la poursuite des démarches, le recteur, vice-recteur, doyen ou bibliothécaire en chef élabore une proposition écrite à l’appui de la désignation, en collaboration avec le Bureau du développement et les Services juridiques au besoin.
Troisième étape (consultation et approbation du Bureau des gouverneurs)
c) Si la proposition de désignation touche un immeuble ou une unité scolaire,
i) elle est soumise au Comité d’administration.
ii) Si le Comité l’approuve, il la soumet à son tour à un comité spécial composé de membres du Bureau des gouverneurs et du Sénat (à raison d’un maximum de trois [3] représentants par entité) et de membres de la communauté universitaire. Les membres de la communauté universitaire consultés doivent comprendre un étudiant choisi par l’Association des étudiants diplômés et/ou la Fédération étudiante de l’Université d’Ottawa. L’étudiant en question doit être inscrit à l’unité scolaire touchée ou suivre des cours dans l’immeuble visé par la proposition de désignation.
iii) Le comité spécial soumet ensuite ses recommandations au Comité d’administration. Ce dernier examine et considère toutes les recommandations, mais n’est pas tenu de les suivre. Le Comité d’administration peut ensuite rejeter la proposition de désignation ou recommander au Bureau des gouverneurs de l’approuver.
d) Toute proposition de désignation ne touchant pas un immeuble ou une unité scolaire est soumise au Comité d’administration, qui détermine s’il faut :
i) soumettre la proposition à un comité spécial composé de membres du Bureau des gouverneurs et du Sénat (à raison d’un maximum de trois [3] personnes par entité) et de toutes autres personnes à qui le recteur juge utile de faire appel ou approuver la proposition sans autre forme de consultation.
ii) La décision de soumettre ou non la proposition au comité spécial dépend de l’ampleur du don, de ce qu’il amène comme visibilité et du bien faisant l’objet de la proposition.
iii) Les résultats de toute consultation du comité spécial sont présentés au Comité d’administration. Ce dernier examine et considère toutes les recommandations du comité spécial découlant de la consultation, mais n’est pas tenu de les suivre. Le Comité d’administration peut ensuite rejeter la proposition, l’approuver ou la soumettre au Bureau des gouverneurs pour approbation. La décision de soumettre ou non la proposition au Bureau des gouverneurs dépend de l’ampleur du don, de ce qu’il amène comme visibilité et du bien faisant l’objet de la proposition.
CONDITIONS GÉNÉRALES
Confidentialité
19. L’Université fera tout ce qui est raisonnablement possible pour conserver la plus stricte confidentialité dans le traitement des propositions de désignation. Toutefois, une demande d’accès à l’information effectuée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée de l’Ontario pourrait l’obliger à divulguer des renseignements concernant les propositions de désignation.
Dossiers
20. Après l’approbation finale et l’annonce publique de la désignation, la proposition de désignation officielle, l’entente de don et toute la documentation connexe sont envoyées au Cabinet du vice-recteur à la gouvernance.
21. Le Cabinet du vice-recteur aux relations extérieures conserve une copie de toute proposition de désignation, entente de don et documentation connexe.
22. Le Service des immeubles est responsable de tenir à jour une base de données sur les immeubles et parties d’immeuble faisant l’objet de désignations.
Examen du Règlement
23. Ce Règlement sera examiné périodiquement selon les recommandations du Comité d’administration. Tout changement recommandé à l’issue de l’examen doit être approuvé par le Comité exécutif du Bureau des gouverneurs.
Publié le 31 mai 2010
(Cabinet du vice-recteur aux relations extérieures)