Approuvé Comité d'administration 737.5
ACCÈS AUX ARCHIVES DE L'UNIVERSITÉ D'OTTAWA
OBJET
1. Ce règlement vise à assurer l’accès aux renseignements se trouvant en possession des Archives de l’Université d’Ottawa, en conformité avec le Règlement 90 sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels.
PRINCIPES
2.1 Tous les documents publiés qui ont déjà un caractère public, comme les annuaires, les règlements, les lettres circulaires ou les procès-verbaux du Bureau des gouverneurs et du Sénat, et qui ont été créés par les membres du personnel de l'Université d'Ottawa dans le cadre de leurs fonctions sont ouverts à la consultation et à la reproduction.
2.2. En principe, tous les autres documents sont ouverts à la consultation après une vérification par le personnel des Archives de l’Université d’Ottawa. Le personnel applique les règles en ce qui a trait à l’accès à l’information, la protection des renseignements personnels, les droits d’auteur, la reproduction et l’utilisation des documents, ainsi que toutes les autres règles mises en place par l’Université d’Ottawa.
2.3. Après vérification par le personnel des Archives, lorsqu'un document est restreint à la consultation ou à la reproduction, le demandeur doit obtenir la permission écrite de la personne responsable de l’unité administrative ou scolaire créatrice, ou de l’auteur du document. Cette autorisation doit être remise au personnel des Archives. Un formulaire de demande d’accès dûment rempli accompagnera la demande de consultation.
EXCEPTION
3.1 Nonobstant le paragraphe 2.3, le registraire peut avoir accès aux dossiers étudiants créés par les unités scolaires sans la permission de ces dernières.
3.2 Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l’approbation écrite du Comité d’administration.
Révisé le 28 mars 2007
(Cabinet de la vice-rectrice à la gouvernance)