Règlement 130 - Droits et conduite responsable des étudiantes et étudiants

Règlement 130 – Droits et conduite responsable des étudiantes et étudiants
Service responsable : Cabinet de la secrétaire générale
Instance et date d'approbation Sénat – 14 février 2022
Entrée en vigueur : 1^er mai 2022

PRÉAMBULE

L’Université d’Ottawa est une communauté dont les membres se consacrent à l’apprentissage, à l’enseignement et à la recherche. En tant qu’établissement d’enseignement supérieur axé sur l’excellence universitaire, elle offre un milieu d’apprentissage riche et stimulant à ses étudiantes et étudiants. Elle les aide aussi à développer leur savoir, leur culture, leur sens critique et leur créativité et à profiter de la richesse de la vie universitaire afin de leur permettre de devenir des citoyennes et citoyens accomplis et des leaders dans la société.

Afin d’atteindre ces objectifs, l’Université et tous les membres de sa communauté doivent collaborer au maintien d’un milieu d’apprentissage, d’enseignement et de travail où priment le respect, la santé et la sécurité. Les étudiantes et étudiants et tous les autres membres de la communauté universitaire ont droit à un environnement universitaire positif et sécuritaire, où toutes et tous se sentent bienvenus et respectés. En contrepartie, tous les membres de la communauté universitaire sont responsables de leurs actions et doivent contribuer à maintenir un climat de liberté, de respect et de justice.

Le présent règlement sur les droits et la conduite responsable des étudiantes et étudiants sert, d’une part, à établir les droits des étudiantes et étudiants, et d’autre part, à définir la conduite responsable et les manquements à la conduite responsable. Il établit un cadre régissant l’exercice et le respect des droits des étudiantes et étudiants dans leurs interactions entre eux et avec les autres membres de la communauté universitaire. Il recense également les ressources et mécanismes existants qui permettent aux étudiantes et étudiants de faire valoir leurs droits et prévoit un processus équitable en cas de manquement à la conduite responsable.

Le présent règlement s’applique aux manquements qui se produisent dans les installations de l’Université ou en lien avec une activité de l’Université.

L’Université est résolue à offrir des occasions de développement et d’éducation en réponse aux problèmes de conduite étudiante, dans la mesure du possible. À cette fin, les décisions doivent être guidées par les principes d’éducation, de dissuasion et de réparation, dans un souci de bien- être et de sécurité pour la population étudiante et l’ensemble de la communauté universitaire.

La faculté d’une étudiante ou d’un étudiant demeure son principal point de contact pour tout ce qui touche ses droits et responsabilités; le cadre établi par le présent règlement ne diminue en rien le rôle de premier plan des facultés ni l’importance de ce rôle. Dans le même esprit, le doyen ou son délégué demeure l’autorité compétente pour toute décision concernant les étudiantes et étudiants de sa faculté.

Le préambule fait partie intégrante de ce règlement et doit servir de guide dans son interprétation et application.

1. OBJECTIF

Le présent règlement a pour objectifs :

a. d’aider à cultiver et à entretenir un milieu d’apprentissage, de vie et de travail respectueux, sain et sécuritaire à l’Université;

b. de servir d’outil d’apprentissage pour favoriser le développement personnel des Étudiantes et Étudiants;

c. d’affirmer les droits des Étudiantes et Étudiants;

d. d’informer les Étudiantes et Étudiants des attentes de l’Université en matière de Conduite responsable;

e. d’adopter une approche efficace pour intervenir et protéger les Étudiantes et Étudiants affectés par un Manquement à la conduite responsable;

f. d’établir un processus décrivant comment l’Université mettra en œuvre le présent règlement, répondra aux allégations de Manquement à la conduite responsable et résoudra la situation de manière juste et uniforme.

2. DÉFINITIONS ET INTERPRÉTATION

2.1 Définitions

Les mots et expressions utilisés dans le présent règlement qui débutent avec une lettre majuscule sont définis dans l’annexe 1 ou renvoient à une appellation officielle au sein de l’Université.

2.2 Débats, assemblées, manifestations et piquetage

Le présent règlement ne doit pas être interprété de manière à limiter la liberté d’expression, le libre échange d’idées et les débats en milieu universitaire ou la participation des Étudiantes et Étudiants à des débats respectueux, à des assemblées et manifestations pacifiques et à des lignes de piquetage légales. En outre, il ne doit pas servir à limiter le droit des Étudiantes et Étudiants de s’exprimer librement (comme l’énonce le Règlement 121 – Politique sur la liberté d’expression), de critiquer l’Université ou d’être en désaccord avec cette dernière.

2.3 Le présent règlement et les autres Règlements de l’Université

Dans les cas où le manquement allégué à la conduite responsable contrevient à plus d’un Règlement de l’Université, la ou le Gestionnaire de cas, en concertation avec le Directeur  du Bureau des droits de la personne et l’Autorité compétente, a le pouvoir de déterminer lequel de ces règlements ou laquelle de ces méthodes on doit suivre.

3. PORTÉE

3.1 Le présent règlement s’applique aux Étudiantes et Étudiants et concerne les allégations de Manquement à la conduite responsable (défini au paragraphe 5.2 des présentes) survenu :

a. dans les Installations de l’Université;

b. n’importe où ailleurs, dans l’une ou l’autre des circonstances suivantes :

i. l’Étudiante ou l’Étudiant est en train de participer à une Activité de l’Université;

ii. le manquement allégué à la conduite responsable s’est déroulé par voie électronique, mais a un lien réel et significatif avec une Activité de   l’Université, une Installation de l’Université, un Bien de l’Université ou avec la Communauté universitaire.

3.2 Le présent règlement ne s’applique pas à une conduite alléguée qui, selon le cas :

a. est visée par un Règlement académique ou par un autre Règlement de l’Université qui concernent la conduite et définissent le processus à suivre dans la situation en question;

b. survient pendant que l’Étudiante ou l’Étudiant agit en sa qualité de membre du personnel de l’Université ou dans l’exercice de ses fonctions de membre du personnel;

c. est celle d’une personne qui a terminé ses études à l’Université ou n’est plus une Étudiante ou un Étudiant, sauf si cette personne demande subséquemment l’admission à l’Université ou devient subséquemment une Étudiante ou un Étudiant, auxquels cas la ou le Gestionnaire de cas, en concertation avec le Directeur du Bureau des droits de la personne, l’Autorité compétente et la personne plaignante, le cas échéant, pourrait appliquer le présent règlement et entamer ou poursuivre les processus énoncés dans l’annexe 4 ou tout autre recours jugé approprié.

4. DROITS DES ÉTUDIANTES ET ÉTUDIANTS

4.1 Portée

Tout au long de leur parcours universitaire, les Étudiantes et Étudiants ont les droits suivants :

a. être traités avec respect et considération, sans harcèlement ni discrimination;

b. être traités conformément aux normes de l’équité et du comportement éthique;

c. faire respecter leurs droits si un Manquement à la conduite responsable leur porte atteinte;

d. signaler une inquiétude concernant un autre membre de la Communauté universitaire à leur professeure ou professeur, à la direction de leur programme, au décanat ou au vice-décanat de leur faculté, ou encore à la personne responsable du service administratif ou de l’unité, sans craindre de subir de représailles et en sachant que ce problème fera l’objet d’un suivi approprié;

e. signaler un manquement au respect des droits énoncés dans le présent règlement au Bureau des droits de la personne et consulter celui-ci pour connaître les options disponibles à l’Université pour régler cette situation;

f. participer à la libre expression, au libre échange d’idées et aux débats du milieu universitaire, à des débats équitables, à des assemblées et manifestations pacifiques, à des lignes de piquetage légales, et d’exprimer librement et publiquement leurs opinions, y compris leurs critiques envers l’Université;

g. être traités dans le respect des principes de Justice naturelle et d’équité procédurale, et être accompagnés d’une personne de soutien s’ils sont visés par une allégation de Manquement à la conduite responsable aux termes du présent règlement ou font l’objet d’une plainte, d’une allégation ou d’une procédure relevant d’un autre Règlement de l’Université;

h. demeurer propriétaires du contenu qu’ils créent et recevoir une reconnaissance appropriée pour leurs idées, leurs travaux universitaires ou leur collaboration lorsque d’autres membres de la Communauté universitaire y ont recours, conformément aux Règlements de l’Université et aux conventions collectives applicables;

i. faire respecter les droits énoncés dans les Règlements académiques de l’Université, y compris ceux énumérés ci-dessous et résumés à l’annexe 2 :

• Révision de notes et appel
• Cours
• Évaluation et apprentissage
• Retrait obligatoire
• Fraude scolaire
• Accommodements religieux
• Accommodements scolaires
• Thèse

j. faire respecter les droits énoncés dans les autres Règlements de l’Université, y compris ceux énumérés ci-dessous et résumés à l’annexe 2 :

• Bilinguisme et langues officielles
• Prévention du harcèlement et de la discrimination
• Prévention de la violence sexuelle
• Santé et sécurité
• Liberté d’expression
• Accessibilité
• Renseignements personnels des Étudiantes et Étudiants
• Évaluation des cours et de l’enseignement par les Étudiantes et Étudiants
• Services administratifs

4.2 Ressources pour les Étudiantes et Étudiants

a. Les Étudiantes et Étudiants, y compris ceux qui font l’objet d’une allégation de Manquement à la conduite responsable, peuvent demander l’aide du Bureau des droits de la personne pour connaître les Règlements de l’Université qui touchent leurs droits étudiants et obtenir de l’information sur les ressources, le soutien et les services à leur disposition en fonction de leurs besoins et des circonstances.

b. Les associations étudiantes officiellement reconnues par l’Université offrent aux Étudiantes et Étudiants des services visant à promouvoir leurs droits, à défendre leurs intérêts et à les tenir informés (comme le Centre des droits étudiants).

c. Les Étudiantes et Étudiants peuvent se tourner vers le Bureau de l’ombudsman en ce qui a trait aux Règlements de l’Université et pour discuter de questions touchant les Étudiantes et Étudiants et les membres de la Communauté universitaire.

5. CONDUITE RESPONSABLE

5.1 Définition de la Conduite responsable

Il est attendu des Étudiantes et Étudiants qu’ils se comportent de manière responsable dans leurs interactions avec les membres de la Communauté universitaire, particulièrement pendant les Activités de l’Université ou lorsqu’ils se trouvent dans les Installations de l’Université ou qu’ils utilisent un Bien de l’Université (« Conduite responsable »). Les Étudiantes et Étudiants font preuve de Conduite responsable lorsqu’ils :

a. traitent les autres avec respect;

b. contribuent à créer à l’Université un environnement d’apprentissage, de travail et de vie où le respect, la civilité, la diversité, les possibilités et l’inclusion sont valorisés;

b. se conforment au présent règlement ainsi qu’aux autres Règlements de l’Université.

5.2 Manquement à la conduite responsable

Un Manquement à la conduite responsable survient lorsqu’une Étudiante ou un Étudiant agit d’une manière correspondant aux comportements décrits à l’annexe 3, ou encourage ou aide, par ses paroles ou ses actions, une autre personne à agir ainsi.

6. PROCESSUS ET PRINCIPES GÉNÉRAUX

6.1 Méthode – Annexe 4

a. La prise en charge et l’évaluation des Cas de manquement à la conduite responsable, les processus informel et formel pour les régler et la procédure d’appel sont présentés dans l’annexe 4 du présent règlement.

b. Les délais stipulés dans la méthode énoncée à l’annexe 4 assurent une gestion conforme aux principes de Justice naturelle et d’équité procédurale, dans des délais raisonnables. Ils peuvent être prolongés dans des circonstances exceptionnelles. Le Directeur du Bureau des droits de la personne peut prolonger un délai si une demande en ce sens est présentée de bonne foi et si la prolongation ne crée pas de préjudice pour les personnes concernées. Il peut être difficile de fixer une échéance pour le règlement d’un Cas de manquement à la conduite responsable, le processus d’enquête ou la décision finale. Par conséquent, en l’absence de délai précisé dans la méthode présentée à l’annexe 4, l’objectif est toujours d’agir dans un délai raisonnable et aussi rapidement que possible, compte tenu de la nature et de la complexité des circonstances du Manquement à la conduite responsable et des autres circonstances qui surviennent pendant le processus et qui échappent à la volonté des parties. Sauf dans des circonstances exceptionnelles, toute Étudiante ou tout Étudiant impliqué dans un Cas de manquement à la conduite responsable qui omet de répondre ou de satisfaire à une demande dans les délais impartis est réputé avoir choisi de ne pas répondre ou de ne pas satisfaire à la demande. Les processus prévus à l’annexe 4 du présent règlement ne remplacent pas ceux prévus dans les conventions collectives, les Règlements de l’Université qui s’appliquent. Si un Règlement de l’Université ne fixe pas la marche à suivre pour traiter une allégation de Manquement à la conduite responsable décrit par le Règlement en question, les principes généraux de l’article 6 du présent règlement et les processus de l’annexe 4 s’appliqueront.

6.2 Gestionnaire de cas

a. La ou le Gestionnaire de cas du Bureau des droits de la personne prend en charge  et évalue les Cas de manquement à la conduite responsable.

b. Lorsqu’un possible Manquement à la conduite responsable est porté à l’attention d’une ou un membre de la Communauté universitaire, cette personne devrait mentionner le présent règlement à la personne lui ayant signalé l’incident et l’informer que la ou le Gestionnaire de cas est la personne à contacter pour tout savoir sur la prise en charge, l’évaluation et la gestion du Cas de manquement à la conduite responsable conformément au présent règlement.

c. L’Autorité compétente, en concertation avec la ou le Gestionnaire de cas, a le pouvoir d’imposer ou de révoquer des mesures provisoires ou d’obliger toute autre autorité concernée à imposer ou révoquer de telles mesures, s’il y a lieu et conformément au paragraphe 6.8 du présent règlement, en attendant le règlement du Cas de manquement à la conduite responsable.

6.3 Autorités et recours externes

a. L’Université se réserve le droit de prendre toute mesure nécessaire et jugée appropriée pour protéger la santé, la sécurité et le bien-être des membres de la Communauté universitaire.

b. La ou le Gestionnaire de cas, en concertation avec le Directeur du Bureau des droits de la personne, l’Autorité compétente et toute autre autorité concernée de l’Université, peut renvoyer un Cas de manquement à la conduite responsable à des autorités externes dont relève l’Étudiante ou l’Étudiant ou le soumettre à toute autre procédure externe dont elle dispose en droit conformément aux Lois applicables.

6.4 Confidentialité

a. Les Cas de manquement à la conduite responsable sont traités en toute confidentialité et conformément aux Lois applicables régissant la protection des renseignements personnels.

b. La confidentialité a pour but de préserver l’Étudiante ou Étudiant des allégations non fondées, de protéger les droits de l’Étudiante ou Étudiant visé et des autres personnes concernées par l’allégation, de prévenir toute atteinte à leur vie privée et de maintenir l’intégrité du processus.

c. L’Université, les membres de la Communauté universitaire et quiconque a connaissance du Cas de manquement à la conduite responsable doivent tout mettre en œuvre pour préserver la confidentialité.

d. Les renseignements sur le Cas de manquement à la conduite responsable ne sont transmis qu’aux personnes qui en ont absolument besoin, aux fins de l’administration du dossier et de la gestion de la situation, sauf lorsque leur communication est exigée par une Loi applicable, par une association professionnelle, un collège ou un organisme de réglementation régissant le domaine d’études de l’Étudiante ou Étudiant (le droit, le génie, l’enseignement, la médecine, etc.), ou en raison d’une situation d’urgence touchant l’Université (définie à l’alinéa 3.1 b) du Règlement 125 – Programme de gestion des urgences et de continuité des affaires de l’Université).

e. Dans la mesure du possible, la personne ayant porté le manquement allégué à la conduite responsable à l’attention de l’Université ou l’Étudiante ou Étudiant visé par l’allégation sont consultés avant la communication de renseignements et informés des décisions de communication et des destinataires des renseignements communiqués.

f. La confidentialité ne garantit pas l’anonymat. L’Étudiante ou Étudiant visé par une allégation de Manquement à la conduite responsable doit connaître l’identité de la partie plaignante et la nature de l’allégation afin d’être en mesure d’y répondre adéquatement.

g. Le non-respect de la confidentialité peut nuire à la bonne gestion du Cas de manquement à la conduite responsable. En cas d’atteinte à la confidentialité, les circonstances entourant l’atteinte et son incidence sur la gestion du cas sont prises en considération dans le traitement subséquent de l’affaire.

h. Le Bureau des droits de la personne administre les dossiers relatifs aux Cas de manquement à la conduite responsable conformément aux Règlements de l’Université en matière de gestion des documents.

6.5 Personne de soutien

a. L’Étudiante ou Étudiant visé par une allégation de Manquement à la conduite responsable ou qui a signalé l’allégation à la ou au Gestionnaire de cas a le droit d’être accompagné par une personne de soutien de son choix, y compris une ou un membre du Centre des droits étudiants ou une personne représentant la population étudiante, et ce, en tout temps. La personne de soutien peut lui fournir de l’encouragement ou d’autres formes de soutien émotionnel ou moral. Elle peut, avec l’autorisation de l’Étudiante ou Étudiant, parler à la ou au Gestionnaire de cas et à l’Autorité compétente afin d’obtenir de l’information sur l’avancement du dossier et de poser des questions sur le processus et les procédures.

b. Les déclarations orales et écrites faites tout au long des processus présentés à l’annexe 4 du présent règlement doivent émaner de l’Étudiante ou Étudiant. La personne de soutien s’engage par écrit à respecter la confidentialité, conformément au présent règlement.

6.6 Non-participation de l’Étudiante ou Étudiant aux processus

a. L’Université se réserve le droit de mener à terme le dossier de Manquement à la conduite responsable conformément au présent règlement, que l’Étudiante ou Étudiant participe ou non aux processus énoncés à l’annexe 4. Si, après avoir eu un délai raisonnable pour le faire, l’Étudiante ou Étudiant ne répond pas à l’allégation de Manquement à la conduite responsable ou ne rencontre pas la ou le Gestionnaire de cas ou la personne mandatée par celle-ci ou celui-ci pour mener l’enquête, la ou le Gestionnaire de cas a le pouvoir de poursuivre ou non le processus en vertu du présent règlement et de statuer sur le Cas de manquement à la conduite responsable.

b. Si elle ou il est reconnu coupable de Manquement à la conduite responsable aux termes du présent règlement et que des mesures définitives s’ensuivent, l’Étudiante ou Étudiant en est informé par écrit avant l’application de ces mesures.

6.7 Statut étudiant

a) Si, pendant que le dossier de Manquement à la conduite responsable suit son cours, l’Étudiante ou Étudiant visé par l’allégation perd son statut d’Étudiante ou d’Étudiant ou que sa relation avec l’Université prend fin (ce qui exclut les congés, les absences temporaires et le retrait volontaire d’un cours ou d’un programme d’études), la ou le Gestionnaire de cas, en concertation avec la direction du Bureau des droits de la personne et l’Autorité compétente, peut décider de suspendre le processus. Si cette personne fait une nouvelle demande d’admission ou revient à l’Université en tant qu’Étudiante ou Étudiant par la suite, la ou le Gestionnaire de cas, en concertation avec le Directeur du Bureau des droits de la personne, l’Autorité compétente ou toute autre autorité concernée de l’Université, déterminera s’il convient de reprendre le processus aux termes du présent règlement.

6.8 Mesures provisoires

a. Les mesures provisoires sont des mesures pouvant être imposées à tout moment, sous réserve de tout droit, pendant le traitement du dossier d’une Étudiante ou d’un Étudiant en attendant son règlement. Elles ont pour but de stabiliser une situation, de protéger l’Étudiante ou Étudiant visé et les personnes concernées des représailles ou des menaces de représailles, de les soutenir de toute autre manière et de répondre aux préoccupations, notamment celles relatives à la sécurité.

b. Les mesures provisoires peuvent entre autres consister à restreindre ou interdire l’accès de l’Étudiante ou Étudiant à une Installation de l’Université, à limiter les contacts de l’Étudiante ou Étudiant avec d’autres membres de la Communauté universitaire ou à suspendre les privilèges de l’Étudiante ou Étudiant.

c. L’imposition de mesures provisoires ne veut pas dire que le Manquement à la conduite responsable est avéré. Les mesures peuvent rester en place aussi longtemps que nécessaire ou jusqu’à ce que le dossier soit réglé.

d. Les mesures provisoires doivent être proportionnelles à la situation et limiter le plus possible les impacts sur l’Étudiante ou Étudiant.

6.9 Mesures définitives

a. Une ou plusieurs des mesures définitives peuvent être imposées à l’Étudiante ou Étudiant à l’issue du processus afin de régler le Cas de manquement à la conduite responsable, d’éduquer l’Étudiante ou Étudiant sur ses responsabilités et de prévenir toute récidive.

b. Avant d’imposer une mesure définitive aux termes du présent règlement, l’Autorité compétente prend en considération divers principes tels que l’éducation, la réparation, la dissuasion et, s’il y a lieu, la discipline progressive (c.­ à-d.privilégier une mesure propre à éduquer l’Étudiante ou Étudiant, à réparer le  Manquement à la conduite responsable et à l’empêcher de se reproduire, au lieu d’imposer d’emblée une mesure exemplaire) à la lumière des facteurs suivants :

i. la nature, l’incidence, la récurrence (le cas échéant), la gravité et les conséquences du Manquement à la conduite responsable;

ii. toute mesure imposée à l’Étudiante ou Étudiant aux termes d’un autre Règlement de l’Université qui pourrait s’avérer utile pour régler le Cas de manquement à la conduite responsable ou l’empêcher de se reproduire;

iii. l’omission ou le refus de l’Étudiante ou Étudiant de se plier à toute autre mesure qui lui a été imposée aux termes du présent règlement.

6.10 Exemples de mesures

Le type de mesure dépendra des circonstances, de la gravité des actes et de tout autre facteur atténuant ou aggravant. La pratique privilégiée pour l’imposition de mesures consiste à adopter une approche éducative, progressive et développementale. Les mesures peuvent être à caractère bienveillant, constructif, éducatif, disciplinaire ou mixte et doivent être combinées à un suivi, comme des rencontres obligatoires avec les personnes ou les services appropriés. La liste non exhaustive qui suit donne des exemples de mesures imposées à une Étudiante ou Étudiant pour cause de Manquement à la conduite responsable.

Les mesures décrites aux alinéas a) à g) inclusivement peuvent être appliquées par l’Autorité compétente ou sa ou son mandataire (de manière provisoire ou définitive).

a. Mesure à caractère éducatif : L’Étudiante ou Étudiant se prête à un exercice de réflexion autonome (qui ne fera pas l’objet d’une évaluation académique), ou un service ou une autre activité de nature réflexive, en fonction de la situation, qui lui donne la possibilité d’apprendre et de renouer avec la Communauté universitaire.

b. Avertissement écrit : L’Étudiante ou Étudiant reçoit un avis écrit l’informant du Manquement à la conduite responsable qu’on lui reproche et des mesures à prendre afin de faire cesser ou de réparer la situation.

c. Probation : L’Étudiante ou Étudiant reçoit une réprimande écrite pour Manquement à la conduite responsable dans laquelle on l’avise que des mesures plus sévères lui seront imposées si le manquement continue pendant la période probatoire indiquée ou se répète à l’avenir.

d. Retrait des privilèges ou suspension ou déni de services : L’Étudiante ou Étudiant est privé de certains privilèges pour une période déterminée ou n’a plus droit à certains services.

e. Réparation : L’Étudiante ou Étudiant compense toute perte, tous dommages ou tout préjudice par un service, une perte financière ou un remplacement de matériel, selon le cas.

f. Retrait, suspension ou annulation des bourses ou de l’aide financière accordées à l’Étudiante ou Étudiant en cas de fraude ou de fausses déclarations pour l’obtention de la bourse ou de l’aide financière.’

g. Conditions au statut étudiant : La fréquentation de l’Université et l’inscription à celle-ci sont assorties de conditions, par exemple l’obligation pour l’Étudiante ou Étudiant de suivre une formation ou une activité éducative dans une période donnée.

Les mesures prévues aux alinéas h) à i) inclusivement sont des sanctions définitives qui ne peuvent être imposées que par le Comité d’appel du Sénat sur recommandation de l’Autorité compétente.

h. Suspension de l’Université : L’Étudiante ou Étudiant est exclu de tous ses cours universitaires pour une période déterminée, après quoi il peut reprendre ses études, avec ou sans conditions.

i. Expulsion de l’Université : L’Étudiante ou Étudiant se voit définitivement retirer ou annuler son admission ou son inscription à l’Université et sa relation avec celle­ ci prend fin.

6.11 Appel

L’Étudiante ou Étudiant reconnu coupable de Manquement à la conduite responsable à qui l’Autorité compétente impose une mesure définitive ou qui fait l’objet d’une recommandation de mesure définitive pour Manquement à la conduite responsable a le droit d’interjeter appel auprès du Comité d’appel du Sénat conformément à la procédure énoncée à l’article 5 de l’annexe 4.

7. RÉVISION ET MISE EN APPLICATION

7.1 Le Bureau des droits de la personne est responsable de l'application du présent Règlement et de sa révision périodique. Le Bureau des droits de la personne rencontrera le Syndicat Étudiant de l’Université d’Ottawa (SÉUO), l’Association des étudiant.es diplômé.es de l’Université d’Ottawa (GSAÉD)  et les étudiants membres du Sénat chaque année pour discuter du présent règlement et leur donnera l'occasion de contribuer, de commenter et de formuler des recommandations sur toute proposition de modifications, le cas échéant.

7.2 Le Bureau des droits de la personne fera rapport annuellement au Sénat sur les questions découlant du présent Règlement.

8. APPROBATION ET MODIFICATIONS

8.1 Sous réserve du paragraphe 8.2, toute modification au présent règlement nécessite l’approbation du Sénat.

8.2 Nonobstant le paragraphe 8.1 qui précède, la secrétaire générale peut apporter des modifications au présent règlement sans les faire approuver par le Sénat lorsque ces modifications consistent :

a. à mettre à jour ou corriger le nom ou le titre d’un poste, d’une unité, d’une loi, d’un règlement, d’une politique ou d’une autorité;

b. à corriger la ponctuation, la grammaire, les erreurs typographiques, le format et d’autres éléments techniques, le cas échéant, si la correction ne change pas le sens d’une disposition.

(Les annexes 1, 2, 3 et 4 du présent règlement suivent.)

ANNEXE 1 - DÉFINITIONS

« Activité de l’Université » s’entend d’un cours, d’un cours magistral, d’un tutoriel, d’un laboratoire, d’un stage, d’une excursion éducative, d’une résidence, d’un programme, d’un projet, d’un service, d’une fonction, d’un événement ou d’une autre activité (quel qu’en soit le mode, en présentiel ou en ligne) réellement et significativement lié à l’Université ou qui se déroule sous son égide.

« Autorité compétente », selon le poste d’autorité par rapport à l’Étudiante ou Étudiant visé dans le Cas de manquement à la conduite responsable, s’entend de l’une ou l’autre des personnes suivantes :

a. la doyenne ou le doyen responsable du programme d’études auquel la personne est inscrite ou admise, ou sa ou son mandataire;

b. la ou le vice-provost aux affaires académiques ou la vice-rectrice ou le vice-recteur associé aux affaires étudiantes, ou leur mandataire, selon que la personne est inscrite ou admise à des cours offerts par plus d’une faculté, à un cours ou programme de formation continue, ou a le statut d’Étudiante spéciale ou d’Étudiant spécial;

c. l’autorité, au sein de l’Université, habilitée à sanctionner l’Étudiante ou Étudiant conformément aux Règlements de l’Université.

« Bien de l’Université » s’entend de l’équipement, des produits, des meubles, des objets et de tout autre bien utilisé pour le compte de l’Université.

« Cas de manquement à la conduite responsable » s’entend d’une inquiétude sérieuse, d’un incident ou d’une plainte portée à l’attention de la ou du Gestionnaire de cas en application du présent règlement concernant une Étudiante ou un Étudiant et une allégation de Manquement à la conduite responsable.

« Communauté universitaire » s’entend de toutes les personnes qui ont un lien avec l’Université, notamment les suivantes :

a. les Étudiantes et Étudiants, conformément à la définition de la présente annexe;

b. les employées et employés de l’Université, y compris les membres du corps professoral et du personnel administratif syndiqués et non syndiqués et les personnes rémunérées par une source autre que les fonds d’exploitation de l’Université, par exemple des bourses, des subventions de recherche et du financement externe;

c. les cliniciennes et cliniciens et les médecins occupant un poste de professeure ou

de professeur, les professeures et professeurs auxiliaires, invités et émérites, les chercheuses et chercheurs boursiers de niveau postdoctoral et les boursières et boursiers cliniciens;

d. les entrepreneures et entrepreneurs, les consultantes et consultants, les fournisseuses et fournisseurs ou les autres entités engagées par l’Université pour lui offrir des biens ou des services lorsqu’elles ou ils se trouvent dans une Installation de l’Université ou qu’elles ou ils exercent des fonctions définies par leur relation avec celle-ci ou les entités qui louent ou occupent une Installation de l’Université;

e. les membres du Bureau des gouverneurs, du Sénat et de leurs comitésrespectifs,  ainsi que les membres des comités consultatifs formés pour aider l’Université à atteindre ses objectifs;

f. les employées et employés appartenant à des groupes professionnels et étudiants syndiqués ou non syndiqués lorsqu’elles ou ils se trouvent dans une Installation de l’Université ou qu’elles ou ils exercent des fonctions définies par leur relation avec celle-ci;

g. les visiteuses et visiteurs, y compris les Étudiantes et Étudiants invités et les bénévoles ou les personnes siégeant aux comités consultatifs ou autres.

« Conduite responsable » s’entend du terme défini au paragraphe 5.1 du présent règlement.

« Étudiante ou Étudiant » s’entend d’une personne dont la situation correspond aux statuts et catégories énumérés dans le Règlement académique I-1 et le Règlement académique II-3 ou d’une personne :

a. qui a accepté une offre d’admission à un cours ou à un programme d’études de l’Université, mais ne s’est pas encore inscrite à des cours;

b. qui est inscrite à un programme de certificat ou à un programme ne menant pas à un grade (que ce programme soit lié ou non à l’obtention de crédits);

c. qui est inscrite à un autre établissement, mais fréquente l’Université grâce à une lettre de permission ou à un programme d’échange étudiant;

d. ou qui étudie ou effectue un stage au niveau postdoctoral, par exemple les résidentes et résidents en médecine ou les boursières et boursiers postdoctoraux.

« Gestionnaire de cas » s’entend de l’employée ou employé du Bureau des droits de la personne de l’Université qui, indépendamment de son titre de poste, s’occupe de la gestion d’un Cas de manquement à la conduite responsable et dont les responsabilités et l’autorité sont définies dans le présent règlement.

« Installation de l’Université » s’entend d’un terrain, d’un immeuble, ou d’une structure matérielle appartenant à l’Université, louée par elle ou relevant de sa responsabilité.

« Justice naturelle et équité procédurale » s’entend des principes et processus qui garantissent ce qui suit :

a. des réunions  et des enquêtes équitables tenues dans des délais raisonnables;

b. des décisions bien informées et impartiales de l’Autorité compétente, ainsi que des avis de convocation adéquats;

c. l’accès suffisant et en temps opportun aux renseignements sur les allégations et aux renseignements que l’Autorité compétente utilisera ou qui serviront à prendre des décisions;

d. l’occasion de se défendre raisonnablement et pleinement des allégations;

e. le droit de connaître la décision de l’Autorité compétente et le raisonnement qui la soutient.

« Loi applicable » s’entend de toute loi et de tout règlement, statut, arrêté, traité, jugement, décret ou ordre de la cour, présents et futurs, ayant force de loi ainsi que de tout accord officiel et de toute directive, règle, sanction, autorisation, ligne directrice ou politique officielle, présents et futurs, émanant d’une autorité gouvernementale.

« Manquement à la conduite responsable » s’entend du terme défini au paragraphe 5.2 du présent règlement.

« Règlement académique » s’entend de tout règlement établi par le Sénat, une faculté ou une unité scolaire qui s’applique à tous les niveaux d’étude ou à un seul niveau d’étude, ou encore à un programme, une faculté ou une unité scolaire en particulier, et qui peut être modifié au besoin.

« Règlements de l’Université » renvoie à l’ensemble des règlements académiques, règlements administratifs et méthodes de l’Université (y compris ceux qui sont propres à chaque faculté), des statuts, des résolutions, des règles, des directives, des lignes directrices et des instructions, ceuxci étant parfois modifiés par l’Université.

ANNEXE 2 – EXEMPLES DE DROITS TIRÉS D’AUTRES RÈGLEMENTS DE L’UNIVERSITÉ

ANNEXE 3 – MANQUEMENT À LA CONDUITE RESPONSABLE

Le tableau ci-dessous énumère les divers actes qui constituent un Manquement à la conduite responsable au sens défini au paragraphe 5.2 du présent règlement, sous réserve du paragraphe 2.2 (débats, assemblées, manifestations et piquetage). Dans le cas où la conduite d’une Étudiante ou d’un Étudiant ne figurerait pas dans le tableau ci-dessous, elle pourrait constituer un Manquement à la conduite responsable au sens défini au paragraphe 5.2 du présent règlement si elle nuit à l’intégrité ou à la continuité des activités essentielles de l’Université, soit l’enseignement, la recherche, les activités scientifiques et les services connexes.

ANNEXE 4 – MÉTHODE DE GESTION DES CAS DE MANQUEMENT À LA CONDUITE RESPONSABLE

1. Prise en charge

1.1 Lorsqu’une allégation de Manquement à la conduite responsable est envoyée à la ou au Gestionnaire de cas du Bureau des droits de la personne pour que le cas puisse être pris en charge, l’allégation doit :

a. être faite par écrit;

b. contenir le nom de l’Étudiante ou Étudiant qui aurait commis le Manquement à la conduite responsable;

c. faire état de la nature et des circonstances du Manquement à la conduite responsable, c’est-à-dire les faits, les dates précises ainsi que le nom et les coordonnées des personnes qui auraient été témoins des faits ou qui détiendraient de l’information pertinente.

2. Évaluation initiale

2.1 À la réception de l’allégation de Manquement à la conduite responsable mentionnée au paragraphe 1.1 qui précède, la ou le Gestionnaire de cas :

a. accuse réception de l’allégation;

b. examine l’allégation, demande des éclaircissements et consulte des personnes à l’interne au besoin;

c. détermine si l’allégation :

i. relève du présent règlement, c’est-à-dire que le présent règlement s’applique à l’allégation et que celle-ci correspond à la définition de Manquement à la conduite responsable donnée au paragraphe 5.2 du présent règlement, auquel cas la ou le Gestionnaire de cas ouvre un dossier et en avise par écrit l’Étudiante ou Étudiant visé en lui fournissant un résumé de l’allégation ainsi que des détails sur le présent règlement, ses processus connexes et les étapes subséquentes énoncées à l’article 3 (processus de règlement informel) ou 4 (processus de règlement officiel) de la présente annexe, selon le cas;

ii. relève d’un autre Règlement de l’Université, c’est-à-dire que l’allégation doit être transférée à une autre autorité au sein de l’Université conformément à un autre Règlement de l’Université, ou à une convention collective, ou encore être traitée par un autreprocessus plus favorable à la  santé et au bien-être de l’Étudiante ou Étudiant visé et des personnes concernées;

iii. ne relève pas du présent règlement, c’est-à-dire que l’allégation n’entre pas dans le champ d’application du présent règlement, ne correspond pas à la définition de Manquement à la conduite responsable donnée au paragraphe 5.2 du présent règlement ou échappe à la compétence de l’Université, qui ne peut donc rien faire, auquel cas la ou le Gestionnaire de cas avise la partie plaignante de cette conclusion et l’informe qu’elle peut demander par écrit au Directeur du Bureau des droits de la personne de la réévaluer. Le Directeur  informera alors la partie plaignante par écrit du résultat de la réévaluation, qui est définitif et sans appel.

3.Processus de règlement informel

3.1 Lorsqu’elle ou il le juge approprié, en concertation avec l’Autorité compétente ou la personne qui la remplace, la ou le Gestionnaire de cas peut privilégier un règlement informel du Cas de manquement à la conduite responsable, et ce, avant ou après le début du processus officiel énoncé à l’article 4 de la présente annexe.

a. Pour parvenir à ce jugement, la ou le Gestionnaire de cas tient compte des facteurs suivants :

i. si la nature et les circonstances du cas se prêtent à un règlement informel et que l’Étudiante ou Étudiant visé et les personnes concernées sont disposés à procéder ainsi;

ii. si un règlement informel est susceptible de remplir les objectifs du présent règlement (énoncés à l’article 1).

b. Le processus de règlement informel peut inclure, par exemple, des stratégies d’éducation, de la médiation, des négociations, des rencontres dirigées, des conférences sur la résolution de conflits, des mesures de justice réparatrice comme des cercles de guérison et d’autres techniques de résolution de différends.

c. La participation au processus de règlement informel est volontaire, sous réserve de tout droit, et il est possible de s’en retirer à tout moment. Le fait pour l’Étudiante ou Étudiant de participer au processus de règlement informel, de présenter des excuses ou de reconnaître les torts causés à autrui ne revient pas à admettre que les allégations de Manquement à la conduite responsable sont vraies. 

d. Toute information fournie ou déclaration faite par l’Étudiante ou Étudiant visé par le Manquement à la conduite responsable dans le cadre du processus de règlement informel demeure confidentielle et ne sera pas utilisée à son encontre à une étape ultérieure du processus énoncé dans le présent règlement ou d’autres Règlements de l’Université.

e. La ou le Gestionnaire de cas documente l’issue du processus de règlement informel et en rend compte par écrit à l’Étudiante ou Étudiant visé par le Manquement à la conduite responsable et aux autres participantes et participants tout en prenant les précautions nécessaires pour en préserver le caractère confidentiel.

4.Processus de règlement officiel

4.1 Lorsque le processus de règlement informel mentionné au paragraphe 3 de la présente annexe échoue ou n’est pas approprié compte tenu de la nature du Cas de manquement à la conduite responsable, c’est le processus de règlement officiel, dont les étapes sont énumérées ci-dessous, qui s’applique.

a. Possibilité de répondre par écrit : La ou le Gestionnaire de cas fait parvenir l’allégation de Manquement à la conduite responsable par écrit à l’Étudiante ou Étudiant visé par le Manquement à la conduite responsable en indiquant, également par écrit, que le cas suit le processus de règlement officiel prévu dans le présent règlement (ce qui constitue l’« avis d’ouverture d’un processus de règlement officiel »). L’Étudiante ou Étudiant dispose de cinq (5) jours ouvrables à partir de la réception de l’avis émanant de la ou du Gestionnaire de cas pour répondre par écrit à l’allégation et lui faire parvenir tout document ou toute pièce justificative pour appuyer sa réponse. L’Étudiante ou Étudiant a aussi la possibilité de discuter du dossier avec la ou le Gestionnaire de cas, de fournir des éclaircissements et de répondre à toute question. S’il y a lieu, la ou le Gestionnaire de cas peut transmettre la réponse de l’Étudiante ou Étudiant visé à la partie plaignante ou à d’autres personnes afin d’éclaircir ou de vérifier l’allégation ou la réponse de l’Étudiante ou Étudiant. La ou le Gestionnaire de cas informe l’Étudiante ou Étudiant par écrit de toute allégation ou déclaration pertinente qui ne figurait pas dans l’allégation d’origine et lui accorde à nouveau un délai pour fournir une réponse écrite ainsi que de l’information et des documents supplémentaires pour appuyer ses dires.

b. Enquête : La ou le Gestionnaire de cas mène une enquête sur l’allégation ou, en concertation avec le Directeur du Bureau des droits de la personne, confie cette tâche à une personne spécialement formée. L’enquête doit être menée dans les délais raisonnables et conformément aux échéanciers énoncés à l’alinéa 6.1 b) du présent règlement. Qu’elle soit menée par la ou le Gestionnaire de cas ou sa ou son mandataire, l’enquête typique consiste notamment à recueillir et vérifier l’information, à communiquer avec l’Étudiante ou Étudiant visé par le Manquement à la conduite responsable, la partie plaignante et toute autre personne pouvant détenir de l’information utile ainsi qu’à examiner les allégations, la réponse de l’Étudiante ou Étudiant, les autres réponses et l’ensemble des documents et des pièces justificatives liés au dossier. Lorsque les faits importants ne sont pas contestés, la communication avec toutes les personnes concernées pourrait ne pas être nécessaire.

c. Enquête : La ou le Gestionnaire de cas mène une enquête sur l’allégation ou, en concertation avec le Directeur du Bureau des droits de la personne, confie cette tâche à une personne spécialement formée. L’enquête doit être menée dans les délais raisonnables et conformément aux échéanciers énoncés à l’alinéa 6.1 b) du présent règlement. Qu’elle soit menée par la ou le Gestionnaire de cas ou sa ou son mandataire, l’enquête typique consiste notamment à recueillir et vérifier l’information, à communiquer avec l’Étudiante ou Étudiant visé par le Manquement à la conduite responsable, la partie plaignante et toute autre personne pouvant détenir de l’information utile ainsi qu’à examiner les allégations, la réponse de l’Étudiante ou Étudiant, les autres réponses et l’ensemble des documents et des pièces justificatives liés au dossier. Lorsque les faits importants ne sont pas contestés, la communication avec toutes les personnes concernées pourrait ne pas être nécessaire.

d. Rapport d’enquête : Une fois l’enquête terminée, la personne qui a mené l’enquête envoie à l’Autorité compétente, à l’Étudiante ou Étudiant visé par le Cas de manquement à la conduite responsable et à la partie plaignante, s’il y a lieu, un rapport écrit confidentiel renfermant un exposé sommaire des faits et de l’information recueillis durant l’enquête, son analyse des faits et de l’information et ses conclusions quant à la concordance des actes de l’Étudiante ou Étudiant avec la définition de Manquement à la conduite responsable donnée dans le présent règlement. Le cas échéant, elle formule des recommandations sur les mesures à adopter.

e. Conclusion et mesures définitives À la réception du rapport d’enquête, l’Autorité compétente donne à l’Étudiante ou Étudiant visé par le Manquement à la conduite responsable et à la partie plaignante, s’il y a lieu, la possibilité de commenter le rapport d’enquête et toute mesure définitive éventuelle. L’Autorité compétente prend ensuite les décisions suivantes :

i. accepter ou rejeter les conclusions de la personne chargée de l’enquête sur la concordance des actes de l’Étudiante ou Étudiant avec la définition de Manquement à la conduite responsable donnée dans le présent règlement;

ii. déterminer les mesures définitives qui relèvent de sa compétence énoncées aux paragraphes 6.9 et 6.10 du présent règlement;

iii. recommander au Comité d’appel du Sénat toute mesure définitive qui ne relève pas de sa compétence énoncée aux paragraphes 6.9 et 6.10 du présent règlement.

iv. Communication : L’Autorité compétente communique à l’Étudiante ou Étudiant visé par le Cas de manquement à la conduite responsable, par écrit, sa décision ou sa recommandation, selon le cas, avec copie à la ou au Gestionnaire de cas et aux autres représentantes et représentants de l’Université qui ont besoin de cette information aux fins de l’application des mesures.

5. Appel

5.1 Il est possible de faire appel de la décision ou de la recommandation auprès du Comité d’appel du Sénat, dont la décision est irrévocable, si toutes les conditions qui suivent sont remplies :

a. l’appel émane de l’Étudiante ou Étudiant visé par le Manquement à la conduite responsable;

b. l’appel porte sur la décision ou la recommandation de l’Autorité compétente mentionnée à l’alinéa 4.1 d) de la présente annexe;

c. l’Autorité compétente a communiqué sa décision ou sa recommandation conformément à l’alinéa 4.1 e) de la présente annexe;

d. la demande d’appel renferme une copie de la décision ou de la recommandation de l’Autorité compétente mentionnée à l’alinéa 4.1 d) de la présente annexe;

e. l’appel est motivé par au moins un des éléments suivants et est appuyé par des mémoires écrits et d’autres documents, s’il y a lieu :

i. la partie qui demande l’appel a subi un préjudice en raison d’une mauvaise interprétation, d’une violation, d’une application inadéquate ou d’une mauvaise administration du présent règlement;

ii. la décision ou la recommandation de l’Autorité compétente est manifestement déraisonnable compte tenu des conclusions du rapport d’enquête ou des preuves apportées;

iii. des éléments ou renseignements pertinents qui étaient inconnus ou inaccessibles au moment de l’enquête ou de la décision ou recommandation de l’Autorité compétente ont fait surface ou sont maintenant accessibles, et ils soulèvent des doutes quant à la justesse de la décision ou de la recommandation de l’Autorité compétente, auquel cas ces nouveaux éléments et renseignements doivent être présentés;

iv. la partie qui demande l’appel suit la procédure d’appel au Comité d’appel du Sénat et dépose sa demande dans les dix (10) jours ouvrables suivant la communication de la décision ou de la recommandation de l’Autorité compétente conformément à l’alinéa 4.1 e) de la présente annexe.

5.2 Le fait d’interjeter appel ne diffère en aucun cas l’application des mesures imposées.

5.3 Les décisions du Comité d’appel du Sénat sont irrévocables; elles ne peuvent être portées en appel à leur tour.