Surveillance électronique du personnel

Adoption

Date : 2022-10-19
Instance d'approbation : Comité d'administration

Service responsable : Cabinet de la vice-rectrice aux finances et à l'administration

1.1 Le présent règlement vise à assurer la transparence de la Surveillance électronique des Membres du personnel.

2.1 Les définitions ci-dessous s’appliquent au présent règlement :

« Lois applicables » s’entend de l’ensemble des lois, actes et règlements présents et futurs (avec leurs modifications successives) qui s’appliquent à l’Université, de l’ensemble des directives, règles, lignes directrices, politiques et décrets d’une autorité gouvernementale, d’une cour, d’un tribunal ou de toute autre instance ayant compétence sur l’Université, et de tous les principes généraux de la common law et du droit en equité qui s’appliquent à l’Université.

« Surveillance électronique » s’entend de la surveillance d’un Membre du personnel effectuée électroniquement.

« Outils de surveillance électronique » s’entend des biens ou des ressources de technologies de l’information (TI) de l’Université qui peuvent être utilisés pour effectuer de la surveillance électronique. Il peut s’agir, entre autres, de technologies de surveillance informatique (logiciels antivirus, pare-feu réseau, passerelles de sécurité Web, pare-feu pour la sécurité du courriel, systèmes de gestion des vulnérabilités, systèmes de gestion de l’identité et de l’accès, systèmes de surveillance des bases de données et des applications) et de localisation (géolocalisation, caméras, systèmes de télévision en circuit fermé, systèmes biométriques).

« Membres du personnel » s’entend des personnes syndiquées et non syndiquées employées par l’Université, notamment le personnel administratif et de soutien ainsi que le corps professoral, qui sont visées par la Loi sur les normes d’emploi.

« Contrats de travail » désigne collectivement toutes les conventions collectives auxquelles l’Université est partie et les contrats de travail individuels conclus entre l’Université et une ou un Membre du personnel, avec leurs modifications successives.

« Règlements et méthodes de l’Université » s’entend de l’ensemble des règlements, méthodes, politiques, règles et directives de l’Université, avec leurs modifications successives.

3.1 Le présent règlement doit être lu parallèlement aux Contrats de travail en vigueur, aux Règlements et méthodes de l’Université ainsi qu’aux Lois applicables.

3.2 Il est entendu qu’aucune disposition du présent règlement ne vise à modifier ou à remplacer tout Contrat de travail en vigueur.

4.1 Le présent règlement s’applique à l’ensemble des Membres du personnel.

5.1 L’Université entend respecter les attentes raisonnables des Membres du personnel en matière de protection de la vie privée, afin de préserver la liberté universitaire du corps professoral, et de promouvoir un climat d’ouverture et de collégialité.

5.2 L’Université n’effectue pas de Surveillance électronique inutile par des moyens intrusifs des Membres du personnel dans le but de contrôler leurs activités ou leur emplacement, et ne surveille pas électroniquement de manière délibérée et en temps réel (ou presque) leurs activités ou leur emplacement dans le cadre de ses affaires ou pratiques courantes.

5.3 L’Université utilise divers Outils de surveillance électronique qui peuvent générer des données à propos des activités ou de l’emplacement des Membres du personnel, soit dans des espaces physiques, ou sur le réseau ou les biens de TI de l’Université. Bien que les Outils de surveillance électronique puissent générer des données sur les activités ou l’emplacement des Membres du personnel et en faciliter le contrôle, l’Université ne surveille pas ces données de manière délibérée et en temps réel (ou dans un délai rapproché de la collecte ou du stockage des données) dans le cadre de ses affaires ou pratiques courantes, sauf dans les circonstances décrites au paragraphe 5.4 ci-après.

5.4 L’Université peut choisir et se réserve le droit d’effectuer de la Surveillance électronique aux fins suivantes, sauf si les Lois applicables l’empêchent :
a) protéger la sécurité des personnes, des ressources et biens de TI de l’Université ainsi que de ses autres biens et équipements;

b) assurer le bon fonctionnement et l’utilisation légitime des ressources et biens de TI de l’Université ainsi que de ses autres biens et équipements;

c) assurer la conformité aux Règlements et méthodes de l’Université ainsi qu’aux Lois applicables, et enquêter en cas de plainte ou d’allégation;

d) répondre à des besoins liés à l’emploi (par exemple, contrôler la nature et la qualité des services, surveiller le rendement), avec préavis aux Membres du personnel concernés dans la mesure du possible; ou

e) pour répondre aux besoins d’une activité, d’un service ou des fonctions de l’Université, lorsque la Surveillance électronique constitue un moyen efficace d’atteindre cet objectif et qu’il n’existe pas d’autre méthode pratique et moins intrusive pour y parvenir.

5.5 Le présent règlement ne confère pas aux Membres du personnel de nouveaux droits en matière de protection de la vie privée ni le droit de ne pas faire l’objet d’une Surveillance électronique. Il n’affecte et ne limite en rien la capacité de l’Université d’effectuer de la Surveillance électronique ni d’utiliser les données ainsi recueillies.

5.6 Si une Surveillance électronique est effectuée dans les circonstances précisées au paragraphe 5.4 du présent règlement, alors les implications sur le plan de la vie privée et les renseignements personnels recueillis dans le cadre de ladite activité seront traités conformément au Règlement 90 (Accès à l’information et protection des renseignements personnels), aux Règlements et méthodes de l’Université, et aux Lois applicables.

5.7 L’Université fournira aux Membres du personnel une copie du présent règlement (et toute modification importante apportée à celui-ci), conformément à la Loi de 2000 sur les normes d’emploi de l’Ontario, en le rendant accessible sur son site Web.

6.1 La mise en application et la révision périodique du présent règlement relèvent de la vice-rectrice associée ou du vice-recteur associé aux ressources humaines.

6.2 Il incombe à la vice-rectrice ou au vice-recteur aux finances et à l’administration, de diriger, de superviser et d’approuver l’établissement de toutes les méthodes, consignes et directives concernant la mise en application du présent règlement. L’Université publiera sur son site Web les méthodes, consignes, directives et autres renseignements pertinents concernant la mise en application du présent règlement, s’il y a lieu.

7.1 Il incombe à la vice-rectrice ou au vice-recteur aux finances et à l’administration, de soumettre à l’approbation du Comité d’administration des recommandations concernant toute modification à apporter au présent règlement.

7.2 Nonobstant le paragraphe 7.1, la secrétaire générale peut apporter des modifications au présent règlement sans les faire approuver par le Comité d’administration lorsque ces modifications consistent :
a) à mettre à jour ou à corriger le nom ou le titre d’un poste, d’une unité, d’une loi, d’un règlement, d’une politique ou d’une autorité; 

b) à corriger la ponctuation, la grammaire, les erreurs typographiques, le format et d’autres éléments techniques, au besoin, si la correction ne change pas le sens d’une disposition, ou à apporter une autre correction, si la présence d’une erreur et la correction à apporter sont évidentes;

c) à apporter des corrections pour rendre la formulation française ou anglaise d’une disposition plus compatible avec celle de l’autre langue;

d) à reprendre les modifications apportées à d’autres règlements ou à des résolutions ou politiques de l’Université à des fins d’uniformité, ou pour se conformer aux conseils, recommandations et directives concernant les Lois applicables.