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Date : 1967-02-23 |
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| Service responsable : Cabinet de la Provost et vice-rectrice aux affaires académiques |
1. OBJET
1.1 Le présent règlement a pour objet d’assurer une utilisation temporaire responsable des espaces universitaires par le personnel et la population étudiante de l’Université, de même que par les groupes et individus de la communauté en général.
2. DÉFINITIONS
2.1 Les définitions suivantes s’appliquent au présent règlement :
- « Activité » se dit d’une rencontre, d’un atelier, d’une conférence ou d’un événement prévu dans un espace universitaire.
- « Administrateur d’un espace universitaire » se dit d’une unité administrative ou scolaire ou d’un membre du personnel désigné par l’Université pour administrer les réservations d’un espace universitaire distinct à des fins d’utilisation temporaire.
- « Espace universitaire » se dit de toute installation ou de tout espace intérieur ou extérieur qui appartient à l’Université ou que celle-ci loue ou occupe.
3. CHAMP D’APPLICATION
3.1 Le présent règlement s’applique aux membres du personnel et de la population étudiante de l’Université, aux unités administratives et solaires, aux groupes étudiants ainsi qu’à toute personne ou organisation et à tout groupe externe qui demande à utiliser ou qui a déjà l’autorisation d’utiliser temporairement un espace universitaire pour une activité.
4. ÉNONCÉ DE PRINCIPES
4.1 L’utilisation des espaces universitaires est assujettie au présent règlement et aux méthodes administratives connexes adoptées par l’Université, de même qu’aux modalités établies et modifiées au besoin par l’Université.
4.2 L’utilisation temporaire d’un espace universitaire pour une activité dépend de sa disponibilité et des besoins et priorités en matière d’enseignement.
4.3 L’utilisation temporaire d’un espace universitaire est un privilège et non un droit.
4.4 L’Université encourage la liberté d’expression (telle que définie dans le Règlement 121 – Politique sur la liberté d’expression) à l’égard de l’utilisation temporaire des espaces universitaires, pourvu que les responsables de l’activité favorisent la sécurité et la protection des participants, démontrent leur adhésion aux principes d’égalité, de diversité et d’inclusion, cherchent à prévenir le harcèlement, la violence et la discrimination, et se conforment au présent règlement.
4.5 L’approbation d’une demande d’utilisation temporaire d’un espace universitaire et la tenue de l’activité dans cet espace ne doivent pas être interprétées comme une forme d’appui ou d’acceptation quant à l’activité ou aux individus responsables de son organisation ou de son déroulement.
4.6. Dans le cas des activités destinées à la communauté universitaire, les responsables de l’activité doivent respecter le caractère bilingue de l’Université et veiller à ce que l’ensemble des services et du matériel (publicité et affiches) propres à l’activité soient fournis en français et en anglais. En cas de lacunes à cet égard, les responsables de l’activité seront appelés à prendre des mesures correctives, faute de quoi l’Université se réserve le droit d’annuler l’activité ou de refuser toute demande ultérieure à ses responsables.
4.7 L’Université peut refuser l’accès à l’espace universitaire ou demander aux participants de quitter les lieux si les sommes payables en lien avec l’activité n’ont pas été acquittées, ou si l’Université a des motifs de croire que l’utilisation de l’espace (même si approuvée au préalable) ou qu’un participant à l’activité :
- a) contrevient à toute politique, procédure ou directive de l’Université d’Ottawa;
- b) entre en concurrence ou en conflit avec des services fournis ou rendus accessibles par l’Université;
- c) enfreint une loi, un règlement ou une règle (de compétence fédérale, provinciale ou municipale) ou une ordonnance émanant d’une cour ou d’un tribunal;
- d) pose un risque inacceptable pour la santé ou la sécurité;
- e) pose un risque inacceptable de dommages matériels;
- f) ne respecte pas les principes d’équité, de diversité et d’inclusion;
- g) cherche à promouvoir la haine, le harcèlement, la violence ou la discrimination envers une personne ou un groupe.
4.8 L’Université peut, à sa seule discrétion :
- a) accepter ou refuser toute demande d’utilisation temporaire d’un espace universitaire;
- b) annuler, reporter ou relocaliser toute réservation d’un espace universitaire;
- c) suspendre ou refuser toute réservation effectuée par les personnes, organisations ou groupes qui n’ont pas acquitté leurs factures en souffrance ou toute somme impayée découlant de l’utilisation ou de l’annulation d’une réservation d’un espace universitaire;
- d) déterminer la nature et l’ampleur des services de sécurité additionnels nécessaires pour la tenue de l’activité, et exiger à ses responsables d’assurer les coûts connexes;
- e) exiger, preuve à l’appui, une assurance adéquate pour les dommages personnels et matériels liés à l’utilisation de l’espace universitaire.
5. RESPONSABILITÉS
5.1. Les administrateurs d’un espace universitaire doivent s’assurer que les réservations de l’espace à des fins temporaires s’effectuent conformément au présent règlement et à l’ensemble des règlements, procédures et lignes directrices de l’Université. L’administrateur de l’espace doit aussi soumettre à l’approbation de la provost et vice-rectrice aux affaires académiques toute demande d’activité, d’utilisation temporaire d’un espace ou autre question connexe présentant ou ayant le potentiel de présenter un enjeu de liberté d’expression.
5.2 La provost et vice-rectrice aux affaires académiques a le pouvoir de :
- a) se prononcer sur les enjeux de liberté d’expression et déterminer si une demande d’activité ou d’utilisation temporaire d’un espace universitaire peut poser problème au chapitre du Règlement 121 – Politique sur la liberté d’expression.
- b) réexaminer la décision de tout administrateur d’un espace universitaire ou d’autres membres du personnel de l’Université pour rendre une décision définitive sur l’utilisation temporaire de l’espace et déterminer si une activité peut ou non y avoir lieu; et
- c) se prononcer sur une plainte relative au présent règlement ou aux questions de liberté d’expression.
6. RÉVISION, MODIFICATION ET MISE EN ŒUVRE
6.1 La provost et vice-rectrice aux affaires académiques est responsable de réévaluer périodiquement le présent règlement.
6.2 Les modifications au présent règlement, autres que celles définies au paragraphe 6.3 ci-dessous, nécessitent l’approbation du Comité d’administration.
6.3 La provost et vice-rectrice aux affaires académiques peut modifier le présent règlement afin de mettre à jour les renseignements suivants :
- a) la désignation, le titre ou l’identité de responsables, d’administrations ou de départements à l’Université;
- b) le titre de lois, de règlements, de politiques ou de procédures et leurs références.
6.4 La provost et vice-rectrice aux affaires académiques peut établir, modifier ou abroger des méthodes ou y faire des exceptions aux fins de la mise en œuvre efficace du présent règlement, pourvu que ces méthodes ou exceptions soient compatibles avec les dispositions du présent règlement.