Approuvé Comité d'administration 67.23
CONTRÔLE DES CLEFS
INTRODUCTION
1. Le présent règlement expose le programme de contrôle des clefs que l'Université a établi pour la gouverne des facultés, écoles et services. Ce programme relève du directeur ou de la directrice du Service des immeubles.
AUTORITÉ
2. Le directeur adjoint ou la directrice adjointe, Services administratifs, est nommé chef, contrôleur des clefs. Il est chargé de coordonner toutes les demandes de clefs de portes de modifications de barillets, de combinaisons de serrures et de changements aux systèmes de clefs; il doit aussi s'assurer que l'attribution de passe-partout est rigoureusement contrôlée et approuvée par le Service de la protection.
3. Les doyens, les doyennes et les directeurs ou les directrices des services répondent de l'attribution des clefs et de tout changement aux systèmes de clefs dans leurs secteurs respectifs. Il ou elles nomment une personne responsable du contrôle des clefs(contrôleur de clefs) dans la faculté, l'école ou le service.
PARTAGE DES ATTRIBUTIONS DU SERVICE
4. La Division des métiers d'architecture du Service des immeubles est chargée :
- a) de tailler les clefs
- b) d'apporter aux combinaisons de serrures existantes toute modification (les coûts du service sont imputés aux budgets d'exploitation des facultés, écoles et services intéressés; voir règlement no 30).
5. Le Service des immeubles travaillant en étroite collaboration avec le directeur ou la directrice du Service de la protection, est chargé :
- a) de préparer les clefs et les combinaisons de serrures dans le cas de rénovations;
- b) d'établir des systèmes de clefs dans tous les nouveaux bâtiments.
DEMANDES DE CLEFS DE PORTES
6. Toute demande de clef de porte ou de travaux entraînant des changements au contrôle des clefs doit être signalée au contrôleur de clefs de la faculté, de l'école ou du service aux fins d'approbation et d'exécution. L'attribution de clefs de portes est réduite au minimum afin d'assurer une plus grande sûreté et un meilleur contrôle.
7. Il est interdit aux membres du personnel de remettre des clefs de portes à d'autres membres du personnel sans l'autorisation du contrôleur des clefs de la faculté, de l'école ou du service intéressé.
8. Les contrôleurs de clefs des facultés, écoles ou services sont chargés de récupérer les clefs des membres du personnel qui sont mutés au sein de l'Université ou qui quittent l'Université.
9. Seuls les contrôleurs désignés peuvent faire des demandes de clefs ou de modifications aux systèmes existants en communiquant par téléphone au Centre de contrôle des demandes d'entretien (4-2222)durant les heures normales de bureau. Un numéro de bon de travail est émis pour chacune des demandes.
10. Lorsqu'une demande de clef ou de modification à un système de clefs pourrait, selon l'avis du Service des immeubles ou du Service de la protection, compromettre la sécurité ou nuire à une opération,cette dernière pourrait être rejetée. Si cette situation se produit, le Service de la protection avise le contrôleur de clefs des motifs du refus et doit chercher à trouver une solution équitable.
11. Toutes les clefs de l'Université en surplus et non requises par une faculté, une école ou un service doivent être retournées au Centre de contrôle des demandes d'entretien (4-2222).
DISTRIBUTION DES CLEFS AUX DEMANDEURS
12. Les nouvelles clefs coupées sont acheminées aux contrôleurs de clefs par courrier INTRA dans une enveloppe scellée.
13. Par contre, les clefs des systèmes d'alarme et les passe-partout doivent être prises en personne au Centre de contrôle des demandes d'entretien au 141, rue Louis-Pasteur.
REMPLACEMENT DE CLEFS PERDUES OU VOLÉES
14. Dans le cas de clefs perdues ou volées, un rapport doit premièrement être fait au Service de la protection. Un numéro de rapport est donné au contrôleur de clefs afin qu'il puisse faire une demande de nouvelles clefs ou de modification au système existant du Centre de contrôle (4-2222).
CLEFS D'ALARMES D'INTRUSION
15. Toute demande de clef pour un système d'alarme doit être approuvée par le Service de la protection.
SERVICE D'OUVERTURE DES PORTES
16. En tout temps, les personnes autorisées qui désirent faire ouvrir des portes peuvent s'adresser au Service de la protection au4-2442.
CONTRÔLE DES CLEFS
17. a) Les contrôleurs de clefs de chaque faculté, école et service sont chargés de tenir un registre de toutes les personnes qui possèdent des clefs dans leur secteur respectif.
b) Le Service des immeubles est responsable de garder un registre des clefs classées par contrôleur, par département, faculté ou service.
c) Le Service de la protection tient un registre des clefs émises pour les systèmes d'alarme.
BÂTIMENTS VACANTS
18. Lorsqu'un bâtiment doit être vidé provisoirement ou définitivement en raison du déménagement d'une faculté, d'une école ou d'un service, de réparations à la suite d'un incendie, de rénovations importantes, ou de démolition l'agent ou l' agente d'affectation des espaces doit, dès qu'il ou elle en est informé, demander au Service des immeubles de verrouiller toutes les portes d'accès et les fenêtres du bâtiment.
19. Le Service de la protection ne doit remettre les clefs des locaux vacants qu'aux seules personnes autorisées à les recevoir. En cas de doute, communiquer avec l'agent ou l'agente d'affectation des espaces, Recherche institutionnelle et planification.
EXCEPTION
20. Aucune exception au règlement n'est admise sans le consentement écrit du vice-recteur ou de la vice-recteure aux ressources.
Révisé le 2 mars 1994
(Service des immeubles)