Approuvé Bureau des gouverneurs 2006.1
FINANCEMENT POUR LES PROJETS DE CONSTRUCTION ET DE RÉNOVATION
1. Les projets de construction et de rénovation doivent être financés et gérés conformément au Règlement113 sur l'entretien, la remise à neuf, les modifications, les rénovations, les nouvelles constructions, la location, l'achat et la vente d'un immeuble.
2. Tous les efforts doivent être mis en oeuvre pour s'assurer que 50% du financement de tout projet provienne de sources externes, immédiatement ou au fil du temps (p.ex., revenus auxiliaires). Une promesse de fonds ne peut pas être considérée comme une source externe tant que la contribution n’a pas effectivement été versée.
3. Tous les coûts associés à un projet de construction neuve ou de rénovations d’une installation d'une faculté qui respecte les critères de l’Université relatifs à l'utilisation de l'espace seront partagés également entre la Faculté et l’Administration centrale. Les coûts d’aménagement, tout comme ceux des rénovations de constructions conçues pour accueillir de nouvelles installations, seront compris dans les coûts totaux.
4. Le montant du coût total du projet qui ne pourra être immédiatement recouvré à partir des sources identifiées pour son financement sera considéré comme une dette à partager également avec les facultés. Tous les fonds recueillis qui ne sont pas déjà réservés à l’externe pour un autre usage seront affectés à la réduction de cette dette, selon le même partage égalitaire.
5. Le budget du projet comprendra les coûts en intérêt en cours de construction. Ces coûts sont capitalisés, comme l’exigent les principes comptables généralement reconnus.
6. Le financement est versé au fur et à mesure que les dépenses sont encourues, après l'approbation du projet. Une fois le financement en cours, les intérêts accumulés seront facturés comme suit:
a. Intérêts sur la dette et les contributions externes en attente : Administration centrale
b. Remboursement du capital : Administration centrale 50%, Faculté 50%
7. L’amortissement de la dette encourue pour une construction ou des rénovations sera calculé selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile de l’immobilisation et selon la capacité de payer, au cas par cas. L’annexeA présente un tableau d’amortissement à cet effet.
8. Il est entendu que les services auxiliaires, de même que les services et programmes autofinancés assumeront à 100% les coûts de leurs projets de construction et de rénovations.
9. Il est aussi entendu que les services devront payer pour leurs projets de construction et de rénovations selon leur capacité de payer, évaluée au cas par cas.
10. Pour tout projet dont les coûts excèdent 5M$, un budget préliminaire du projet devra être soumis au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs avant d’amorcer l’étape de la conception détaillée et de l’identification des sources de financement. Le budget final du projet et la proposition de financement devront être soumis à l’approbation du Bureau de gouverneurs avant de lancer l’appel de soumissions.
11. Pour tout projet dont les coûts varient entre 1M$ et 5M$, un budget préliminaire du projet devra être soumis au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs avant d’amorcer l’étape de la conception détaillée et de l’identification des sources de financement. Le budget final du projet et la proposition de financement devront être soumis à l’approbation du Comité exécutif du Bureau de gouverneurs avant de lancer l’appel de soumissions.
12. Pour les projets de moins de 1M$, les projets préliminaires seront préparés et inclus dans le budget d'investissement annuel soumis à l’approbation du Bureau de gouverneurs.
13. Une fois que le projet final a été approuvé, on s’attend à ce que les gestionnaires prennent les mesures nécessaires pour respecter les délais convenus et le budget autorisé. Un rapport sur l’avancement des travaux doit être produit pour chaque réunion du Comité exécutif.
14. Pour restreindre l’étendue des risques:
a. Tous les projets feront l’objet de contrats à forfait, à moins que le Comité exécutif du Bureau des gouverneurs autorise une dérogation.
b. Aucun projet ne pourra démarrer les travaux sans avoir un budget équilibré et un fonds de contingence adéquat.
c. Les appels d’offres devront comprendre des clauses permettant de retirer certaines options, ou d'en réduire les normes de qualité, si des contraintes budgétaires l'exigent.
15. Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l'approbation écrite du Comité d'administration.
Publié le 27 mars 2006
(Cabinet du vice-recteur aux ressources)
Annexe A
Le tableau ci-dessous résume les lignes directrices visant l'amortissement des projets de construction et de rénovations.
Dette contractée Période d'amortissement (selon une méthode linéaire)
| De 1 $ à 200000 $ | À porter aux dépenses de l'exercice. | |
| De 200001$ à 500000 $ | 2 ans | |
| De 500001$ à 1000000$ | 5 ans | |
| De 1000001$ à 3000000$ | 10 ans | |
| De 3000000$ à 8000000$ | 20 ans | |
| Plus de 8000000$ | 30 ans |
La plus longue période d'amortissement autorisée est de 30ans.