Approuvé Comité d'administration 554.3
SERVICE DE DISTRIBUTION MULTIMÉDIA
OBJECTIF
1. Le présent règlement a pour but de définir les services qui sont disponibles au Service de distribution multimédia et les modalités selon lesquelles ces services sont offerts.
2. La méthode Service de distribution multimédia 12-2 explique la marche à suivre pour les projets de conception d’espaces multimédias ; l’acquisition, l’installation, l’utilisation et l’emprunt des équipements, ainsi que des accessoires multimédias. Elle explique aussi les procédures pour faire réparer les appareils multimédias. La méthode doit donc être lue de concert avec le présent règlement.
PRINCIPES
3. Le Service de distribution multimédia (SDM) a pour mandat de mettre à la disposition de la communauté universitaire des équipements multimédias de haute technologie qui rendent l’enseignement et l’apprentissage à l’Université d’Ottawa plus accessibles et dynamiques. Pour ce faire, le SDM est responsable de :
a) Espace d’enseignement et soutien technique – Salles du registraire (pour les autres salles des facultés et services, voir la section « Description des services » afin de déterminer les éléments pouvant faire l’objet d’une entente de service) :
- l’établissement de standards physiques et technologiques ayant trait à la conception des espaces multimédias, ainsi qu’à l’acquisition, l’installation et l’entretien des équipements multimédias (ex : éclairage, design, normes et exigences physiques et techniques des équipements, accessibilité, captation, sécurité, etc.) ;
- la conception même des salles multimédias, l’acquisition et l’installation des équipements (mobiles et permanents) ;
- la distribution et la vérification des installations et des appareils ;
- l’entretien, la mise à jour et le soutien technique pour les équipements ;
- la création, la gestion et la mise à jour des images des ordinateurs dans les salles de classe multimédias ;
- la distribution et le contrôle des cartes d’accès des salles de cours, y compris des pupitres multimédias.
b) Autres services :
- l’acquisition de l’équipement multimédia mobile requis par les facultés et services d’une valeur supérieure à 1 000 $ ;
- les prêts et la vente au comptoir d’équipement, de pièces et d’accessoires multimédias, y compris les télévoteurs ;
- la réparation des équipements multimédias ;
- les productions multimédias, le service de polycopie, les enregistrements audio et vidéo, y compris le transfert de données pour le Web ou autres ;
- l’assistance technique aux laboratoires d’enseignement (salles de montage, plateau de télévision, salles d’enregistrement, etc.) ;
- le soutien aux événements spéciaux sur l’ensemble du campus (à l’exception des salles non-registraires du Centre universitaire, tel que stipulé au paragraphe 6 du présent règlement) : projection, sonorisation, captation vidéo ;
- l’affichage numérique (établissement des standards, acquisition, installation, infrastructure et logiciel) ;
- l’inventaire et les standards des appareils multimédias et périphéries sans fil, en collaboration avec le Service de l’informatique et des communications (SIC) et selon les dispositions des règlements pertinents.
4. Les installations et l’équipement multimédia du campus sont la propriété de l’Université et, à ce titre, doivent demeurer à la disposition de la communauté universitaire entière. Cette responsabilité incombe au Service de distribution multimédia, qui est chargé de dresser et de distribuer un inventaire centralisé de l’équipement.
PORTÉE
5. Le Service de distribution multimédia dirige non seulement la distribution d’appareils multimédias, mais aussi l’ensemble des installations permanentes appartenant au registraire dans les amphithéâtres et les salles de cours ; le SDM doit donc en assurer le fonctionnement et l’entretien.
6. L’article précédent exclut les salles non-registraires du Centre universitaire qui sont la responsabilité de Vie communautaire.
DESCRIPTION DES SERVICES OFFERTS
Installations permanentes
7. Le Service de distribution multimédia a la responsabilité d’établir les standards physiques et technologiques en matière d’équipement multimédia pour l’ensemble de l’Université. Il est aussi responsable de la conception des salles multimédias et de l’installation permanente d’appareils dans les amphithéâtres, laboratoires ou salles de cours appartenant au registraire. Ces installations étant utilisées par plusieurs facultés ou services, la sécurité, l’entretien, la réparation des appareils et le soutien technique reviennent au Service de distribution multimédia. Lorsque les installations appartiennent à une faculté ou à un service, le SDM peut négocier une entente de service pour la conception des salles, laboratoires (etc.), l’acquisition et l’installation des équipements, de même que leur entretien et leur réparation. Au besoin, l’entente de service peut aussi comprendre le soutien technique. Dans un tel cas, la faculté ou le service doit assurer la sécurité des équipements et doit payer les coûts s’y afférant.
8. Un certain nombre d’installations permanentes qui consistent principalement en salles de projection équipées d’appareils extrêmement fragiles et perfectionnés relèvent directement du Service de distribution multimédia ; seul le personnel du SDM est autorisé à faire fonctionner ces installations.
9. Les nouveaux projets de conception de salles et d’installation d’équipement multimédia ou les grands projets de rénovations doivent être soumis au Service de distribution multimédia avant le 15 novembre de chaque année pour la rentrée scolaire prévue en septembre de l’année suivante. La marche à suivre se trouve à la méthode Service de distribution multimédia 12-2.
Accès aux salles multimédias et mise à jour des logiciels
10. Le Service de distribution multimédia est le seul autorisé à gérer l’ouverture et la fermeture des salles multimédias appartenant au registraire à l’aide de son système automatisé. Le SDM est donc le seul à émettre des cartes d’accès et à en contrôler les privilèges et les modalités d’utilisation. Le SDM gère de ce fait le contrôle des portes, du pupitre et de tout autre équipement multimédia sur place.
11. Le Service de distribution multimédia a la responsabilité d’installer, de créer l’image et de mettre à jour les logiciels pertinents aux équipements multimédias dans les salles appartenant au registraire. Le SDM peut ajouter des logiciels spécialisés à la demande d’une faculté ou d’un service, mais cette demande doit être faite, par écrit, au chef du Service de distribution multimédia, au minimum cinq (5) jours ouvrables avant la date requise.
12. Une entente de service peut être négociée avec les facultés et services propriétaires d’espaces multimédias qui souhaiteraient se prévaloir des services de gestion d’accès aux salles et d’installation (ou mise à jour) des logiciels pertinents aux équipements multimédias, moyennant les coûts pertinents aux services requis.
Prêt d’appareils multimédias portatifs
13. Les facultés, les services, les étudiants et les membres du personnel peuvent emprunter gratuitement n'importe lequel des appareils ou des accessoires disponibles, pendant un maximum de trois jours consécutifs. Cependant, le prêt doit être relié à l’enseignement et aux cours ou permettre à l’emprunteur de mener une recherche.
14. Les prêts de plus de trois jours consécutifs (reliés à l’enseignement, la recherche, le travail ou les cours) sont possibles, mais ils doivent être approuvés par le SDM selon la disponibilité des équipements.
15. Si le prêt n’est pas directement relié à l’enseignement, aux cours ou à la recherche (donc utilisé à des fins personnelles), les appareils et les accessoires peuvent être loués, dans la mesure des disponibilités, aux tarifs fixés annuellement par le Service de distribution multimédia.
16. Les organisations et les associations faisant partie de la communauté universitaire mais n'étant pas financées par le budget d'exploitation de l'Université peuvent louer des appareils ou des accessoires multimédias aux tarifs en vigueur.
17. Dans tous les cas, le client devient responsable des dommages ou pertes et doit payer le coût de remplacement de l’appareil ou des pièces de rechange, ainsi que la main-d’œuvre. Les retards entraînent aussi des frais supplémentaires.
18. Si un client a besoin d'appareils ou d'installations qui ne sont pas disponibles sur le campus, le Service de distribution multimédia peut louer l'appareil ou l'installation en question à l'extérieur de l'Université; le client doit alors payer les frais qui s’y rattachent.
Prêts de longue durée aux facultés et aux services.
19. Il arrive que les facultés ou les services fassent un usage plus régulier ou fréquent de certains appareils portatifs et des accessoires. Dans des cas exceptionnels, les facultés et les services peuvent se prévaloir d’un prêt gratuit de longue durée, selon les disponibilités de l’équipement, mais pour ce faire, ils doivent obtenir l’autorisation préalable du chef du Service de distribution multimédia et en justifier l’utilisation prolongée. Les clients doivent en assurer la sécurité pendant toute la durée du prêt et payer les coûts d'entretien ou de remplacement qui ne découlent pas de l'usure normale de l'équipement.
Services de techniciens
20. Les facultés et services peuvent se prévaloir des services d’un technicien pour les équipements multimédias. La méthode Service de distribution multimédia 12-2 décrit les modalités selon qu’il s’agisse des heures normales de travail ou non, et selon que la présence du technicien soit requise pour l’installation seulement ou pendant toute la durée de l’événement.
21. Les services autofinancés, les organisations ou associations faisant partie de la communauté universitaire mais n'étant pas financées par le budget général d'exploitation, ainsi que les organismes extérieurs peuvent obtenir les services d’un technicien selon les tarifs fixés par le Service de distribution multimédia.
22. Les services d’un technicien sont également disponibles pour les enregistrements de conférences, de cours ou d'autres activités selon les tarifs approuvés (méthode Service de distribution multimédia 12-2).
23. Le Service de distribution multimédia offre des services de réparation des équipements multimédias et d'installation de systèmes audio, vidéo ou multimédia selon la grille tarifaire en vigueur (méthode Service de distribution multimédia 12-2).
24. Le SDM offre aussi des services de tournage et de montage vidéo ; des services d’enregistrement et de montage audio, ainsi que des services de transcodage en plusieurs formats.
Location d’équipement (Conférence/colloque/séminaire/atelier/etc.)
25. Lorsque les besoins d’équipement multimédia ne rencontrent pas les modalités du paragraphe 13 du présent règlement (comme dans le cas de conférences, colloques, etc.), les facultés, services, professeurs ou chercheurs doivent louer l’équipement multimédia. Au besoin, ils peuvent aussi réserver les services d’un technicien pour la tenue de leur événement selon les tarifs en vigueur. Pour ce faire, les clients doivent soit communiquer directement avec le SDM ou soit ajouter les services requis à la demande soumise au service des Congrès et réservations. Il est entendu que les clients ne peuvent, sous aucune considération, apporter de l’équipement multimédia personnel ou provenant d’un fournisseur externe sur le campus (les ordinateurs portables personnels sont permis, cependant il relève de la responsabilité du client de s’assurer de la compatibilité de son ordinateur personnel avec les équipements de l’Université).
Aide à la clientèle
26. Le Service de distribution multimédia peut aider la clientèle à choisir judicieusement les salles, les appareils et les installations pour ses activités. Il est donc recommandé de prendre conseil auprès du SDM avant de faire une réservation.
27. Le Service de distribution multimédia peut initier la clientèle à l'utilisation des appareils et des installations du campus. Cela inclut aussi la formation du corps professoral, des chercheurs et des étudiants dans l'utilisation des ressources multimédias disponibles.
Ventes de fournitures et d'accessoires
28. Des fournitures et des accessoires pour les équipements multimédias peuvent être achetés au comptoir du Service de distribution multimédia. Le tableau des prix en vigueur peut être consulté au comptoir du Service de distribution multimédia ou sur le site Web du Service.
RÉSERVATIONS D'APPAREILS ET D'INSTALLATIONS
29. Les réservations doivent se faire auprès du Service de distribution multimédia, soit au comptoir, par courriel, par internet ou par appel téléphonique et ce, vingt-quatre (24) heures à l’avance (ou au moins un jour ouvrable) dans le cas d’une simple réservation et quarante-huit (48) heures à l’avance (ou au moins deux jours ouvrables) lorsqu’une installation est requise.
RESPONSABILITÉ DE LA CLIENTÈLE
30. Les usagers sont responsables de l'état des appareils et des installations loués ou empruntés et doivent, dans tous les cas, en payer les coûts de remplacement en cas de perte ou de dommage ou payer les pièces de rechange en cas de panne.
31. Les personnes et les organisations qui louent ou empruntent des appareils ou installations de l'Université ne peuvent les prêter ou les sous-louer à une autre personne ou organisation sans l'autorisation du Service de distribution multimédia.
32. Il faut remettre les appareils ou libérer les installations dans les délais prévus au moment de la réservation. Les retards entraînent des frais supplémentaires.
ACQUISITION D'APPAREILS MULTIMÉDIAS (permanents et mobiles) ET PÉRIPHÉRIES SANS FIL
33. Seul le Service de distribution multimédia est autorisé à faire l'acquisition d'appareils et d'accessoires multimédias permanents ; d'en faire l’installation (pour les salles du registraire) ou d’en autoriser l’installation (pour les autres salles appartenant aux facultés ou aux services) selon les standards de l’Université ; il est aussi le seul responsable de la distribution, la location ou la vente de ces équipements. Cela inclut aussi toutes les composantes d'installations fixes dans les studios de production.
34. Toute demande d’achat d’équipement multimédia mobile d’une valeur égale ou supérieure à 1 000 $ doit être soumise par écrit au SDM pour approbation. Les achats d’équipement multimédia mobile d’une valeur inférieure à 1 000 $ peuvent être effectués directement par les facultés et services, mais ils doivent se conformer aux standards établis par le SDM et respecter les contrats négociés par l’Université. La marche à suivre est décrite dans la méthode Service de distribution multimédia 12-2.
35. Le Service de distribution multimédia étudie, de manière continue, les besoins en matière d'installations et d’équipement multimédia. Les appareils et les installations de grande utilisation, peuvent être remplacés, modernisés ou achetés directement par le SDM.
36. Le SDM participe à la négociation et à l’administration des contrats d’équipement multimédia, il apporte son expertise au processus d’approvisionnements et s’assure ainsi du respect des standards techniques et technologiques.
37. Le SDM travaille de concert avec le Service de l’informatique et des communications et/ou tout autre service devant établir des standards visant la fréquence des appareils en matière de périphéries sans fil sur le campus.
SUBVENTIONS DE RECHERCHE (FCI ou autre)
38. Le Service de distribution multimédia appuie les chercheurs en les aidant à évaluer leurs besoins matériels, physiques et financiers en matière d’équipement multimédia. Les demandes d'équipement multimédia et d'équipement de production que l'on achète au moyen de subventions de recherche administrées par l'Université d'Ottawa doivent donc être acheminées au SDM. À moins d'indication contraire dans les contrats de recherche, l'équipement demeure la propriété de l'Université. Si le chercheur ou la chercheuse n'a plus besoin de l'équipement en question, on peut le conserver dans l'unité scolaire, si celle-ci en a toujours besoin; ou on peut aussi le retourner au Service de distribution multimédia pour fin de disposition dans le respect des règlements de l’Université.
39. Dans la mesure du possible, les équipements multimédias achetés par le biais d’une subvention doivent se conformer aux standards approuvés par l’Université. Si pour des fins de recherche les standards sont différents, il est essentiel que le chercheur ou la faculté en discute préalablement avec le chef du Service de distribution multimédia pour s’assurer que les fréquences (ou tout autre aspect de l’équipement requis) n’interfèrent pas avec l’équipement existant sur le campus.
40. Le SDM peut offrir aux chercheurs les mêmes services qu’il offre aux facultés et services en matière de soutien technique, etc. selon les modalités de la méthode Service de distribution multimédia 12-2 qui décrit les frais pertinents, le cas échéant.
EXCEPTION
41. Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l'approbation écrite du vice-recteur aux études.
Révisé le 13 mai 2009
(Service de distribution multimédia)