Approuvé Bureau des gouverneurs 2012.52
FRAUDE FINANCIÈRE
OBJET
1. L’université assure une saine planification et gestion de ses ressources financière en se conformant à des principes clés tels que l’imputabilité, l’intégrité et l’honnêteté. Le présent règlement ne s’applique qu’aux cas exceptionnels de fraude financière.
2. Le présent règlement a pour objet de fournir au personnel de l’Université un moyen de signaler des cas connus ou soupçonnés de fraude financière et d’établir un processus d’enquête juste et rapide pour traiter les allégations de fraude financière.
PORTÉE
3. Le présent Règlement s’applique à quiconque souhaite signaler un cas connu ou soupçonné de fraude financière. Les dispositions applicables des conventions collectives ont préséance sur l’application du présent Règlement.
DÉFINITION DE « FRAUDE FINANCIÈRE »
4. On entend par « fraude financière » toute action, irrégularité, faute ou activité de nature financière jugée malhonnête, inappropriée ou illégale, et qui compromet l’intégrité des activités de l’Université ou prive celle-ci d’un avantage financier. Sont considérés comme des cas de fraude financière, entre autres :
a) le vol, le détournement, la destruction, l’usage non autorisé, la suppression ou la dissimulation de fonds ou de biens de l’Université ayant des conséquences financières;
b) la contrefaçon, la falsification, l’altération, la destruction ou la fabrication de tout document papier ou électronique à caractère financier, par exemple des chèques, demandes de subvention, feuilles de temps, contrats, bons de commande, budgets ou registres comptables;
c) les fausses réclamations et déclarations financières, y compris l’autorisation ou la réception de paiements pour des heures non travaillées;
d) l’utilisation inappropriée des systèmes informatiques ayant des conséquences financières, y compris l’accès non autorisé et le piratage de logiciels;
e) la corruption, les ristournes ou escomptes consentis ou reçus sans l’approbation de l’Université, l’autorisation ou la réception de paiements pour des marchandises non livrées ou des services non rendus;
f) le non-respect des dispositions financières de tout règlement, politique, procédure ou pratique de l’Université ou de toute loi.
RÈGLEMENT
5. L’Université est résolue à maintenir les plus hautes normes d’honnêteté, d’intégrité et de transparence dans ses activités financières et à se protéger contre la fraude financière. Elle a la responsabilité de mettre en place des contrôles et des procédures internes afin de prévenir la fraude financière et de protéger les ressources dont elle est le dépositaire.
6. L’Université ne tolérera aucune fraude financière. L’employé de l’Université qui commet une fraude financière est passible de mesures disciplinaires et s’expose à des poursuites criminelles ou civiles.
SIGNALEMENT DES FRAUDES FINANCIÈRES
7. Le signalement anonyme d’une fraude financière pose des difficultés à l’étape de l’enquête, la source anonyme n’étant pas disponible pour donner des renseignements ou étayer ses allégations. Par conséquent, aucun cas de fraude financière ne peut être signalé de façon anonyme.
8. L’identité du membre du personnel de l’Université qui signale la fraude financière est gardée confidentielle, à moins que sa divulgation ne soit requise pour approfondir l’enquête ou exigée par la loi.
9. Les membres du personnel de l’Université qui signalent en leur propre nom et de bonne foi un cas connu ou présumé de fraude financière ne s’exposeront à aucunes représailles.
À QUI SIGNALER UN CAS
10. Les employés de l’Université sont instamment invités à signaler les cas connus ou présumés de fraude financière :
a) en conformité avec les dispositions pertinentes de toute convention collective applicable;
b) à leur superviseur ou au superviseur de la personne visée par les allégations.
11. Si le signalement à un superviseur est impossible ou inapproprié, et en l’absence de dispositions pertinentes dans une convention collective applicable, l’employé de l’Université doit porter l’affaire à l’attention de la vice-rectrice à la gouvernance. Si ce dernier est impliqué dans l’affaire, le cas de fraude doit être signalé au recteur. Si le cas ne peut être signalé au recteur parce qu’on soupçonne qu’il pourrait être impliqué, l’affaire doit être portée à l’attention du président du Bureau des gouverneurs.
ENQUÊTE
12. L’enquête relative au signalement d’un cas de fraude financière sera menée en conformité avec les paragraphes 13 à 17 du présent règlement. Si une convention collective applicable comporte des dispositions au sujet du processus d’enquête, l’enquête sera menée en conformité avec ces dispositions, et les paragraphes 13 à 17 du présent règlement ne s’appliqueront pas.
13. La personne à qui est signalé un cas connu ou soupçonné de fraude financière doit en informer la vice-rectrice à la gouvernance, qui ouvrira une enquête à l’égard de la fraude financière alléguée d’une manière adaptée aux circonstances, notamment en ayant accès à la documentation et aux informations pertinentes, le plus rapidement possible dans les circonstances.
14. La partie qui mène l’enquête doit rédiger un rapport d’enquête provisoire. Ce rapport provisoire est remis à la ou aux personnes visées par l’enquête, afin qu’elles puissent le commenter avant la production du rapport d’enquête final. Le rapport final est soumis à la vice-rectrice à la gouvernance.
15. Si l’enquête conclut que les allégations de fraude financière sont fondées, la vice-rectrice à la gouvernance enverra le rapport d’enquête final au Comité d’administration aux fins de décision. Avant qu’une décision ne soit prise, la ou les personnes visées disposeront de dix (10) jours ouvrables, à partir de la date d’envoi du rapport d’enquête, pour fournir au Comité d’administration des commentaires additionnels écrits, le cas échéant, sur les conclusions ou recommandations du rapport final.
16. Après étude du rapport d’enquête et des commentaires reçus, le cas échéant, de la ou des personnes visées, le Comité d’administration décide de corroborer ou non les conclusions du rapport concernant la mesure disciplinaire requise (y compris le licenciement) ou toute autre mesure corrective ou tout autre plan d’action jugé approprié dans les circonstances.
17. Le Cabinet de la vice-rectrice à la gouvernance communiquera la décision du Comité d’administration à la ou aux personnes visées par l’enquête. Le Cabinet de la vice-rectrice à la gouvernance fera savoir à l’employé de l’Université ayant signalé la fraude financière si les allégations ont été corroborées ou non et l’informera de l’issue de l’enquête, dans la mesure où les règles de confidentialité permettent la divulgation de ces informations.
CONFIDENTIALITÉ
18. Toutes les personnes impliquées dans le signalement d’un cas de fraude financière ou dans une enquête à ce sujet doivent respecter la confidentialité des informations afin de protéger autrui contre des allégations non corroborées de fraude financière, de garantir les droits des personnes visées par les allégations et d’assurer l’intégrité du processus d’enquête.
19. Les renseignements entourant l'enquête, l'analyse des faits, les allégations et les conclusions sont divulgués uniquement aux personnes qui doivent y avoir accès pour les besoins de l’enquête ou de l’exécution d’une décision, sauf disposition contraire d’une convention collective applicable, du présent règlement ou d’une loi.
APPLICATION DE LA LOI
20. L’Université pourra prendre des mesures pour récupérer les pertes découlant de la fraude financière et pourra transmettre un signalement de fraude financière aux autorités policières ou d’autres organismes d’application de la loi.
EXAMEN DU RÈGLEMENT
21. La vice-rectrice à la gouvernance a la responsabilité d’établir et de réviser le présent règlement, et des modifications peuvent y être apportées avec l’approbation du Comité d’administration.
Révisé le 29 octobre 2012
(Cabinet de la vice-rectrice à la gouvernance)