Approuvé Bureau des gouverneurs 2008.7
APPROVISIONNEMENT ÉTHIQUE
OBJECTIF
1. L’Université d’Ottawa (« l’Université ») s’engage à appliquer dans ses activités commerciales les principes de responsabilité sociale et d’éthique en conformité avec sa mission d’enseignement, de recherche et de service, et avec ses propres règles en matière d’emploi. Le Règlement sur l’approvisionnement éthique (« le Règlement »), énonce les principes et les responsabilités touchant la conduite d‘activités commerciales à l’Université.
PRINCIPES
2. L’Université d’Ottawa attend de ses fournisseurs, détaillants et sous-traitants visés dans le Règlement qu’ils se conforment aux dispositions de ce dernier.
3. L’Université d’Ottawa adhère en outre au Code de déontologie de l’Association canadienne de gestion des achats (voir la section T du Manuel des approvisionnements de l’Université).
DÉFINITIONS
4. Les définitions suivantes s’appliquent dans le Règlement :
Vêtements Pièces d’habillement, uniformes et chaussures.
Certifié équitable Preuve de la certification équitable d’un produit nommé à l’annexe A approuvé par TransFair Canada.
Commerce équitable Système commercial international fondé sur le dialogue, la transparence et le respect. Il contribue au développement durable en offrant de meilleures conditions aux petits producteurs agricoles et aux travailleurs des pays en développement. (Source, 8 mai 2008)
Règlement Le présent document, dans sa version intégrale.
Contrat Entente écrite qui lie l’Université et un fournisseur ou un détaillant.
Licencié Personne, entreprise ou autre entité à laquelle l’Université a accordé une licence ou la permission d’utiliser son nom, son logo ou son image de marque.
Organisme de
surveillance Organisme indépendant dont l’Université reconnaît la compétence et qui peut la seconder dans la mise en application du Règlement (par exemple, le Workers’ Rights Consortium (WRC) ou la Fair Labor Association (FLA), qui surveillent les fabricants de vêtements et d’autres secteurs d’industrie).
Détaillant Personne ou entreprise qui offre en vente des biens de consommation sur le campus de l’Université.
Services de
production Comprend, sans s’y limiter, la conception, l’assemblage, l’emballage, l’expédition et la réception.
Sous-traitant Fournisseur, vendeur, entrepreneur, sous-traitant ou fabricant qui n’est pas lié à l'Université par contrat, mais qui lui fournit des services, des biens ou des composantes de biens par l’entremise de fournisseurs ou de détaillants visés dans le Règlement.
Fournisseur Licencié ou toute personne ou entité, y compris un fournisseur, vendeur, entrepreneur, collaborateur ou fabricant, qui a passé un contrat avec l’Université en vue de lui fournir des biens ou des services qu’elle utilisera, vendra ou distribuera elle-même, ou qui le seront en son nom, en conformité avec le règlement.
Université L’Université d’Ottawa, ses établissements affiliés, et ses services auxiliaires, les points de vente au détail exploités par des parties constituantes telles que des associations étudiantes et leur gouvernance, et tout futur point de vente affilié.
CHAMP D’APPLICATION
5. Le Règlement s’applique aux fournisseurs et détaillants de l’Université qui produisent, distribuent ou vendent des pièces d’habillement ou d’autres produits portant le nom, le logo ou l’image de marque de l’Université, ainsi qu’à tous leurs sous-traitants.
6. Les détaillants de produits alimentaires ont l’obligation d’offrir au moins un produit portant l’étiquette Certifié équitable lorsqu'il en existe.
7. Les fournisseurs et les détaillants prennent la responsabilité de s’assurer que tous les sous-traitants faisant partie de la chaîne d’approvisionnement se conforment eux aussi au Règlement. Cependant, l’obligation pour les fournisseurs et les détaillants de respecter le Règlement ne les autorise pas à se présenter comme ayant obtenu la certification de l'Université.
8. Si l’Université ne peut pas se procurer un produit ou un service essentiel à ses activités ou à son fonctionnement auprès d’un fournisseur en règle (par exemple, s’il n’existe qu’un seul et unique fournisseur), le règlement 36 de l’Université s’appliquera aux exemptions ou dérogations.
NORMES
9. Dans leurs milieux de travail, les fournisseurs, les détaillants leurs sous-traitants doivent respecter les normes et les pratiques élémentaires suivantes :
- Observation des lois : Satisfaire au moins à toutes les dispositions législatives applicables du pays où sont fabriqués les produits. Si les exigences du Règlement et celles des lois du pays de fabrication sont contradictoires ou différentes, les plus strictes prévalent.
- Principes éthiques : Conduire leurs affaires selon un ensemble de principes éthiques tels que l’honnêteté, l’intégrité, la crédibilité, le respect de la valeur intrinsèque propre de chaque être humain.
- Normes d’emploi : S’assurer que leurs employés viennent travailler de leur plein gré, ne courent aucun danger physique inacceptable, sont rémunérés équitablement et ne sont exploités d’aucune façon. De plus, respecter les lignes directrices suivantes :
i. Rémunération et avantages : Rémunérer leurs employés et leur procurer des avantages conformément aux dispositions de l’ensemble des lois et règlements applicables. La rémunération et les avantages doivent être équivalents ou supérieurs à ceux qui ont cours localement dans l’industrie en question, ou au salaire minimum vital, selon la plus profitable pour les employés.
ii. Heures de travail : À moins de circonstances exceptionnelles, ne pas faire travailler les employés plus a) que 48 heures régulières et 12 heures supplémentaires par semaine, ou b) que le nombre maximal d’heures régulières et d’heures supplémentaires prévues par la loi dans le pays de fabrication, selon le moins élevé des deux.
iii. Rémunération des heures supplémentaires : Accorder aux employés, en plus du salaire pour leurs heures régulières, une rémunération pour heures supplémentaires au taux majoré exigé par la loi dans le pays de fabrication, et, si ce taux est inférieur à celui des heures régulières, appliquer au moins le taux horaire régulier.
iv. Travail des enfants : Respecter l’interdiction d’embaucher des personnes de moins de 15 ans, ou de moins de 14 ans là où le permettent les exceptions de l’Organisation internationale du Travail pour les pays en voie de développement. Si l’âge jusqu’auquel une personne doit fréquenter l’école est plus élevé que l’âge minimum d’emploi, c’est cet âge de scolarité obligatoire qui prime. S’engager en outre à collaborer avec les autorités gouvernementales, les organismes de protection des droits de la personne et les organisations non gouvernementales, comme convenu avec l’Université, afin d’atténuer les torts que pourrait subir un enfant congédié de son emploi en raison du Règlement.
v. Travail forcé : Interdire le travail forcé, sous quelque forme que ce soit (prisonniers, contrats non résiliables, servitude pour dette, etc.).
vi. Santé et sécurité : Procurer à leurs employés un milieu de travail sain et sûr; se conformer au moins aux lois et règlements locaux et nationaux en matière de santé-sécurité au travail et, le cas échéant, fournir des installations d’hébergement salubres et sécuritaires.
vii. Non-discrimination : Embaucher les employés en fonction de leur capacité d’accomplir le travail et ne les soumettre à aucune pratique discriminatoire. Ne pas exercer des mesures disciplinaires contre une employée enceinte, ni la congédier en raison de sa condition, et faire tout en leur pouvoir pour reprendre à leur service, dans le même poste ou dans un poste semblable, au même taux de rémunération et avec les mêmes avantages, les employées qui ont pris un congé de maternité. Il est interdit d’obliger une employée ou une candidate à l’emploi à utiliser un moyen contraceptif ou à subir un test de grossesse.
viii. Harcèlement et abus : Traiter tous leurs employés avec dignité et respect; bannir toute forme de harcèlement ou d’abus physique, sexuel ou verbal. Il est également interdit de recourir au châtiment corporel ou de le tolérer, quel qu’il soit.
ix. Liberté d’association : Reconnaître et respecter le droit des employés à la liberté d’association et à la négociation collective par l’intermédiaire des représentants de leur choix. Il est interdit de harceler ou d’intimider un employé qui veut se syndiquer ou qui participe à des négociations collectives, de même que d‘exercer des représailles contre lui.
CONFORMITÉ ET DIVULGATION
10. Conformité
Les fournisseurs, les détaillants et les sous-traitants visés par le Règlement sont tenus de se conformer au Règlement et aux exigences de divulgation qu’il renferme.
11. Divulgation
Avant de signer ou de renouveler un contrat avec l’Université, les fournisseurs et les détaillants visés dans les présentes doivent remplir l’attestation de conformité reproduite à l'annexe B (PDF).
Les fournisseurs et les détaillants sont tenus de communiquer à l’Université, dès qu’ils en ont connaissance, tout changement à leurs activités qui affecte d’une manière appréciable leur conformité au Règlement.
RESPONSABILITÉS ET VÉRIFICATION
12. Il incombe aux fournisseurs et aux détaillants de veiller à ce qu’eux-mêmes et leurs sous-traitants respectent le Règlement.
13. Bien que la responsabilité de surveiller et contrôler la conformité au Règlement revienne aux fournisseurs et aux détaillants, l’Université doit avoir l’assurance qu’ils le font. C’est pourquoi elle ou ses mandataires se réservent le droit d’examiner et de vérifier indépendamment les pratiques, les activités et les lieux de travail des fournisseurs, des détaillants et de leurs sous-traitants.
14. L’Université se joindra à un organisme de surveillance afin de faciliter la vérification de la conformité au Règlement et l’application de mesures correctives.
MÉTHODES
15. Dans le cadre de la vérification, Approvisionnements et services peut établir, au nom de l’Université, des méthodes pour assurer le contrôle et le respect du Règlement.
MESURES CORRECTIVES
16. Si l’Université constate qu’un fournisseur ou un détaillant a manqué au Règlement, elle peut exiger, après consultation avec lui, qu’il mette en œuvre un plan d’actions correctives selon des modalités qu’elle juge acceptables.
RÉSILIATION
17. Nonobstant l’article 16, l’Université se réserve le droit de mettre fin au contrat qui la lie à un fournisseur ou un détaillant qui persiste à agir en contravention du Règlement.
EXCEPTION
18. Il ne peut y avoir aucune exception au présent règlement sans l'approbation écrite du Comité d’administration.
Publié le 26 mai 2008
(Service des approvisionnements)
ANNEXE A
Liste des produits portant l’étiquette « certifié équitable »
- Café, portant le logo « Transfer Canada »