Préambule :
Le public est généralement invité aux réunions du Sénat qui se tiennent dans les locaux de l’Université;
L’Université d’Ottawa vise à oeuvrer en respectant les normes les plus élevées de transparence et de bonne gouvernance.
Les membres du Sénat ont droit à un climat serein pour leurs discussions qui se doivent d’être vigoureuses et libres d’influence;
Les membres du Sénat et les invités du Sénat ont aussi droit à leur « image » et le droit d’être protégés contre une diffusion indue ou falsifiée de leur image.
Il est résolu :
1. Dans la présente politique, le terme « instruments d’enregistrement » comprend tout appareil visant à enregistrer par voie photographique, vidéo ou audio, une image, un son ou une conversation et comprend les téléphones cellulaires, les caméras et les appareils photo.
2. Les réunions du Sénat sont enregistrées en entier par vidéo caméra par un dispositif opéré par le personnel de l’Université. L’enregistrement des réunions est diffusé intégralement sur le Site internet de l’Université.
3. Les réunions à huis clos du Sénat ne sont pas enregistrées.
4. Seul le procès-verbal des réunions adopté par le Sénat fait foi des délibérations du Sénat.
5. L’enregistrement audio ou vidéo par un instrument d’enregistrement privé ou externe à l’Université est interdit.
Approuvée par voie de scrutin le 2 mars 2009.