Le programme d'organisation de conférences et d’ateliers sur le campus est ouvert à l’ensemble des disciplines.

Pour que la demande soit admissible, le demandeur doit :

• Avoir un poste permanent ou menant à la permanence à l’Université d’Ottawa
• Être membre du comité organisateur de la conférence ou de l’atelier
• Avoir obtenu du financement externe pour l'activité (veuillez préciser d'où le financement est attendu ou obtenu). La priorité sera accordée aux candidats qui ont obtenu du nouveau financement pour l'activité
• Obtenir une contribution financière égale de la part de la faculté

 Pour que la demande soit admissible, la conférence ou l’atelier doit :

• Avoir une participation étudiante
• Être ouvert à tous les chercheurs intéressés et qualifiés
• Accueillir des participants et des chercheurs provenant de la scène nationale ou internationale
• Héberger l’activité sur le campus 
• Pour renforcer l'engagement institutionnel en faveur de l'équité, de la diversité et de l'inclusion, les candidats au programme du PCAC doivent décrire les mesures qu'ils entreprennent pour intégrer les personnes des quatre groupes désignés du Canada - les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les minorités visibles, en tant que panélistes et présentateurs.

La priorité sera accordée aux conférences et ateliers démontrant :

• Un haut niveau de participation étudiante
• Une demande et/ou l’obtention de financement externe provenant d’une agence avec évaluation par les pairs
• Une conférence/atelier de nature nationale et/ou internationale
• Une contribution à renforcer la visibilité de l’Université d’Ottawa, de ses chercheurs et de ses étudiants

Dates limites

Quatre concours se déroulent par année. Les dates limites sont : 

NOTE: Les demandes doivent être révisées et approuvées par la faculté du chercheur. Celle-ci confirme son approbation en faisant signer le formulaire RE par ses représentants. Il est de la responsabilité du chercheur de vérifier les dates limites de la faculté et de soumettre sa demande dans les délais requis.

Les demandes reçues par le SGR après la date limite ou sans l’approbation de la faculté ne seront pas prises en compte.

Les demandes doivent être soumises au SGR, au plus tard à la date limite avant 16 h. Si la date limite coïncide avec un jour de fin de semaine ou une fête légale, elle sera reportée au prochain jour ouvrable, jusqu’à 16 h.

 Les demandes doivent être soumises électroniquement, en un seul document de format PDF, à :

POCAC - Programme d’organisation de conférences et d’ateliers sur le campus

Service de gestion de la recherche
[email protected]

Exigences relatives aux demandes

Les demandes complètes doivent inclure un plan détaillé contenant:

• Une courte description de la conférence ou de l’atelier incluant :
  • Le titre et le thème  de l’activité
  • Le besoin et l’importance de l’activité pour le domaine de recherche
  • La contribution espérée de l’activité au renforcement de la visibilité de l’Université d’Ottawa, des chercheurs et étudiants de celle-ci, ainsi que de la discipline dans le monde de la recherche
  • Le nombre total de participants attendus (étudiants et chercheurs)
  • Le nombre total de participants attendus provenant de la scène nationale ou internationale
  • L’ébauche de la programmation et de l’ordre du jour pour l’activité
  • La liste des présentateurs attendus, leur institution et leur spécialité
  • Les livrables à produire et/ou les plans de diffusions/publications
  • Le budget complet (revenus et dépenses) pour l’activité et les justifications reliées
  • Les sources de revenus anticipés (autres sources, frais d’inscriptions, etc.)
• Curriculum vitae commun ou l'équivalent
• Formulaire RE
• Une lettre de recommandation écrite par le Doyen, le Vice-Doyen ou l’associé du Doyen confirmant:
  • Le support de la faculté pour le développement de l’activité
  • La contribution financière égale de la faculté
  • Le montant spécifique contribué par la faculté

NOTE: Les demandes complètes ne doivent pas être de plus de 15 pages.

Justifications budgétaires et admissibilité des dépenses

Le programme fournira jusqu'à 3 000 dollars par an pour un atelier ou une conférence en personne ou jusqu'à 1 500 dollars pour un atelier ou une conférence virtuelle.

NOTE: Les candidats doivent remettre deux formulaires RE:

• Dans le premier formulaire RE, la case «Montant demandé»  doit spécifier le montant demandé au POCAC seulement
• Dans le deuxième formulaire RE, la case «Montant demandé»  doit spécifier le montant demandé à la faculté seulement

 Justifications budgétaires

• Démontrent clairement le besoin de fonds provenant spécifiquement du Programme d'organisation de conférences et d’ateliers sur le campus par rapport aux autres sources de financement disponibles (faculté, sources externes, frais d’inscription, etc.)
• Expliquent comment les coûts de chaque dépenses ont été déterminés
• Décrivent et justifient chaque item dans le budget selon son importance pour l’accomplissement des objectifs de la recherche
• Démontrent la contribution du financement aux coûts du projet de recherche

• Montrent une utilisation économique des fonds

NOTE: Il est attendu qu’un frais soit chargé pour assister à l’activité afin d’aider à couvrir les coûts.

Processus d’évaluation

L’affectation des fonds est décidée au cours d’un processus compétitif incluant une évaluation par un comité de sélection présidé par le vice-recteur à la recherche ou son représentant. Les demandes sont jugées par un comité multidisciplinaire et les fonds disponibles sont décernés en fonction des critères cités plus bas.

Critères d’évaluation

Les demandes seront évaluées selon les critères suivants:

• La qualité et l’importance de l’activité ainsi que sa contribution à la recherche et aux bourses
• La qualité de la planification de l’organisation ainsi que la pertinence du programme, des présentateurs et des participants pour les ateliers
• Le bien-fondé et la valeur des livrables à produire et des moyens de diffusion
• Les dispositions pour la participation des étudiants de l’Université d’Ottawa
• Les dispositions prises pour promouvoir la diversité et l'inclusion des panélistes et des présentateurs
• La contribution espérée de l’activité au renforcement de la visibilité de l’Université d’Ottawa, de ses chercheurs et de ses étudiants ainsi qu’à l’avancement de la discipline dans le monde de la recherche
• Le budget et ses justifications, incluant :
  • Les justifications du budget proposé, leur pertinence, exhaustivité et clarté ainsi que l’équilibre prévu entre les revenus et les dépenses
  • Les mesures prises par le demandeur pour obtenir toutes les sources de financement possible
  • Le besoin réel de fonds, par rapport aux autres sources de financement disponibles pour les conférences ou les ateliers

Format

Les demandes doivent respecter le format et les normes généralement acceptées par les organismes subventionnaires.

 Présentation générale 

• Le texte doit être à interligne simple, d’un maximum de 6 lignes par pouce et de couleur noire
• La police acceptée est Times New Roman régulier, de taille 12, ou toute autre police comparable sans être de plus petite taille
• Les polices condensées et les demandes complétées uniquement en italique ne sont pas admissibles

NOTES:

• L’évaluation est basée sur la documentation disponible dans la demande originale.
• Tout le texte, incluant les références, doivent respecter ces normes. Les demandes incomplètes ou ne respectant pas les normes de présentation pourraient être rejetées ou désavantagées par rapport aux demandes complètes et respectant les normes de présentation.
• Les images en couleurs dans la demande seront reproduites en noir et blanc pour la révision par les pairs.

 Suggestions

• Soyez concis
• Évitez les acronymes et les abréviations à moins de les avoir préalablement explicités
• Rédigez votre proposition de recherche pour un public non expert dans votre domaine
• Assurez-vous de répondre aux questions suivantes : pourquoi l’activité que vous proposez est-elle importante? Comment est-elle liée à des travaux précédents ou d’avant-garde? Quel sera l’impact des résultats sur le domaine?

• Décrivez les risques et dangers, s’il y en a, et expliquez comment vous les contournerez ou trouverez des plans de rechange
• Décrivez les ressources à votre disposition pour ce projet et les ressources additionnelles desquelles vous demandez un soutien pour l’activité suggérée
• Expliquez comment vous comptez diffuser vos résultats et donnez le délai d’exécution prévu pour réaliser l’activité (conférence, publications, etc.)

Les récipiendaires doivent soumettre un rapport final d’une ou deux pages au SGR dans un délai de trois mois après la conférence ou l’atelier. Le rapport doit décrire l’évolution qu’il y a eu entre les objectifs initiaux du projet et les plans futurs pour la recherche en cours.

• Le déblocage des fonds est conditionnel à la preuve d’un financement externe. La priorité sera donnée aux sources de financement pour les conférences sélectionnées par les pairs.
• Tous les fonds qui ne seront pas utilisés à la fin de la période indiquée sur l’avis de décision devront être retournés au programme.
•  Pour toutes autres informations ou questions, veuillez contacter le SGR à l’adresse courriel suivante [email protected].