Au Centre de santé et mieux-être étudiant, nous nous engageons à protéger le droit à la vie privée de l’ensemble des membres de la communauté universitaire sous notre responsabilité. Par l’utilisation des services du Centre de santé et mieux-être étudiant, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels sur votre santé (« RPS »), aux termes du présent avis. Vos RPS seront recueillis, utilisés ou divulgués uniquement en conformité avec la Méthode 20-9 – Gestion des renseignements personnels sur la santé, conjointement avec le Règlement 90.
Le Centre de santé et mieux-être étudiant emploie des prestataires de soins de santé et est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS).Il s’agit de la loi ontarienne sur la protection de la vie privée dans le domaine de la santé. Elle régit la manière dont les RPS peuvent être recueillis, utilisés et divulgués au sein du système de santé. Cette loi confirme également le droit des étudiantes et étudiants d’avoir accès à leurs RPS et de les corriger.
Voici les membres du personnel du Centre de santé et mieux-être étudiant qui sont autorisés à accéder à certains RPS dans l’exercice de leurs fonctions.
- Prestataires de soins, dont les médecins, les infirmières et infirmiers praticiens et autorisés, les conseillères et conseillers en santé mentale et en toxicomanie, les travailleuses et travailleurs sociaux, et les psychologues.
- Personnel administratif, dont les agentes et agents financiers de l’Université d’Ottawa et d’autres stagiaires et bénévoles.
Nous assurons la confidentialité et la sécurité de l’ensemble des RPS sous la responsabilité du Centre de santé et mieux-être étudiant, notamment leur protection contre le vol, la perte et la collecte, l’utilisation ou la divulgation non autorisées, par l’application des mesures préventives ci-dessous.
- Nous examinons régulièrement l’accès aux dossiers médicaux, que nous réservons au personnel autorisé qui en a besoin dans l’exercice de ses fonctions.
- Nous procédons à des vérifications et menons des enquêtes pour nous assurer que notre personnel accède seulement aux renseignements sur nos étudiantes et étudiants qui sont nécessaires dans le cadre de son travail.
- Nous formons notre personnel sur la protection de la vie privée et sur l’utilisation des RPS uniquement aux fins autorisées par nos étudiantes et étudiants.
- Nous rappelons régulièrement à notre personnel ses obligations juridiques en matière de traitement des RPS.
- Nous mettons à la disposition de notre personnel des installations sécurisées, des armoires à verrou et des méthodes sûres pour le stockage et la suppression des renseignements sur la santé.
- Nous demandons aux nouveaux membres du personnel de signer un accord de confidentialité décrivant leurs obligations, accord que nous renouvelons régulièrement.
- Nous ne conservons les RPS qu’aussi longtemps que la loi l’exige, bien que certaines exceptions puissent s’appliquer.
- Nous utilisons le système de gestion électronique de dossiers médicaux de Telus (dossiers de santé collaboratifs) pour consigner et conserver les RPS. Pour en savoir plus sur le système de Telus, consultez la politique de Telus sur la protection des renseignements personnels (version PDF, 259 ko).
Collecte des renseignements personnels sur votre santé
Le Centre de santé et mieux-être étudiant ne recueille que les RPS nécessaires pour vous fournir ou aider à vous fournir des soins. En règle générale, nous recueillons les RPS (nom, adresse, date de naissance, numéro d’assurance maladie, antécédents médicaux) directement auprès de vous. Ces renseignements peuvent être fournis par d’autres personnes agissant dans votre intérêt et avec votre consentement. Dans certaines circonstances liées à vos soins, le Centre de santé et mieux-être étudiant peut également recueillir indirectement des RPS à votre sujet.
Si nous avons obtenu votre consentement ou si la LPRPS le permet, nous pouvons obtenir des RPS auprès de sources extérieures au Centre de santé et mieux-être étudiant. Sauf avis contraire de votre part ou de celle de la personne mandatée pour prendre les décisions à votre place, et dans la mesure où il est question de vos soins de santé, nous pouvons présumer de votre consentement implicite à la collecte de vos RPS auprès de vos autres prestataires de soins de santé.
Collecte, utilisation et divulgation des renseignements personnels sur votre santé
Le Centre de santé et mieux-être étudiant peut utiliser et divulguer vos RPS aux fins suivantes :
- Prestation ou aide à la prestation de vos soins de santé.
- Orientation vers une ou un spécialiste ou prestataire de soins de santé à l’extérieur du Centre de santé et mieux-être étudiant.
- Formation des membres de notre personnel ou de la population étudiante, des bénévoles ou des stagiaires.
- Réalisation de travaux de recherche avec votre consentement ou avec l’approbation du comité d’éthique de la recherche concerné.
- Obtention du paiement de vos soins ou de votre traitement (Assurance-santé de l’Ontario, Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents de travail, assurance privée, etc.).
- Comparez-les aux données démographiques et aux informations sur le corps enseignant pour l'amélioration de la qualité et de l’efficacité de nos services de santé.
- Planification, administration et gestion des activités du Centre de santé et mieux-être étudiant.
- Respect des lois et règlements.
- Lier les données démographiques ainsi que les informations relatives au programme et à l'année d'études provenant du système d'information sur les étudiantes et étudiants de l'université à des informations limitées sur votre visite (par exemple, la date, les temps d'attente et la raison de la visite) dans le but d'améliorer la qualité et l'efficacité des services de soins de santé du centre. Les informations utilisées à cette fin seront toujours protégées. Toutes vos informations personnelles seront supprimées de l'ensemble des données finales utilisées à cette fin et il n'y aura aucun moyen de relier les données à un individu.
Des prestataires de soins de santé hors du Centre de santé et mieux-être étudiant peuvent demander l’accès à votre dossier médical. Or, nous pourrions présumer de votre consentement implicite à leur divulguer vos RPS si ces personnes font activement partie de votre équipe de soins. Vous ou votre représentante ou représentant légal pouvez demander au Centre de santé et mieux-être étudiant d’en exclure certains prestataires. Nous ne divulguerons pas vos RPS à des prestataires de soins de santé en dehors de votre équipe. En outre, nous ne divulguerons jamais vos RPS aux membres du corps professoral, aux assistantes ou assistants d’enseignement ni aux autres membres du personnel de l’Université sans votre consentement écrit exprès.
Accès et correction
Pour demander l’accès à vos dossiers de RPS ou leur correction, ou pour en savoir plus sur nos pratiques en matière de confidentialité, veuillez communiquer avec le Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de l’Université d’Ottawa, aux coordonnées ci-dessous.
Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée
550, rue Cumberland (M407)
Ottawa (Ontario) K1N 6N5
[email protected]
Tél. : 613-562-5800 (poste 1851)
www.uOttawa.ca/baipvp
Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès du Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario.
Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario
2, rue Bloor Est, bureau 1400
Toronto (Ontario) M4W 1K8
Tél. : 416-326-3333 ou 1-800-387-0073
Téléc. : 416-325-7539