Diriger en période de changement

Transition vers le retour sur le campus

Vous êtes gestionnaire et voulez accompagner au mieux vos équipes dans le processus de retour sur le campus ? Vous vous posez des questions RH sur la façon dont vous pouvez répondre aux questions de vos équipes ?

Pour assurer le bon déroulement de cette transition et épauler l’ensemble du personnel, les Ressources Humaines ont mis en place des stratégies d’accompagnement.

Gérer des équipes virtuelles

Conseil 1

Assurez-vous de réglez rapidement les problèmes. Il s’agit là de la règle numéro un – en particulier au sein d’équipes multigénérationnelles – mais elle devient primordiale lorsque vous travaillez à distance.

Conseil 2

Offrez à vos employés la chance de discuter, poser des questions et écouter à leurs préoccupations. Si vous n'avez pas toutes les réponses, ça va, faites-leur savoir que vous y reviendrez. Profitez-en pour exprimer clairement votre souci quant à leur bien-être ainsi que votre appréciation du travail qu'ils font. Partagez si possible quelque chose de positif lors de ces rencontres.

Conseil 3

Expliquez clairement vos attentes concernant les priorités de travail individuel ou en groupe et demandez-leur ce dont ils ont besoin pour faire leur travail et surmonter cette situation. Entendez-vous sur le délai raisonnable de réponse aux courriels, aux messages instantanés, aux appels et aux messages vocaux. Ne laissez pas votre équipe deviner.

Conseil 4

Exprimez clairement quelles sont les nouvelles attentes en matière de communication et de productivité maintenant que vos équipes travaillent à distance. Communiquez clairement quand et comment ils peuvent vous joindre : MS Teams, courriel, texto, ou d’autres moyens? Ne présumez pas qu’elles savent déjà quoi faire.

Conseil 5

Il est préférable d’avoir un arrière-plan neutre derrière vous, un microphone qui fonctionne bien et un bon éclairage pour éviter de distraire vos interlocuteurs. Si vous utilisez votre caméra, soyez conscientde l’image que vous projetez à l’écran.

Conseil 6

Si vous ne l’avez pas déjà fait, envisagez l’utilisation de MS Teams. Cet outil est le meilleur pour regrouper les fichiers à un seul endroit.

Conseil 7

Rester connecté avec votre superviseur, vos collègues et vos amis au travail. Partagez vos questions et préoccupations avec eux. Discutez des solutions possibles selon les défis que vous vivez.

N’hésitez pas à communiquer avec votre partenaire d’affaires ou la personne responsable de votre secteur en ressources humaines, si vous avez besoin d'aide pour des problèmes que vous n'avez jamais traités auparavant. Ils vous aideront à identifier les meilleures solutions à la situation ou au problème que vous rencontrez et veilleront à inclure des experts à l’interne si nécessaire.

Pourquoi les étiquettes des courriels et réunions sont-elles importantes en période de pandémie?

Covid-19 a créé une nouvelle ère où nous comptons sur les courriels électroniques et réunions d'équipe pour communiquer avec nos collègues. Lorsque l'on travaille à distance, de bonnes pratiques en matière de courriels électroniques et de réunions sont importantes pour une communication efficace et une cohésion au sein d'une équipe.

Quelles sont les meilleures pratiques en matière de courriels électroniques ?

Soyez sympathique et plus compatissant dans vos courriels avec vos collègues, n'oubliez pas que les gens ressentent des inquiétudes et des craintes par rapport au monde
Allez à l'essentiel, utilisez des puces pour l'envoi de longs courriers électroniques
Précisez un sujet clair et concis
Ajoutez des phrases de clôture telles que « Salutations chaleureuses », « Prenez soin de vous » ou « J'attends votre réponse avec impatience »", « Merci et en vous souhaitant une belle journée »

Quelles sont les meilleures pratiques pour les réunions?

Demandez-vous si cette réunion est nécessaire. Votre résultat peut-il être obtenu par le biais de MS Teams, du courrier électronique ou d'un fichier partagé
Donnez aux gens la possibilité d'avoir la caméra allumée ou seulement l'audio : pour de nombreuses raisons, il peut ne pas leur être possible d'être sur la vidéo ex : environnement de travail, manque de puissance de l'internet, ne se sentent pas à l'aise
Préparez les réunions : envoyez les ordres du jour à l'avance
Attribuez des rôles aux participants pour rendre la réunion plus efficace et mieux organisée
Utilisez des activités interactives telles que Google docs, MS Teams ou le partage de votre écran

Quelles sont les pratiques à éviter ?

Maintenez les réunions à moins d'une heure ou, si nécessaire, veiller à inclure dans l'ordre du jour des pauses bien-être où les participants ont le temps de s'étirer, de faire une pause pour aller aux toilettes et de se remettre en selle avant leur prochain engagement
Abstenez-vous d'utiliser des expressions anxiogènes telles que "soyez en sécurité" dans les courriels électroniques, car nous ne sommes pas conscients de la situation de la personne
Évitez l'humour dans les courriers électroniques, sauf si vous connaissez bien la personne
Évitez d'envoyer des courriels après les heures de travail

Ressources

Développer sa résilience

Prendre soin de vous et de vos employés

Si vous vous sentez perturbé et anxieux, vous n'êtes pas seul. N'oubliez pas que la vulnérabilité et le fait d'être honnête de ne pas avoir toutes les réponses pendant des périodes difficiles peuvent être considérés comme une force. N'oubliez pas que les réponses émotionnelles sont des réactions normales à des événements inhabituels, sans précédent et traumatisants.

Ce qui est important, c'est que vous vous souveniez de prendre soin de vous et de vos employés et de vous maintenir en bonne santé mentale et physique tout au long de cette situation. Voici quelques étapes qui vous aideront à gérer votre bien-être et celui de vos équipes durant cette période exceptionnelle.

Continuer de faire croître et d’appliquer vos capacités de leadership

Étant donné que les besoins des gens continuent d'évoluer dans cette situation exceptionnelle de la COVID-19 et du télétravail, le stress entre en ligne de compte en cette période, voici de nouveaux outils qui pourraient vous être utiles lors de certaines situations, par exemple la gestion de conflit interpersonnel. Les ressources sont courtes (9 min ou moins).

Gérer les comportements difficiles au travail

Prévenir et gérer des conflits par la communication non-violente

Bénéficier du Coaching express